С 1 января 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек. У работника есть право выбрать, в каком формате будут учитываться сведения о его трудовой деятельности: в традиционной бумажной трудовой книжке или в виде электронной записи в базе данных Социального фонда России (СФР). Однако многие граждане, особенно те, кто давно работает, не проявили активность и не подали заявление о выборе. Эта статья подробно разбирает, что происходит, если работник не сделал выбор, и какие у него всё ещё остаются права.

Краткая суть законодательства (с 2021 года)

Федеральный закон от № 439-ФЗ установил, что с 2021 года:

• Для вновь принимаемых на работу (кто никогда не имел трудовой книжки) работодатель вправе вести сведения только в электронном виде.
• Для работающих граждан до 31 декабря 2020 года был установлен переходный период для подачи заявления о выборе формата (бумажный или электронный);

Что происходит, если выбор не сделан?

Ситуация зависит от того, когда человек начал работать и подавал ли он заявление ранее.

Для тех, кто устраивался на работу ДО 2021 года (имел бумажную книжку)

Если в установленный срок (до ) заявление не было подано, законодательство не лишает работника права выбора в будущем. Ключевые моменты:

• Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Это default-режим при отсутствии заявления от сотрудника.
• Право выбора сохраняется. Работник может в любой момент (даже спустя годы) подать заявление и перевести в электронный формат. При этом работодатель обязан внести сведения в электронную трудовую книжку (ЕТК) в СФР.
• Одновременное ведение. На практике, если сотрудник переходит на электронную книжку, кадровик часто вносит данные и в бумажный вариант (для формирования цифровой базы СФР), но физически бумажная книжка может больше не вестись.

Для тех, кто устраивался на работу ВПЕРВЫЕ в 2021 году и позже

Если у человека никогда не было трудовой книжки (например, первый выход на работу после окончания вуза в 2023 году):

• Работодатель вправе вести сведения только в электронном виде (в базе СФР).
• Бумажная трудовая книжка не оформляется. Если работник захочет, он может получить выписку из электронной трудовой книжки по своему запросу.
• Если такой работник хочет иметь бумажный документ, он может подать заявление о ведении бумажной книжки, но это право реализуется только на этапе приема на работу. Позже изменить решение, скорее всего, не получится.

Особый случай: увольнение и новое место работы

Если сотрудник не выбрал формат на предыдущем месте работы, а устраивается на новое:

• Новый работодатель не обязан уведомлять внешнего совместителя о переходе на электронные книжки.
• По разъяснениям Минтруда (Письмо от № 14-2/ООГ-1202), если по прежнему месту работы заявление не подавалось, новый работодатель ведет трудовую книжку в том формате, который выберет сам работник при приеме на работу (или по умолчанию, в бумажном виде, если выбор не сделан).

Права работника, не сделавшего выбор вовремя

Главный вывод из официальных разъяснений и практики:

Право выбора способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) сохраняется за работником НАВСЕГДА, если он не сделал это в 2020 году.

Это означает, что даже в 2026 году и позже вы можете:

1. Подать письменное заявление своему работодателю с просьбой перевести в электронную трудовую книжку.
2. Работодатель обязан в течение короткого срока (обычно 5-10 рабочих дней) направить сведения о вашей трудовой деятельности в СФР для формирования ЕТК.
3. После этого вы можете в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или лично в СФР/МФЦ.

Риски и проблемы бездействия

Хотя право выбора сохраняется, пассивность может привести к неприятным последствиям:

• Потеря контроля над данными. Если вы уволитесь, а работодатель не перевел в электронный формат, то ваша бумажная книжка может быть утеряна или повреждена. Восстановить её будет крайне сложно.
• Задержка при оформлении пенсии или пособий. Сведения из бумажной книжки должны быть внесены в базу СФР. Если этого не сделано, могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа.
• Неудобство. Бумажная книжка может быть утеряна, испорчена, её нужно хранить. Электронная версия всегда доступна онлайн.

Как действовать? Пошаговая инструкция

Если вы до сих пор не подали заявление, сделайте следующее:

1. Примите решение. Оцените плюсы и минусы. Электронная книжка удобнее, безопаснее и не боится пожара/потопа. Бумажная — привычный физический носитель, но требует ответственного хранения.
2. Составьте заявление. Универсального образца нет, но в заявлении должны быть:
   • Ваши ФИО, паспортные данные.
   • Наименование работодателя.
   • Ясная просьба: «Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (в форме электронной трудовой книжки)» или, наоборот, «Прошу продолжать вести бумажную трудовую книжку».
   • Дата и подпись.
3. Подайте заявление работодателю. Лучше лично в отдел кадров под расписку или заказным письмом с уведомлением. Это подтвердит факт и дату подачи.
4. Контролируйте исполнение. После увольнения проверьте, внесены ли ваши данные в СФР. Закажите выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Могут ли меня заставить перейти на электронную книжку без моего заявления?

Нет. Работодатель не вправе менять формат ведения без письменного заявления работника. Если вы не подали заявление, он обязан вести бумажную книжку (если она у вас уже была).

В: А что, если я потерял бумажную книжку?

Если вы не делали выбор, а книжка утеряна, работодатель на основании вашего заявления может восстановить сведения и внести их в электронную базу СФР. После этого вы получите выписку. Но процесс восстановления по старой бумажной книжке сложен и требует доказательств стажа.

В: Нужно ли уведомлять работодателя, если я передумал и хочу снова бумажную книжку?

Да, нужно подать новое заявление с просьбой вести в бумажном виде. Если вы уже перешли на электронный формат, возврат к бумажному, как правило, невозможен. Поэтому решение должно быть взвешенным.

В: А как быть с совместительством?

При совместистве у вас может быть несколько работодателей. Выбор формата вы делаете для каждого работодателя отдельно. Уведомлять основное место работы о выборе у совместителя не требуется.

Несмотря на то что переходный период для выбора формата завершился в 2020 году, ваше право на выбор не истекло. Если вы не подали заявление, работодатель продолжает вести бумажную книжку, но вы в любой момент можете инициировать переход на электронный формат. Бездействие же несет риски: от утери документа до проблем с подтверждением стажа. Поэтому рекомендуется как можно скорее определиться и подать заявление, зафиксировав свой выбор на законном основании.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву или в отделе кадров вашей организации.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением проверяйте возможные изменения в законодательстве.