Вопросы ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями, одна из самых частых причин путаницы у начинающих бизнесменов. Нужно ли ИП заводить трудовую книжку на себя? Как правильно вносить записи при найме сотрудников? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовых книжек для ИП в 2026 году, опираясь на актуальное законодательство и правила ведения.
Должен ли ИП заполнять трудовую книжку на самого себя?
Самое главное правило, которое нужно запомнить: ИП не вносит записи в свою трудовую книжку. Индивидуальный предприниматель не может нанять сам себя на работу по трудовому договору, так как это противоречит логике и трудовому законодательству. Следовательно, заводить на самого себя трудовую книжку и делать там записи о своей предпринимательской деятельности он не имеет права и смысла.
Как подтверждается стаж ИП?
Многие предприниматели переживают, что без записи в трудовой книжке они потеряют стаж для начисления пенсии. Эти опасения беспочвенны. На практике при оформлении пенсии Пенсионный фонд запрашивает совершенно другие документы, подтверждающие деятельность ИП:
- Свидетельство о регистрации ИП (лист записи ЕГРИП);
- Свидетельство об окончании деятельности индивидуального предпринимателя (если бизнес закрыт);
- Выписку из ЕГРИП;
- Документы об уплате страховых взносов.
Именно эти бумаги, а не трудовая книжка, служат подтверждением вашего стажа в качестве бизнесмена.
Правила ведения трудовых книжек для работников ИП
Если ИП не заполняет книжку на себя, то на своих наемных работников он обязан вести трудовые книжки, если для сотрудника эта работа является основной. При этом важно помнить ключевое правило: запись о приеме на работу вносится только в том случае, если сотрудник проработал у индивидуального предпринимателя более пяти дней.
Требования к наименованию работодателя
Оформляя книжку работника, ИП должен быть предельно внимательным при заполнении графы «Сведения о работе». Одно из строгих требований, запрещено использовать сокращения.
Например, если предприниматель Иванов Иван Иванович, то запись:
«ИП Иванов И.И.» — будет считаться ошибкой.
Правильно будет написать полностью:
«Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович»
Пошаговая инструкция: как заполнить трудовую книжку на работника
Записи в трудовой книжке делаются на основании приказов или распоряжений ИП. Для ИП не предусмотрено никаких особых требований или отличий от организаций — порядок стандартный.
Заполнение сведений о приеме на работу
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3 — делается запись о приеме на работу с указанием полного наименования работодателя (без сокращений!), структурного подразделения и должности (профессии) работника.
- Графа 4 — указываются дата и номер приказа (распоряжения) ИП, на основании которого внесена запись.
Запись о работе по совместительству
Если сотрудник работает у ИП по совместительству, запись в трудовую книжку вносится по его желанию. Работник сам решает, нужна ли ему такая отметка. Если нужна, то запись делает его основной работодатель. Для этого работник должен предоставить справку от ИП, а основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием:
- Полного наименования ИП;
- Даты приема на работу по совместительству;
- Должности (профессии).
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
Нельзя обойти стороной тему цифровизации кадрового учета. С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки, и работодатели (включая ИП) обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.
Несмотря на то, что с 2021 года при приеме на работу новые бумажные книжки не заводятся (оформляются только электронные), у многих сотрудников до сих пор остаются бумажные бланки. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках установленного образца. ИП, как работодатель, обязан продолжать вести бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые не подали заявление о переходе на ЭТК, и одновременно сдавать отчетность СЗВ-ТД на всех работников.
Частые ошибки и проблемные вопросы
- Указание фактической даты вместо даты приказа. Ранее ИП не позволялось вести трудовые книжки, поэтому иногда по старой привычке в графе 2 указывают фактическую дату выхода сотрудника на работу. Это ошибка — дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа о приеме.
- Сокращение слова «Индивидуальный предприниматель». Как уже упоминалось, это грубое нарушение, которое может привести к проблемам у работника при оформлении пенсии.
- Внесение записи самому себе. Никогда не делайте запись о своей деятельности как ИП в свою же трудовую книжку. Пенсионный фонд такую запись не учтет, а вот недоумение у будущих работодателей она вызовет.