Вопрос о том, обязаны ли индивидуальные предприниматели (ИП) вести трудовые книжки, часто вызывает путаницу. В статье мы разберём:

• какое законодательство регулирует порядок ведения трудовых книжек;
• кто именно обязан вести их в бумажном и электронном виде;
• какие особенности есть у ИП при оформлении трудовых книжек;
• пошаговую инструкцию для практического применения;
• часто задаваемые вопросы и типичные ошибки.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек в России и в Беларуси (для сравнения), включают:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 66 определяет, что работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовую книжку каждому работнику, отработавшему более пяти дней, если данная работа является основной.
2. Приказ Минтруда России № 320н от  г. – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». В нем описаны требования к бумажным и электронным бланкам, сроки их замены и порядок передачи данных в ПФР.
3. Закон Республики Беларусь «О ведении трудовых книжек». Для ИП в Беларуси предусмотрены отдельные правила (в т;ч. для агро‑экотуризма, домашнего персонала и др.).
4. Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (2021 г.). С 2021 года все работодатели, включая ИП, могут (и в большинстве случаев обязаны) вести электронную трудовую книжку (ЭТК).

Кто обязан вести трудовую книжку?

Таким образом, ИП, нанимающий работников по трудовому договору, обязан вести их трудовые книжки. Если работник выбирает электронный вариант, ИП обязан вносить данные в ЭТК через портал ПФР.

Бумажные vs. электронные трудовые книжки

3.1 Бумажные трудовые книжки

• Бланки нового образца вводятся с  г.; прежние книги продолжают действовать.
• Ответственность за хранение и сохранность лежит на работодателе (или ИП).
• Записи в бумажных ТК могут вноситься только уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров).
• Запрещено заверять запись печатью отдела кадров при увольнении (см. Роструд).

3.2 Электронные трудовые книжки (ЭТК)

• Ведение ЭТК – обязательное требование для всех работодателей, включая ИП, если работник согласен на электронный вариант.
• Все сведения о трудовой деятельности вносятся в реальном времени через сервис ПФР.
• Работник может в любой момент проверить свои записи в личном кабинете «Госуслуги».
• ЭТК упрощает контроль за своевременной передачей данных в ПФР и уменьшает риск ошибок.

Особенности ведения трудовых книжек ИП

4.1 Обязанности ИП

1. Получить бланки трудовых книжек (если планируется вести бумажный вариант) у регионального отделения Пенсионного фонда РФ.
2. Назначить уполномоченное лицо (сам ИП или бухгалтер) для внесения записей.
3. Оформлять трудовой договор с каждым работником, указывая срок, должность и условия труда.
4. Вести запись о приёме на работу (дата, должность, ставка, основание для приёма).
5. Вносить все изменения (переводы, повышение оклада, изменение условий труда) в течение 5 рабочих дней.
6. Оформлять запись об увольнении (дата, причина, ссылка на приказ) и передавать сведения в ПФР в течение 3 дней.

4.2 Практика для ИП без отдела кадров

ИП часто работают без штатного кадрового отдела. В этом случае рекомендуется:

• Вести журнал учёта трудовых книжек в электронном виде (Excel/Google Sheets) – это поможет не забыть сроки внесения записей.
• Использовать онлайн‑сервисы (например, «Кадровый сервис ПФР») для автоматической генерации приказов и заполнения ЭТК.
• Периодически проверять статус записей в личном кабинете ПФР, чтобы убедится в их корректности.

4.3 Случаи, когда ИП НЕ ведёт ТК

• Работа с домашними работниками (няни, сиделки, помощники по хозяйству) – трудовые отношения оформляются через договор подряда, а не трудовой договор.
• Самозанятые и ИП, работающие без наёмных сотрудников (т. е. только на себя) – трудовая книжка не требуется.

