С 2020 года в России параллельно существуют два формата трудовых книжек — традиционная бумажная и современная электронная (ЭТК)․ Система постепенно переходит в цифровой формат, но для миллионов граждан, имеющих стаж до 2021 года, сохраняется право выбора․ В этой статье подробно разберем, как сегодня ведется учет трудовой деятельности, в чем ключевые различия и как правильно оформить переход․

Ключевые отличия бумажной и электронной трудовых книжек

Кому и с какого момента полагается электронная трудовая книжка?

Важнейшее правило: С 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка не оформляется для граждан, устраивающихся на работу впервые․ Для них учет ведется только в электронном виде․

• Если вы впервые устроились на работу после — у вас автоматически создается ЭТК․ Бумажный бланк вам не выдадут․
• Если у вас уже была бумажная трудовая книжка до 2021 года — вы имеете право выбора:
  • Продолжать вести ее параллельно с электронной․
  • Полностью перейти на электронный формат, подав заявление․
  • Сохранить только бумажный носитель (но работодатель все равно обязан передавать сведения о вас в СФР в электронном виде)․

Исключения и особые случаи

Существуют категории работников, которым не выдается бумажная трудовая книжка даже по заявлению (например, некоторые работники организаций с особыми условиями труда, в соответствии с Перечнем, утвержденным Минтрудом)․ Для них ведение исключительно электронное, обязательное требование․

Как перейти с бумажной книжки на электронную: пошаговая инструкция для работника

Если вы решите перевести свои записи в электронный формат, действуйте по следующему алгоритму:

1. Напишите заявление․ Форма свободная․ В заявлении укажите:
   • ФИО, паспортные данные․
   • Что вы просите вести сведения о вашей трудовой деятельности в электронном виде (создать ЭТК)․
   • Если у вас уже есть бумажная книжка — просите сделать в ней итоговую запись (о прекращении трудовых отношений с последним работодателем) и выдать ее вам на руки․

   Примерные формы заявления можно скачать на портале 1С:ИТС или на сайте СФР․

2. Подайте заявление работодателю․ Это можно сделать лично, через электронную приемную (если она есть) или иным способом, предусмотренным локальными актами компании․
3. Работодатель обязан:
   • В течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления выдать вам бумажную трудовую книжку (если она у него была), если вы просили ее вернуть․
   • Создать в ЕГИС ТД вашу электронную трудовую книжку и начать направлять в СФР сведения о вашей работе․
   • В бумажной книжке (если она остается у вас) сделать итоговую запись по форме, установленной Приказом Минтруда № 320н․

Что делать при приеме на работу в 2026 году?

При трудоустройстве нового сотрудника кадровик должен уточнить:

• Был ли у кандидата стаж до ?
  • ДА — нужно предложить ему написать заявление о выборе формата (бумажный, электронный или оба)․ Без заявления работодатель не вправе отказать в приеме, но сам выбор формата остается за сотрудником․
  • НЕТ, бумажная трудовая книжка не оформляется․ Сотруднику объясняют, что все записи будут в электронном виде․ Его задача — обеспечить доступ к своей ЭТК (например, активировать учетную запись на Госуслугах)․

Как проверить, ведется ли ваша электронная трудовая книжка?

Работник в любой момент может самостоятельно проверить, передает ли работодатель сведения в СФР:

1. Зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на портале Госуслуг․
2. В разделе «Сведения о трудовой деятельности» (или через сервис «Трудовая книжка» на сайте СФР) вы увидите актуальные записи․
3. Если записи отсутствуют или есть ошибки, обратитесь с заявлением в отдел кадров вашего работодателя или в СФР․

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя:

• Ежемесячно (до 15-го числа) передавать в СФР сведения о приеме, увольнении, изменениях условий труда в электронном виде․
• По первому требованию работника выдать ему на руки бумажную трудовую книжку (если она велась) в течение 3 рабочих дней․
• При увольнении сделать в бумажной книжке (при ее наличии) запись по установленной форме и выдать ее работнику․
• Не требовать от работника, у которого стаж начался после , оформления бумажной книжки․

Права работника:

• Выбирать формат ведения трудовой книжки (для тех, у кого стаж до 2021 года)․
• Получить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде по своему заявлению․
• Требовать от работодателя своевременной и корректной передачи сведений в СФР․
• Иметь бесплатный доступ к своей ЭТК через Госуслуги․

Что будет с бумажными трудовыми книжками в будущем?

Полный отказ от бумажного носителя не планируется в ближайшей перспективе․ Бумажная трудовая книжка остается законным и равнозначным документом для тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года и не подал заявление о переходе․ Однако вся отчетность в СФР ведется исключительно в электронном виде, поэтому даже обладатель «старой» бумажной книжки должен следить за своевременностью внесения записей в электронную систему․

Система ведения трудовых книжек в России стала гибридной․ Для новых поколений работников (с 2021 года), только электронный формат․ Для старшего поколения — сохранен выбор․ Главное, что нужно помнить:

• Работодатель всегда передает данные в СФР электронно․
• Выбор формата (бумага/электроника) — право работника, но нужно заявить об этом письменно․
• Электронная книжка — это не «замена», а современный, надежный и удобный аналог, доступный 24/7․
• Всегда проверяйте актуальность записей в своем личном кабинете на Госуслугах․

Официальные бланки заявлений, инструкции и актуальную информацию можно найти на портале 1С:ИТС (справочник кадровика) и на сайте Социального фонда России (СФР)․