Вопросы, связанные с ведением трудовых книжек при работе с индивидуальными предпринимателями (ИП), традиционно вызывают множество споров и ошибок как у самих предпринимателей, так и у их наемных работников. В законодательстве Республики Беларусь есть важные оговорки и специфические моменты, о которых обязательно нужно знать.
В этой статье мы подробно разберем две главные ситуации: как ИП заполняет трудовую книжку своему наемному работнику и может ли ИП внести запись самому себе.
Делает ли ИП запись самому себе в трудовую книжку?
Это самый частый и, пожалуй, самый критически важный вопрос, из-за которого возникает множество заблуждений. Многие начинающие предприниматели считают, что раз они работают и получают доход, то обязаны зафиксировать этот факт в своем основном документе о трудовой деятельности.
Ответ однозначный: НЕТ. Индивидуальный предприниматель не имеет права вносить запись в свою трудовую книжку о своей предпринимательской деятельности.
Почему ИП не ведет на себя трудовую книжку?
- Отсутствие трудовых отношений. Согласно законодательству, трудовая книжка содержит информацию о трудовой деятельности гражданина, которая возникает на основании трудового договора между работником и нанимателем. ИП не может заключить трудовой договор сам с собой. Он не является по отношению к себе ни работником, ни нанимателем.
- Подтверждение стажа через другие органы. Период осуществления предпринимательской деятельности подтверждается иными документами. Информация о деятельности ИП есть в базах данных соответствующих государственных органов (например, при назначении пенсии стаж в качестве ИП подтверждается данными персонифицированного учета и налоговыми органами). Трудовая книжка для подтверждения стажа самого ИП не нужна и не используется.
- Прямой запрет законодательства. Законодательство Республики Беларусь не предусматривает ни права, ни обязанности индивидуального предпринимателя оформлять себе трудовую книжку в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности.
Таким образом, если вы регистрируетесь в качестве ИП, ваша трудовая книжка просто «замораживается» на записи с предыдущего места работы по найму, пока вы снова не устроитесь на работу к другому нанимателю.
Как ИП заполняет трудовые книжки наемных работников
Совершенно иная ситуация складывается, когда ИП выступает в роли нанимателя и принимает на работу сотрудников. Здесь действуют строгие правила Трудового кодекса Республики Беларусь (ч. 2 ст. 50 ТК РБ).
Обязанность ИП вести трудовые книжки работников
Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, которые проработали у него свыше пяти дней, при условии, что работа у данного нанимателя является для работника основной. ИП в данном случае пользуется теми же правилами, что и юридические лица — никаких особых требований или отличий для предпринимателей не предусмотрено;
Что делать, если сотрудник устраивается на работу впервые?
Если ИП принимает на работу человека, для которого это первое место работы, предприниматель обязан:
- Оформить новую трудовую книжку установленного образца.
- Внести в нее запись о приеме на работу.
Пошаговый алгоритм оформления сотрудника к ИП
Чтобы кадровое делопроизводство велось без нарушений, индивидуальному предпринимателю при приеме работника необходимо:
- Заключить трудовой договор с работником в письменной форме.
- Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу и ознакомить с ним работника под подпись.
- Оформить личную карточку работника.
- Зарегистрировать работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если это не было сделано ранее).
- Внести запись в трудовую книжку работника о приеме на работу в соответствии с установленными правилами.
Специфика нанимателя, физического лица
Важно делать различие между ИП и просто физическим лицом, которое нанимает работника (например, вы нанимаете няню или домработницу, не будучи ИП).
Согласно ч. 2 ст. 50 ТК РБ, трудовые книжки заполняются нанимателем, за исключением нанимателя — физического лица (не являющегося ИП). Это означает, что обычные физлица не имеют права вносить записи в трудовые книжки своих домашних работников.
Однако из этого правила есть исторические исключения. Так, в связи с изменениями в законодательстве, наниматели — физические лица были обязаны не позднее 28 февраля 2020 года выдать своим наемным работникам трудовые книжки с внесением соответствующей записи (заверенной подписью нанимателя), чтобы закрыть этот кадровый вопрос.
Что делать в случае прекращения деятельности (смерти) ИП?
Отдельный и очень важный нюанс касается ситуаций, когда ИП прекращает свою деятельность в связи со смертью. Кто в этом случае должен заверить запись об увольнении в трудовой книжке его работников, если самого нанимателя уже нет в живых?
В таких случаях законодательство предусматривает следующий порядок: запись об увольнении работника, внесенная в трудовую книжку, заверяется регистрирующим органом по месту государственной регистрации данного ИП. Это обеспечивает законность и правовую защиту наемных работников, которые в противном случае остались бы с незаверенными документами.
Резюме
Ведение трудовых книжек в контексте деятельности ИП в Беларуси имеет четкие границы:
- Самому себе ИП запись в трудовую книжку не вносит никогда. Его стаж как предпринимателя подтверждается иными путями.
- Своим наемным работникам ИП обязан вносить записи по общим правилам, если работа является основной и длится более 5 дней;
- В случае форс-мажорных обстоятельств (смерть ИП) заверение записей в трудовых книжках работников берет на себя регистрирующий государственный орган.
Соблюдение этих несложных, но строгих правил позволит индивидуальному предпринимателю избежать штрафов со стороны инспекции труда и обеспечить своим сотрудникам полноценное подтверждение их трудового стажа.