Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66 устанавливает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (с изменениями от г. № 132).
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму трудовой книжки нового образца, действующей с г. и обязательной к применению с г.
• Федеральный закон «О Социальном фонде России» – регулирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в информационной системе СФР.

Бумажные трудовые книжки

Кто ведёт бумажную книжку?

Бумажную трудовую книжку продолжают вести только у тех работников, у которых она была оформлена до 2021 года. Если такая книжка есть, работодатель принимает её и заполняет по общим правилам.

Правила заполнения

1. Запись о приёме на работу делается в организации, куда человек устроился;
2. Даты указываются арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначными (например, ).
3. В книжку вносятся сведения о:
   • приёме, переводе и увольнении;
   • выплатах, премиях, обучении;
   • наградах и поощрениях (государственные награды, почетные грамоты и т.д.).

Срок действия бланков

Бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца, имеющиеся у работодателей, остаются действительными и могут использоваться без ограничения срока.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Она появилась в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально.

Правовое значение

ЭТК является цифровым документом, фиксирующим сведения о трудовой истории гражданина. Она создаётся в государственном информационном пространстве и заменяет бумажный вариант без изменения правового значения (ст. 66 ТК РФ).

Какие данные хранятся в ЭТК?

• Записи о приёме, переводах и увольнении;
• Сведения о выплатах, премиях, обучении;
• Информация о наградах и поощрениях (в бумажных книжках такие данные присутствуют, в электронной версии пока отсутствуют – это отмечено в разъяснении Роструда от ).

Преимущества ЭТК

• Постоянный и удобный доступ работника к информации о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Снижение риска потери или повреждения документа;
• Упрощение кадрового учёта для работодателей (автоматическая выгрузка данных в СФР);
• Возможность получения выписки в форматах PDF и XML.

Недостатки и ограничения

• Отсутствие в электронной версии сведений о наградах и почетных грамотах (по состоянию на 2026 год);
• Необходимость согласия работника на переход на ЭТК без оформления бумажного варианта;
• Требование к работодателю обеспечить доступ к системе СФР и обучить кадровых сотрудников работе с электронными сервисами.

Переход на электронные трудовые книжки

Когда можно перевести работника на ЭТК?

Перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия. Это правило закреплено в разъяснениях Роструда и подтверждается практикой Сбербанка и других крупных работодателей.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить письменное согласие работника на ведение ЭТК.
2. В личном кабинете работодателя на портале СФР создать запись о приёме на работу (или о переводе/увольнении) в электронном виде.
3. Убедиться, что все обязательные реквизиты (ФИО, СНИЛС, дата приёма, должность, основание) заполнены корректно.
4. При необходимости выдать работнику выписку из ЭТК в формате PDF или XML через «Госуслуги».
5. Архивировать согласие работника и подтверждающие документы в соответствии с внутренними регламентами хранения персональных данных.

Сохранение бумажной книжки

Переход на ЭТК являеться добровольным; Работник может оставить бумажную трудовую книжку и продолжать её вести столько, сколько это необходимо. В этом случае работодатель продолжает заполнять бумажный бланк по действующим правилам, одновременно передавая данные в СФР (если работник дал согласие на ведение ЭТК).

На сегодняшний день трудовые книжки ведутся и в бумажном, и в электронном виде. Выбор формата зависит от:

• Года оформления первой трудовой книжки (до 2021 г. – бумажная, после 2020 г. – электронная);
• Согласия работника на ведение ЭТК;
• Внутренних политик компании и готовности кадровой службы работать с электронными сервисами СФР.

Электронная трудовая книжка предоставляет значительные преимущества в плане доступности и надёжности хранения данных, однако пока не полностью воспроизводит весь спектр информации, содержащейся в бумажных книжках (например, сведения о наградах). Поэтому многие организации практикуют «гибридный» подход: ведут бумажную книжку для сохранения полной истории, одновременно передавая обязательные сведения в ЭТК.

Соблюдение требований ТК РФ, Постановления Правительства № 225 и Приказа Минтруда № 320н гарантирует законность ведения трудовых книжек и защищает права как работников, так и работодателей.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на .