Вопрос о ведении трудовых книжек индивидуальными предпринимателями (ИП) часто вызывает путаницу. На самом деле‚ законодательство РФ чётко разграничивает обязанности работодателя и самого предпринимателя как работника. Ниже разберём‚ какие именно трудовые книжки ИП обязан вести‚ а какие – нет.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина: даты начала и окончания работы‚ должности‚ причины увольнения‚ начисленные поощрения и т.д. Она является обязательной для всех наёмных работников‚ но не для самих работодателей.
Обязанность ИП вести трудовые книжки сотрудников
Законодательная база
- Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – «Работодатель обязан вести трудовые книжки всех своих работников».
- Статья 309 ТК РФ – определяет порядок оформления трудовых книжек‚ включая запись о приёме‚ переводах‚ увольнениях.
- Постановление Минтруда РФ от «О порядке ведения трудовых книжек наёмных работников индивидуальными предпринимателями».
Практические требования
Если сотрудник ИП проработал более 5 дней и работа для него является основной‚ ИП обязан:
- Выдать трудовую книжку сотруднику.
- Записать в неё сведения о приёме‚ переводах‚ повышениях‚ поощрениях и увольнении.
- Соблюдать сроки оформления: запись о приёме в течение 5 рабочих дней‚ запись об увольнении – в течение 5 дней после увольнения.
- Вести электронную трудовую книжку в системе ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис).
- Отправлять в Фонд социального страхования (ФСС) сведения о приёме и увольнении (форма СТД‑Р).
Исключения
Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку‚ полученную до 2025 года‚ ИП может продолжать вести её в прежнем порядке. Однако в 2025 году все трудовые книжки переходят в электронный формат.
Ведение трудовой книжки самим ИП
Нет необходимости
ИП‚ как физическое лицо‚ не является работником в отношении себя. Поэтому записи о своей деятельности в трудовой книжке не ведутся. Трудовой кодекс РФ предусматривает только занесение информации о работе наёмных сотрудников.
Что может быть записано?
В трудовой книжке ИП может быть указана информация о:
- Приёме и увольнении сотрудников.
- Переводах по должности.
- Поощрениях и премиях.
Как правильно оформить трудовую книжку сотрудника?
Приём на работу
После заключения трудового договора ИП выдает сотруднику трудовую книжку и вносит в неё запись о приёме:
Дата приёма Должность Вид деятельности Условия работы
Перевод по должности
При переводе сотрудника в другую должность в той же организации запись в трудовой книжке выглядит так:
Дата перевода Новая должность Примечание (если необходимо)
Увольнение
Запись об увольнении должна содержать:
Дата увольнения Причина увольнения Срок работы
Электронная трудовая книжка (ЕФС‑1)
С 1 января 2025 года все трудовые книжки переходят в электронный формат. ИП обязан:
- Регистрация в системе ЕФС‑1.
- Ведение электронных записей о приёме‚ переводах и увольнениях.
- Отправка данных в ФСС через ЕФС‑1.
Что делать‚ если у ИП нет сотрудников?
Если ИП работает без наёмных сотрудников‚ то он не обязан вести трудовые книжки. В этом случае можно использовать декларацию о доходах и счёт-фактуру для подтверждения своей деятельности.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести трудовую книжку только для сотрудников‚ которые работают более 5 дней? – Да‚ согласно статье 66 ТК РФ.
- Нужна ли мне бумажная трудовая книжка‚ если я работаю в онлайн‑бизнесе? – Нет‚ но если у вас есть наёмные сотрудники‚ их трудовые книжки обязаны вести.
- Что делать‚ если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки? – ИП обязан выдать ему новую трудовую книжку и вести её.
- Могу ли я вести трудовую книжку только по договорённости с сотрудником? – Нет‚ это не предусмотрено законодательством.
Индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки всех своих наёмных сотрудников‚ которые проработали более 5 дней и для которых работа является основной. Ведение трудовой книжки самим ИП не требуется‚ поскольку он не является работником в отношении себя. С 2025 года все трудовые книжки переходят в электронный формат (ЕФС‑1)‚ и ИП должен соблюдать новые правила оформления и передачи данных в Фонд социального страхования.
Таким образом‚ ответ на вопрос «Должен ли ИП вести трудовые книжки?» прост: да‚ но только для своих сотрудников‚ а не для себя.