Индивидуальный предприниматель (ИП) — это полноценный работодатель, который несет такую же ответственность за ведение кадрового учета, как и любая организация. Одним из самых важных и ответственных этапов в работе с наемными сотрудниками является оформление трудовой книжки. От правильности внесения записей зависит будущий стаж и пенсия работника.
Даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке, как электронной, так и бумажной, могут привести к отказу в назначении пенсии или проблемам при трудоустройстве на новое место. Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения социальных гарантий сотрудника.
Общие правила ведения трудовых книжек ИП
Традиционно практически единственным информационным источником, свидетельствующим об опыте работы для большинства жителей нашей страны, является трудовая книжка. Поэтому при ее заполнении ИП должен строго соблюдать законодательные нормы:
- Сроки: Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня приема сотрудника, если это его основное место работы и он проработал более 5 дней.
- Формат: Все даты пишутся арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год, четырехзначными (например, ).
- Язык: Записи ведутся только на государственном языке РФ (русском).
- Сокращения: Любые сокращения запрещены. Слово «приказ» нельзя писать как «пр.», а «переведен» как «перев.».
- Нумерация: Каждой записи в разделе «Сведения о работе» присваивается свой порядковый номер.
Как ИП заполнить сведения о себе как о работодателе
В отличие от ООО, где в графе 3 просто указывается наименование организации, индивидуальный предприниматель в качестве заголовка (без номера и даты) в графе 3 раздела «Сведения о работе» должен внести запись по специальной форме:
Индивидуальный предприниматель [ФИО полностью]
Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович. Под этой строкой уже будут идти нумерованные записи о приеме, переводе или увольнении работника.
Пошаговая инструкция: запись о приеме на работу
- Графа 1 (№ записи): Проставляем порядковый номер записи (например, 1, если это первая запись у данного работодателя).
- Графа 2 (Дата): Ставим дату приема на работу.
- Графа 3 (Сведения о работе): Вписываем: «Принят(а) в [название отдела/структурного подразделения] на должность [наименование должности]». Если у ИП нет структурных подразделений, пишем просто: «Принят(а) на должность продавца».
- Графа 4 (Основание): Указываем документ, на основании которого внесена запись. У ИП это всегда приказ (распоряжение). Пишем: «Приказ от [дата] № [номер]». Важно помнить, что ИП издает приказы от своего имени.
Особенности оформления приказа ИП
Так как индивидуальный предприниматель сам себе руководитель, он подписывает приказ о приеме на работу собственной подписью. В трудовой книжке в графе 4 обязательно нужно указать дату и номер именно этого распорядительного документа.
Запись об увольнении работника у ИП
Процедура увольнения и внесения записи также имеет свои строгие правила:
- Графа 3: Указывается причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ. Сокращения слов «Трудовой кодекс» и «статья» недопустимы.
- Графа 4: Указывается дата и номер приказа об увольнении.
После внесения записи об увольнении работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в самой трудовой книжке (в разделе сведений о работе) и в личной карточке. Запись также заверяется подписью работодателя (ИП) или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью ИП (при ее наличии). Напоминаем, что печать для предпринимателей не является обязательной, но если она есть, ставить ее необходимо.
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Ошибки случаются у всех, но в кадровом делопроизводстве их нельзя просто зачеркивать или замазывать корректором. Порядок исправления зависит от раздела:
Исправление в разделе «Сведения о работе»
В этом разделе зачеркивание разрешено только в отношении графы «Фамилия, Имя, Отчество» (на титульном листе). Одной чертой зачеркиваеться неверная запись, рядом пишется верная, и ставится ссылка на документ, на основании которого внесено исправление (например, паспорт). В остальных разделах зачеркивать ничего нельзя!
Если допущена ошибка в сведениях о работе или награждениях, исправление вносится следующим образом:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
- В графе 2 ставится дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», а затем сразу в этой же графе вносится правильный текст.
- В графе 4 повторяется номер и дата приказа, на основании которого была внесена ошибочная запись, либо указывается новый документ, если ошибка была именно в основании.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. ИП, как работодатели, обязаны ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, подавать в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности своих сотрудников (форма ЕФС-1).
Если сотрудник впервые устраиваеться на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка на него не оформляется, данные ведутся только в электронном виде. Тем не менее, если у работника сохранилась бумажная книжка и он не написал заявление о переходе на ЭТК, ИП обязан продолжать вести ее параллельно с электронной отчетностью.
Ответственность ИП за нарушения
Невнимательность к кадровым документам может дорого стоить работодателю. За нарушение сроков выдачи трудовой книжки при увольнении, внесение неверных записей или несвоевременную сдачу отчетности по ЭТК предусмотрены штрафы:
- Нарушение трудового законодательства влечет штраф для ИП от 1 000 до 5 000 рублей.
- Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении грозит выплатой работнику среднего заработка за каждый день вынужденного прогула, а также компенсацией морального вреда.
Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем — процесс, требующий максимальной концентрации и знания актуального законодательства. Каждая запись — это юридический факт, который фиксирует трудовой стаж человека. Не стоит относиться к этому процессу легкомысленно: своевременное и грамотное заполнение трудовых книжек защитит не только права ваших сотрудников, но и ваш бизнес от административных и финансовых рисков.