Вопрос о праве физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем (ИП), вести трудовые книжки и делать в них записи часто возникает у работодателей‑домашних мастеров, репетиторов, арендодателей и др. В статье разберём:

• какое законодательное основание регулирует ведение трудовых книжек;
• кто считается «работодателем‑физическим лицом»;
• какие ограничения существуют;
• какова правильная процедура внесения записей (бумажных и электронных);
• какие штрафы могут быть наложены за нарушение;
• практические рекомендации для работодателей‑физических лиц.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71, ст. 66.1, ст. 67.
2. Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления трудовых книжек».
3. Постановление Правительства РФ № 140 от «Об электронных трудовых книжках».

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель – это юридическое лицо, индивидуальный предприниматель (ИП) или физическое лицо, не являющееся ИП, которое заключает трудовой договор с работником.

Кто такой «работодатель‑физическое лицо»?

Это физическое лицо, которое:

• не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя;
• заключает трудовой договор (письменный или устный) с работником;
• выплачивает заработную плату и уплачивает страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС;

Примеры:

• домашний репетитор, нанимающий помощника;
• частный арендодатель, нанимающий обслуживающий персонал;
• сельскохозяйственный работодатель, который не оформил ИП.

Ограничения: что запрещено?

Согласно официальному разъяснению Госинспекции труда:

Работодатель‑физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять их впервые.

Это ограничение обусловлено тем, что в традиционной системе ведения бумажных трудовых книжек запись должна быть заверена печатью организации или подписью уполномоченного лица, а у физического лица‑работодателя такой печати обычно нет.

Как правильно оформить запись, если у вас есть право?

При наличии ИП или юридического лица

Если вы регистрируете ИП или создаёте юридическое лицо, то порядок такой:

1. Подготовьте приказ «О приёме на работу» (или аналогичный документ).
2. Укажите в приказе:
   • ФИО работника;
   • должность и условия труда;
   • даты начала и окончания (если договор срочный);
   • основание записи (трудовой договор, соглашение о совместительстве и т.д.).
3. Запись в трудовую книжку делается на первой странице (внутренняя обложка) – указывается название работодателя, ИНН, ОКПО, дата начала работы.
4. Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать используется).
5. Работнику выдается копия приказа и оригинал трудовой книжки.

При работе без ИП (физическое лицо)

В случае, когда вы не регистрируете ИП, закон допускает два варианта:

1. Оформление через «основного работодателя». Если работник уже имеет основного работодателя, он может попросить его внести запись о совместительстве. Основной работодатель делает запись на основании письма от вас (по совместительству).
2. Отказ от ведения бумажных трудовых книжек. Вы можете оформить трудовые отношения через договор гражданско‑правового характера (ГПХ) и вести учёт в виде справки о трудовой деятельности, а не в книжке.

В обоих случаях запись в бумажную трудовую книжку от вашего имени невозможна без ИП/ЮЛ.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Для физического лица‑работодателя порядок выглядит так:

1. Подайте в ПФР заявление о переходе работника на электронную трудовую книжку (форма ЕФС‑1).
2. После согласования ПФР вносит запись в электронный реестр.
3. Работнику отправляется уведомление и ссылка для доступа к ЭТК.
4. Запись в ЭТК подтверждается подписью работодателя (может быть электронная подпись, если у вас её нет – обычная подпись в бумажном документе‑основании).

Важно: даже при использовании ЭТК физическое лицо без ИП не может самостоятельно вносить записи. Данные вносятся через ПФР, а инициировать процесс может только юридическое лицо или ИП.

Штрафы и ответственность

Трудовая инспекция в 2026 году усилила контроль за правильностью записей в трудовых книжках. Возможные меры:

• Штраф за отсутствие записи о трудовом договоре – от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штраф за неправильное оформление записи (отсутствие подписи, печати, неверные даты) – от 10 000 до 50 000 рублей.
• В случае систематических нарушений – приостановка деятельности и привлечение к административной ответственности.

Практические рекомендации для работодателя‑физического лица

1. Оцените необходимость регистрации ИП. Если планируете регулярно нанимать работников, регистрация ИП избавит от большинства юридических проблем.
2. Если нанимаете единственного помощника, рассмотрите договор ГПХ. В этом случае запись в трудовую книжку не требуется, а отношения регулируются гражданским кодексом.
3. Для совместителей используйте основной трудовой договор. Попросите основного работодателя оформить запись о совместительстве.
4. При переходе на электронную трудовую книжку – обратитесь в ПФР через онлайн‑кабинет, предоставьте копию договора и ИНН (если есть).
5. Соблюдайте сроки подачи документов. Запись в бумажную книжку должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с даты начала работы.
6. Храните копии всех приказов, писем и заявлений. Это поможет в случае проверок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я как физическое лицо без ИП оформить трудовой договор и вести трудовую книжку?

Нет. По действующему законодательству такие лица не имеют права вносить записи в трудовые книжки. Нужно оформить ИП или использовать договор ГПХ.

Что делать, если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, а я хочу оформить его в своей семье?

Вы можете оформить совместительство через основного работодателя. Он вносит запись о совместительстве в его книжку. Если совместительство невозможно, вам следует открыть ИП.

Можно ли использовать только электронную подпись без печати?

Да, при оформлении записей в электронную трудовую книжку допускается электронная подпись. Для бумажных записей требуется подпись уполномоченного лица и печать (если она есть).

Как быстро можно перевести запись из бумажной книжки в электронную?

Процесс зависит от нагрузки ПФР, но в среднем занимает от 5 до 15 рабочих дней после подачи заявления и подтверждающих документов.

Физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права самостоятельно вносить записи в трудовые книжки работников. Для законного оформления трудовых отношений необходимо:

• зарегистрировать ИП или создать юридическое лицо;
• использовать договор ГПХ, если количество работников невелико;
• при необходимости привлекать основного работодателя для оформления совместительства;
• переходить на электронную трудовую книжку через ПФР, если есть возможность.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, сохранить правовую чистоту отношений с работниками и обеспечить корректный учет трудового стажа.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания статьи и основана на данных из официальных источников и публикаций за 2023‑2026 годы.