Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. Ведение трудовых книжек традиционно относится к обязанностям работодателя‚ и индивидуальный предприниматель (ИП) не является исключением. В статье подробно рассматриваются:

• какие требования предъявляются к ИП при оформлении трудовых книжек;
• какой нормативно‑правовой базой регулируется процесс;
• как выглядит бланк трудовой книжки и где его взять;
• пошаговая инструкция заполнения записей (приём‚ увольнение‚ перевод и др.);
• учёт бланков и приходно‑расходная книга;
• переход на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма‚ должность‚ основание увольнения‚ стаж‚ периоды отпуска и пр. С 2020 года в России действует также электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ но бумажный вариант остаётся обязательным до полного перехода.

Обязанности ИП по ведению трудовых книжек

Согласно статье 66 ТК РФ‚ индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ который:

1. проработал у него более пяти календарных дней‚ и
2. работа является основной (не совместитель) или у работника уже есть бумажная трудовая книжка.

Если сотрудник работает по совместительству и у него уже есть трудовая книжка‚ ИП вносит запись в её вкладыш (страница‑вкладыш).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок ведения и учёта трудовых книжек у ИП:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66‚ 67‚ 68.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Правления Пенсионного фонда РФ № ЭФС‑1 (для ЭТК).
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» (об обязательном ведении бумажных книжек до 2025 г.)

Бланк трудовой книжки: внешний вид и где взять

Согласно Приказу Минтруда № 320н‚ форма трудовой книжки и вкладыша к ней утверждена государством. Бланк выглядит следующим образом:

Бланки можно получить:

• в отделениях Почты России (отдел «Бланки строгой отчётности»);
• в Торговой точке «Моё дело» (онлайн‑каталог с образцами‚ последняя редакция от );
• скачать в формате DOCX или PDF с официальных порталов государственных услуг.

Учёт бланков и приходно‑расходная книга

Для контроля за наличием и использованием бланков ИП обязаны вести книгу учёта движения трудовых книжек (приходно‑расходную книгу). В ней фиксируются:

1. номер полученного бланка;
2. дата получения от поставщика;
3. ФИО работника‚ которому выдана книжка;
4. дата выдачи и подпись ответственного лица;
5. дата возврата (если книжка изъята) и причины.

Эта книга хранится вместе с другими кадровыми документами и подлежит проверке инспекций Трудовой инспекции.

Как правильно оформить запись при приёме на работу (пример)

Запись в бланк делается в течение пяти календарных дней после начала работы.

Запись о приёме на работу
Дата приёма: 
Наименование работодателя: ИП Иванов Иван Иванович
ФИО работника: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения: 
Должность: бухгалтер
Основание приёма: трудовой договор № 12 от 
Подпись работодателя: ___________________ (Иванов И.И.)

Все поля должны быть заполнены разборчивой черной печатной машиной (или электронным способом в ЭТК).

Записи при увольнении‚ переводе‚ изменении ФИО

Примеры типовых записей (по образцу 2026 года):

• Увольнение по собственному желанию – дата‚ основание «по собственному желанию»‚ подпись работника и работодателя.
• Увольнение по сокращению штата – указать приказ №‚ дату приказа‚ ссылку на ТК РФ.
• Перевод на другую должность – дата‚ новая должность‚ основание (приказ ИП).
• Смена фамилии – дата‚ новое ФИО‚ документ‚ подтверждающий изменение (паспорт).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России запущен переход на ЭТК. Для ИП процесс выглядит так:

1. Регистрация в системе Госуслуги как работодателя.
2. Заполнение формы ЭФС‑1 (постановление Правления ПФР).
3. Создание электронного профиля работника в системе СФР (Система Фондов России).
4. Внесение записей через онлайн‑интерфейс – данные автоматически передаются в ПФР.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие необходимости хранить бумажные бланки;
• Мгновенный доступ к данным для работника и контролирующих органов;
• Сокращение риска потери или порчи документов.

Тем не менее‚ до полного перехода ИП обязаны иметь в наличии бумажные бланки (по крайней мере‚ один экземпляр на каждого сотрудника).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли ИП вести только электронную трудовую книжку?

Да‚ если у всех сотрудников оформлена ЭТК и ИП зарегистрирован в системе СФР. Однако на 2026 год закон требует наличие хотя бы одного бумажного бланка на случай технических сбоев.

Обязан ли ИП вести трудовую книжку у себя‚ если сотрудник уже имеет книжку от предыдущего работодателя?

ИП вносит запись в вкладку (страницу‑вкладыш) существующей книжки‚ а не выдает новую.

Сколько стоит бланк трудовой книжки?

Бланк выдаётся бесплатно. Если ИП получает его за плату‚ стоимость считается подарком и подлежит учёту в расходах.

Кому и где хранить приходно‑расходную книгу?

Книга хранится у работодателя (ИП) в месте‚ где находятся кадровые документы‚ и доступна инспекторам Трудовой инспекции.

Можно ли использовать копию бланка?

Нет. По закону допускаются только оригиналы‚ изготовленные в соответствии с утверждённым образцом.

Полезные ссылки и скачивание шаблонов

• Приказ Минтруда РФ № 320н (PDF) – официальная форма бланка.
• Моё дело – скачать бланк в Word (редакция от ).
• ЭФС‑1 – форма для ЭТК.
• ПФР – инструкция по переходу на электронную трудовую книжку.

Для индивидуального предпринимателя трудовая книжка – не просто формальность‚ а обязательный документ‚ фиксирующий трудовые отношения с сотрудниками. Правильное оформление бланков‚ их учёт и своевременное внесение записей защищают ИП от штрафов и упрощают взаимодействие с Пенсионным фондом. При желании перейти на электронный формат следует оформить ЭТК через систему СФР‚ но пока обязательны и бумажные бланки‚ которые легко получить в официальных точках выдачи.

Помните: своевременное и корректное ведение трудовых книжек – залог доверия работников и безупречной репутации вашего бизнеса.