Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Законодательство строго регламентирует порядок работы с ними, и особое внимание уделяется обеспечению сохранности. Одним из ключевых вопросов, с которым сталкиваются кадровики и руководители, является организация хранения: какие шкафы использовать, как их оборудовать и кто несет ответственность. В этой статье мы подробно разберем актуальные требования к хранению трудовых книжек, актуальные на 2026 год согласно Приказу Минтруда № 320н.
Требования к шкафам и помещениям: несгораемый сейф или металлический шкаф?
Один из самых частых вопросов у работодателей: должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно обычного металлического запираемого шкафа? Также многих волнует необходимость решеток на окнах в кабинете кадров.
Согласно актуальным разъяснениям (в т.ч. от экспертов ГАРАНТ.РУ), во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников, работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов. Жесткого требования использовать исключительно несгораемый сейф на законодательном уровне нет. Организация по своему усмотрению вправе использовать для хранения:
- Сейфы;
- Металлические шкафы;
- Специально оборудованные помещения (кадровые архивы).
Что касается решеток на окнах, сигнализации и других технических средств защиты, их установка также остается на усмотрение работодателя, исходя из оценки рисков и возможностей компании. Для малого бизнеса вполне достаточно надежного металлического шкафа, который запирается на ключ.
Приказ Минтруда № 320н: новые реалии хранения
С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков, и эти правила продолжают действовать в 2026 году. В соответствии с нормами Приказа Минтруда 320н, работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Учет бланков происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Этот ответственный сотрудник назначается специальным приказом руководителя.
Книга учета движения трудовых книжек
Хранение книжек неразрывно связано с их учетом. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны вестись по строгим правилам. Эти книги:
- Должны быть пронумерованы;
- Прошнурованы;
- Заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
- Скреплены сургучной печатью или опломбированы (наличие обычной печати организации обязательно при ее наличии, но пломба или сургуч защищают журнал от подмены листов).
Особенности хранения невостребованных трудовых книжек
Часто возникают ситуации, когда при увольнении работник не забрал свою трудовую книжку (например, отказался от получения под роспись или не явился за документом). Как быть в этом случае?
Согласно пункту 43 Правил ведения трудовых книжек, невостребованная трудовая книжка хранится в организации до востребования. Но здесь есть важный нюанс касательно места хранения:
- Трудовые книжки уволенных работников хранятся в течение 2 лет в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работающих сотрудников.
- По истечении этого двухлетнего срока невостребованные документы передаются в архив организации, где продолжают храниться вплоть до востребования работником.
Таким образом, в шкафу или сейфе необходимо предусмотреть отдельную полку или ящик для хранения документов уволенных сотрудников, чтобы они не смешивались с книжками действующего персонала.
Ответственность и внутренний аудит
За сохранность трудовых книжек несет ответственность назначенный приказом сотрудник (обычно кадровик или бухгалтер). В случае утраты документов по вине работодателя, именно организация обязана восстанавливать стаж работника, а виновное лицо может быть привлечено к материальной и дисциплинарной ответственности.
Регулярный внутренний аудит порядка ведения и хранения трудовых книжек поможет избежать штрафов и конфликтных ситуаций. В ходе аудита проверяется:
- Наличие приказа о назначении ответственного лица;
- Состояние книг учета (прошивка, нумерация, пломба);
- Фактическое наличие всех книжек, числящихся в учете;
- Надежность места хранения (исправность замков шкафа, отсутствие свободного доступа посторонних лиц).
Краткие итоги
Организовать хранение трудовых книжек в шкафу не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное — соблюдать базовые принципы:
- Защита от доступа посторонних: металлический шкаф или сейф должны надежно запираться на ключ.
- Разделение хранения: книжки действующих и уволенных (в течение 2 лет) сотрудников должны храниться отдельно.
- Документальный учет: наличие правильно оформленных, опломбированных и заверенных книг учета движения трудовых книжек.
- Персональная ответственность: наличие актуального приказа о назначении ответственного за сохранность сотрудника.
Соблюдение этих простых, но строгих правил обеспечит сохранность важных кадровых документов и убережет работодателя от претензий со стороны проверяющих органов и самих работников.