Ведение трудовых книжек – обязательный процесс при найме наемных работников, даже если работодателем является индивидуальный предприниматель (ИП). Ниже подробно рассматриваем все этапы и нюансы, которые необходимо учитывать.
Общие требования к оформлению
Для ИП, нанимающих работников, действуют те же правила, что и для организаций. Поэтому перед тем, как приступить к заполнению книжек, необходимо выполнить несколько подготовительных действий.
Создание штатного расписания
Если у ИП ещё нет наемных сотрудников, необходимо составить штатное расписание. Это документ, в котором фиксируются:
- должности;
- подразделения;
- оклады и другие условия труда.
Штатное расписание служит основанием для последующего оформления трудовых книжек.
Регистрация в ПФР
После создания штатного расписания ИП обязан зарегистрироваться в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ (СФР). Это требование необходимо для оформления страховых взносов и ведения кадровых документов.
Печать и её использование
Если ИП использует печать в своей деятельности, то:
- печатью необходимо заверить сведения на титульном листе бумажной трудовой книжки (или вкладыша);
- заверить запись о переходе на электронные трудовые книжки;
- печать ставят после подписи сотрудника, ответственного за ведение бумажных книжек.
Запись в книжку ставится только после подписи работника, а не до неё.
Когда требуется запись в трудовой книжке?
Запись в трудовой книжке вносится, если:
- работник проработал в ИП более пяти дней;
- это место работы является для него основным;
- работник имеет трудовые отношения по ТК РФ.
Если деятельность ИП является лишь дополнительной (например, он работает одновременно в нескольких организациях), то запись в его собственной книжке не требуется. Однако по отношению к другим работникам ИП обязуется вести их трудовые книжки.
Формат наименования ИП в книжке
В титульном листе нельзя использовать сокращений. Полное наименование должно выглядеть так:
Индивидуальный предприниматель Васильев Владимир Васильевич
Это требование следует соблюдать во всех записях.
Электронные трудовые книжки
С для всех новых работников вводится электронная форма трудовых книжек. Бумажный бланк оформляется только в случае, если работник явно требует её.
ИП, нанимающие работников, ведут записи в электронном виде в системе СЗВ‑ТД (загрузить черновик сведений о трудовой деятельности).
Приказ Минтруда №320н от
Этим приказом установлены требования к заполнению бумажной трудовой книжки. С для новых сотрудников используется только электронный вариант.
Как заполнить титульный лист
При оформлении дубликата или новой трудовой книжки необходимо правильно оформить титульный лист:
- В правом верхнем углу указывается дата (например, 31 янв. 2022 г.).
- В верхней части листа размещается название организации (ИП) полностью.
- Ниже – данные работника (ФИО, паспортные данные, дата рождения).
- Внизу – подпись руководителя (сам ИП) и, при необходимости, печать.
Пример оформления:
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ИП: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович Работа: Сотрудник №1 Дата устройства:
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли трудовая книжка ИП для себя? – Нет. Трудовая деятельность ИП не считается трудовым отношением, поэтому запись о своей работе в собственную книжку не вносится.
- Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде? – Да, с для новых работников допускается электронная форма, однако при увольнении или при необходимости оформить дубликат может потребоваться бумажный экземпляр.
- Что делать, если у ИП нет печати? – В этом случае запись в книжке оформляется без печати, но все остальные требования (подпись, дата, данные) остаются обязательными.
- Можно ли сокращать наименование ИП в книжке? – Нет, сокращения запрещены. Необходимо указывать полное официальное название.
Оформление трудовых книжек для ИП требует соблюдения ряда формальных требований:
- Создание штатного расписания и регистрация в ПФР;
- Правильное использование печати (если она есть);
- Запись в книжку только после подписи работника и при условии работы более пяти дней;
- Полное написание наименования ИП без сокращений;
- Переход на электронную форму для новых сотрудников с .
Соблюдая эти правила, ИП гарантирует соответствие законодательству РФ и избегает возможных проблем при проверках трудовой инспекции.