Важное примечание: Индивидуальный предприниматель (ИП), выступающий в качестве работодателя, обязан вести трудовые книжки на своих наемных работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Правильное оформление записей, это защита прав как работника, так и самого предпринимателя от возможных споров и претензий со стороны контролирующих органов (например, Роструда).
Правовые основы
Обязанность вести трудовые книжки возложена на работодателя (в т.ч. ИП) статьей 66 Трудового кодекса РФ. Записи должны быть сделаны четко, без исправлений, помарок и сокращений, подписаны руководителем (ИП) и скреплены печатью (если используется).
С 2021 года для большинства работодателей введено обязательное использование электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако ИП, не сдающие отчетность в электронном виде (например, не использующие кадровые электронные сервисы), могут продолжать оформлять бумажные трудовые книжки. Важно уточнять свой статус в Фонде социального страхования (ФСС).
Ключевые особенности для ИП
- Подпись: Записи вносит и подписывает сам индивидуальный предприниматель (как работодатель).
- Печать: Обязательно использование печати ИП (с указанием ОГРНИП). Если печать не используется, запись все равно действительна при наличии подписи, но наличие печати снижает риски.
- Должность: В записях указывается реальная должность работника, а не «специалист» или «менеджер» без уточнения.
- Основание: Каждая запись должна содержать ссылку на документ-основание (приказ, договор).
Когда вести записи?
Трудовая книжка ведется на работника, если он проработал у ИП более пяти дней (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу даже на срок менее 5 дней запись не делается, но договор ГПХ или гражданско-правовой характер отношений должен быть четко оформлен.
Образцы (шаблоны) записей
Приведены универсальные формулировки, которые должен использовать ИП. Все записи вносятся на русском языке.
Запись о приеме на работу
Образец:
Принят(а) на работу [должность, например: менеджер по продажам] с [дата, например: 15 марта 2024 г.] на условиях, определенных трудовым договором от [дата договора] № [номер].
Подпись работника: _____________ / [ФИО работника] /
Подпись работодателя: _____________ / [ФИО ИП] /
Печать ИП
Пояснение: Указывается точная должность, дата начала работы и ссылка на номер и дату трудового договора. Подпись работника ставится в момент ознакомления с записью.
Запись об увольнении (по собственному желанию)
Образец (наиболее частый случай):
Уволен(а) по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) с [дата увольнения, например: 10 апреля 2024 г.] на основании заявления от [дата заявления].
Подпись работника: _____________ / [ФИО работника] /
Подпись работодателя: _____________ / [ФИО ИП] /
Печать ИП
Важно: Указывайте конкретную статью ТК РФ (ст. 80). Если увольнение по иному основанию (сокращение, ст. 81; несоответствие, ст. 81.1 и т.д.), формулировка и ссылка на статью меняются.
Запись о переводе
Образец:
Переведен(а) с [дата перевода] на должность [новая должность] в [структурное подразделение, если есть]. На основании приказа от [дата приказа] № [номер].
Подпись работника: _____________ / [ФИО работника] /
Подпись работодателя: _____________ / [ФИО ИП] /
Печать ИП
Запись об изменении условий трудового договора (по соглашению сторон)
Образец:
Изменен(ы) условия трудового договора (размер заработной платы, режим труда и отдыха и т.д.) с [дата вступления в силу] на условиях, определенных соглашением от [дата соглашения].
Подпись работника: _____________ / [ФИО работника] /
Подпись работодателя: _____________ / [ФИО ИП] /
Печать ИП
Типичные ошибки, которых следует избегать
- Неполные или искаженные данные: Ошибки в ФИО, датах, номерах документов.
- Исправления и помарки: Любое исправление должно быть аккуратно зачеркнуто, надписано верно и подписано работником и работодателем. Лучше переписать запись заново.
- Отсутствие ссылки на основание: Запись без указания номера и даты приказа/договора/заявления считается некорректной.
- Неправильная формулировка основания увольнения: Например, «уволен по инициативе работодателя» без ссылки на конкретную статью ТК РФ.
- Задержка внесения записи: Запись об увольнении вносится в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Запись о приеме — не позднее дня начала работы.
- Отсутствие подписи работника: Работник должен быть ознакомлен с записью под роспись. Если он отказывается, делается соответствующая отметка.
Что делать, если запись пропущена или ошибочна?
Если запись не была внесена вовремя или содержит ошибку, ИП обязан внести ее в соответствии с действующим законодательством.
- Составьте новый приказ (или иной документ-основание) с правильными данными, датированный текущей датой, но с указанием прошлой даты события (приема, увольнения).
- Внесите запись в трудовую книжку, ссылаясь на этот новый приказ.
- Если запись была искажена, аккуратно исправьте ее, оформив как описано выше, или перезапишите.
- Работника необходимо ознакомить с исправленной записью под подпись.
Важно: Нельзя «подгонять» даты в старых приказах. Все корректировки фиксируются в текущих документах.
Для ИП ведение трудовых книжек — это не формальность, а юридически значимое действие. Использование корректных, однозначных формулировок, своевременное внесение записей и их правильное оформление (подпись, печать) минимизируют риски административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ) и судебных споров с работниками о стаже и обстоятельствах увольнения.
Рекомендация: Всегда храните копии приказов, заявлений и других документов, на основании которых вносились записи, в личном деле работника. Это станет вашим главным доказательством в случае любой проверки.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных требований Трудового кодекса РФ и разъяснений Роструда. Перед применением конкретных формулировок рекомендуется убедиться в их соответствии вашей ситуации или проконсультироваться с юристом.