Пошаговая инструкция для ИП

Шаг 1. Подготовка документов

1. Зарегистрировать ИП в налоговой службе.
2. Открыть расчётный счёт в банке (необходимо для выплаты заработной платы).
3. Получить бланки трудовых книжек (если планируется их использовать) в отделении ПФР.

Шаг 2. Оформление трудового договора

1. Составить договор в соответствии с ТК РФ (указать должность, ставку, график, испытательный срок).
2. Подписать договор обеими сторонами и выдать копию работнику.

Шаг 3. Ведение записи о приёме

• Для бумажной ТК – заполнить первую страницу: дата, должность, основание (трудовой договор), ставка.
• Для ЭТК – зайти в личный кабинет работодателя на портале ПФР, выбрать «Создать запись о приёме», загрузить скан договора.

Шаг 4. Оформление изменений

Любые изменения (повышение зарплаты, перевод, изменение графика) фиксируются в отдельном приказе и вносятся в ТК/ЭТК в течение 5 дней.

Шаг 5. Увольнение

1. Подготовить приказ об увольнении (указать причину, дату, расчётные выплаты).
2. Внести запись в ТК/ЭТК (для бумажной – подпись работника и печать работодателя; для ЭТК – загрузить приказ).
3. В течение 3 дней передать сведения в ПФР (ЭТК делает это автоматически).
4. Выдать работнику справку о заработке и трудовой книжке (если она в бумажном виде).

Шаг 6. Хранение и контроль

• Бумажные ТК хранятся в закрытом шкафу, доступном только уполномоченному лицу.
• ЭТК хранится в облаке ПФР; рекомендуется вести локальный журнал с датами внесения записей.
• Проводить ежегодный аудит (проверка соответствия записей в ТК и в ПФР).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Обязан ли ИП вести ТК, если работник работает менее 5 дней?

Нет. По статье 66 ТК РФ запись в трудовой книжке обязана быть, если работник отработал более пяти календарных дней и работа является основной.

6.2 Можно ли вести только электронную ТК и не выдавать бумажную?

Да. С 2021 года работник имеет право выбрать электронный вариант. В этом случае ИП обязан вносить все данные в ЭТК, а бумажную книгу не выдаёт.

6.3 Что делать, если у работника уже есть электронная трудовая книжка, а я хочу вести бумажную?

Работник может изменить форму ведения ТК, подав заявление в ПФР. После изменения ИП может вести бумажную книгу, но это не рекомендуется из‑за повышенных требований к хранению.

6.4 Как оформить ТК, если я ИП‑самозанятый и нанимаю помощника на совместную деятельность?

Если помощник работает по договору подряда, а не по трудовому договору, ТК не требуется. При оформлении трудового договора обязательна ТК.

6.5 Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка ведения ТК?

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за отсутствие или неправильное ведение трудовой книжки предусмотрен штраф от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц и от 2 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей.

Типичные ошибки ИП и как их избежать

• Запуск записи позже установленного срока. Внести запись в ТК/ЭТК нужно в течение 5 дней после приёма.
• Отсутствие подписи работника в бумажной ТК. Без подписи запись считается недействительной.
• Не передача данных в ПФР. При работе с ЭТК система делает это автоматически, но необходимо убедится, что статус «Отправлено» отображается.
• Смешивание бумажных и электронных записей. Вести их одновременно нельзя – выбирайте один формат.
• Хранение ТК в ненадёжных условиях. Доступ к ТК должен быть ограничен, а помещение – защищено от влаги и огня.

Ведение трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любого работодателя, включая индивидуальных предпринимателей. С 2021 года электронные трудовые книжки становятся стандартом, что упрощает процесс, снижает риск ошибок и облегчает контроль со стороны государственных органов.

ИП, соблюдающие порядок оформления и своевременного внесения записей, защищают себя от штрафов, повышают доверие сотрудников и формируют прозрачный трудовой стаж работников.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и Республики Беларусь, а также официальных инструкций Министерства труда и социальной защиты, ПФР и Роструда (данные актуальны на 22 мая 2026 г.).