Ситуация‚ когда сотрудник‑иностранец предъявляет трудовую книжку‚ выданную в своей стране‚ встречается всё чаще. В России действуют свои нормы оформления трудовых книжек‚ и иностранный документ не всегда может быть использован напрямую. Ниже – подробный разбор того‚ что следует делать работодателю‚ какие правовые основания регулируют этот процесс и как избежать ошибок при оформлении.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек установленного образца на территории РФ) и ст. 11 (применение норм ТК к иностранным работникам).
• Письмо Минтруда России от № 16-3/10/В-5324 – разъяснения по оформлению иностранных работников‚ у которых трудовая книжка на иностранном языке либо отсутствует.
• КонсультантПлюс – подборка нормативных актов‚ форм и консультаций по вопросу «Трудовая книжка иностранного государства».
• Оперсонале‚ Атлант‑право‚ Контур.Экстерн – практические рекомендации по заполнению и хранению трудовых книжек иностранцев.

Из указанных источников следует ключевой вывод: трудовые книжки иностранных государств не соответствуют ни одной из форм‚ признаваемых на территории Российской Федерации. Поэтому работодатель не может просто продолжить вести такую книжку‚ а должен оформить документ российского образца.

Какие формы трудовых книжек действуют в России?

На сегодняшний день в РФ допускаются две формы трудовых книжек‚ обладающие одинаковой юридической силой:

1. Образец 1974 г. (выданные в странах бывшего СССР).
2. Образец 2004 г. (современный бланк).

Любые другие бланки‚ включая трудовые книжки иностранных государств‚ считаются недействительными для ведения трудовых отношений на территории РФ.

Что делать‚ если работник предъявил трудовую книжку другого государства?

Проверка легальности пребывания и права на работу

Прежде всего необходимо убедиться‚ что у иностранного гражданина есть документы‚ разрешающие трудовую деятельность в России:

• разрешение на работу;
• патент (для граждан без визы);
• временное проживание (РВП) или вид на жительство;
• иные разрешительные документы‚ предусмотренные миграционным законодательством.

Оформление новой трудовой книжки российского образца

Если все миграционные требования соблюдены‚ работодатель обязан:

1. Завести новую трудовую книжку установленного образца (1974 г. или 2004 г.).
2. Внести в неё запись о приёме на работу (должность‚ дата приёма‚ наименование организации).
3. Сделать запись о предыдущих местах работы только если они подтверждаются документами‚ выданными в РФ. Информация о трудовой деятельности за границей в российскую трудовую книжку не вносится.
4. Иностранную трудовую книжку (или её копию) следует хранить в личном деле сотрудника как подтверждение стажа‚ полученного за пределами России. Этот документ может понадобиться для:
   • назначения пособий по временной нетрудоспособности;
   • подтверждения общего трудового стажа при выплате пенсии в стране гражданства;
   • иных социальных выплат‚ где требуется доказательство трудовой деятельности за рубежом.

Особенности для граждан постсоветского пространства

Для работников из стран‚ где ранее использовались трудовые книжки советского образца (например‚ Беларусь‚ Украина‚ Казахстан и др.)‚ возможны два варианта:

• Если у сотрудника есть трудовая книжка образца 1974 г. (или 1938 г.)‚ её можно продолжить вести‚ сделав запись о приёме на работу в российской организации. Это допустимо‚ поскольку такой бланк признан действительным на территории РФ.
• Если книжка выдана в другом формате или на иностранном языке – оформляем новый российский бланк‚ а оригинал сохраняем в личном деле.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек. Для иностранных работников порядок следующий:

• Если у сотрудника уже есть СНИЛС и он зарегистрирован в ПФР‚ работодатель может подать сведения о приёме на работу через форму СЗВ‑ТД в электронном виде.
• Если электронная трудовая книжка отсутствует‚ её необходимо завести так же‚ как и бумажную – через подачу первых сведений о трудовой деятельности в РФ.
• Информация о зарубежном стаже в ЭТК не отражается; она хранится только в личном деле.

Что запрещено делать?

• Нельзя вносить записи о приёме на работу в иностранную трудовую книжку‚ если она не соответствует образцам 1974 г. или 2004 г.
• Нельзя считать иностранную трудовую книжку основанием для начисления страховых взносов или пособий в РФ без подтверждения стажа российскими документами.
• Нельзя отказывать в приёме на работу solely из‑за отсутствия российской трудовой книжки‚ если иностранец имеет право на работу и готов оформить документ российского образца.

Практический алгоритм для кадровой службы

1. Приём документов: проверить паспорт‚ миграционную карту‚ разрешение на работу‚ а также предъявленную трудовую книжку.
2. Определение формы: если книжка соответствует образцу 1974 г. (или 1938 г.) – продолжить её вести; иначе – оформить новый бланк.
3. Заполнение: внести запись о приёме на работу (должность‚ отдел‚ дата). При необходимости сделать запись о переводе‚ отпуске‚Dismissal.
4. Хранение оригинала: поместить иностранную трудовую книжку (или её заверенную копию) в личное дело сотрудника.
5. Сдача отчётности: при переходе на электронную форму – подать СЗВ‑ТД; при бумажном ведении – обеспечить своевременное обновление и хранение книжки в соответствии с внутренними регламентами.
6. Информирование сотрудника: объяснить‚ что записи о зарубежном стаже будут храниться в личном деле и могут использоваться для получения пособий в стране гражданства.

Когда работник приносит трудовую книжку другого государства‚ ключевое правило – руководствоватся нормами Трудового кодекса РФ и разъяснениями Минтруда. Иностранный документ‚ не соответствующий утверждённым образцам‚ не может служить основанием для ведения трудовых отношений в России. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку российского образца (бумажную или электронную)‚ а оригинал иностранной книжки сохранить в личном деле для возможного подтверждения стажа за границей. Соблюдение указанного порядка обеспечивает легальность трудовых отношений‚ корректное начисление страховых взносов и защиту прав как работника‚ так и работодателя.

Дата подготовки статьи: 22 мая 2026 г.