Ведение трудовых книжек, одна из важнейших кадровых процедур, которая строго регламентирована законодательством. Когда речь заходит о индивидуальных предпринимателях (ИП), возникает множество вопросов: как предприниматель отмечает свой статус? Нужно ли вносить запись самому себе? Как правильно оформлять наемных работников? В этой статье мы подробно разберем оба аспекта данного вопроса, опираясь на актуальные нормы трудового и пенсионного законодательства.
Аспект 1: Запись в трудовой книжке ИП на самого себя
Самый частый вопрос от начинающих предпринимателей: как внести запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку?
Ответ однозначен: никак. Индивидуальный предприниматель не имеет права вносить себе запись в трудовую книжку о статусе ИП. На это прямо указывает Министерство труда и социальной защиты РФ (в частности, в письме от № 14-6/ООГ-4834).
Согласно нормам Трудового кодекса РФ, запись в трудовой книжке производится только в отношении наемных работников, с которыми заключен трудовой договор. Поскольку предприниматель работает сам на себя, трудового договора он с собой не заключает. Следовательно, запись о предпринимательстве не может быть отражена в трудовой книжке.
Как же тогда учитывается стаж ИП?
Отсутствие записи в трудовой книжке не означает, что период предпринимательской деятельности «сгорит» для пенсионного стажа. Этот вопрос полностью урегулирован законодательством в сфере пенсионного обеспечения.
Весь период работы в качестве ИП подтверждается:
- Свидетельством о государственной регистрации физического лица в качестве ИП (или листом записи ЕГРИП);
- Документами об уплате обязательных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (или Социальный фонд России).
Таким образом, налоговые органы и внебюджетные фонды сами передают необходимые сведения, и ваш стаж будет учтен при назначении пенсии без записи в бумажной трудовой книжке.
Аспект 2: Запись в трудовой книжке наемного работника ИП
Второй аспект касается обязанностей работодателя. Если индивидуальный предприниматель нанимает сотрудников и заключает с ними официальные трудовые договоры, он обязан вести на них трудовые книжки (как бумажные, так и формировать сведения о трудовой деятельности в электронной форме).
Информация в книжки сотрудников, с которыми ИП заключил контракты, вносится по общим правилам, однако имеет ряд важных особенностей в оформлении.
Правила оформления наименования работодателя
Одна из главных ошибок кадровиков при работе с ИП — неправильное указание наименования работодателя в графе 3 раздела «Сведения о работе».
Категорически запрещено сокращать слова даже в наименовании работодателя.
Например, подобная запись в трудовой будет неверной:
Неправильно: ИП Захаров А.М.
Запись должна выглядеть только так:
Правильно: Индивидуальный предприниматель Захаров Арсений Михайлович
Фамилия, имя и отчество предпринимателя должны быть написаны полностью, без сокращений до инициалов.
Особенности заверения записей при увольнении
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя и печатью (при наличии).
Здесь кроется еще один нюанс: действующее законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя иметь печать. Таким образом, при отсутствии у ИП печати он не заверяет ею запись об увольнении в трудовой книжке. Достаточно только его личной подписи. Заверять запись печатью какой-либо сторонней организации или изготавливать печать специально для трудовых книжек не нужно.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ИП
Не стоит забывать, что Россия перешла на электронный формат учета сведений о трудовой деятельности. Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, обязаны сдавать соответствующие отчеты в Социальный фонд (ранее ПФР).
Электронный формат предполагает отсутствие какого-либо физического носителя у работника, но в ЭТК будут включены все сведения, которые содержит стандартная трудовая на бумажном бланке. При необходимости сведения из ЭТК могут предоставляться гражданам на бумажных носителях.
Для того чтобы запись при переходе на электронный формат сведений была сделана корректно, сотрудникам кадровой службы (или самому ИП, если он ведет кадровый учет самостоятельно) необходимо руководствоваться нормами актуальных статей закона и регулярно подавать отчетность по форме ЕФС-1.
Что делать со старыми трудовыми книжками работников?
Если трудовая книжка вашего работника была заведена до года, необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме. Это правило действует при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе».
Когда свободное место в бумажной трудовой книжке закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку, но ни в коем случае не заводить новый бланк старого образца.
Краткая инструкция: как ИП внести запись работнику
- Прием на работу: В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное наименование работодателя: «Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество полностью]».
- Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2, дата приема на работу.
- В графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) ИП о приеме на работу.
- Увольнение: Вносятся сведения об увольнении с указанием статьи ТК РФ. Запись заверяется подписью ИП (или кадровика) и печатью ИП при ее наличии.