Вопрос о том, считаются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности (БСО), возникает у бухгалтеров, кадровиков и руководителей организаций, которые сталкиваются с необходимостью вести учет и хранение этих документов․ Ниже подробно рассмотрим нормативную базу, практику оформления и требования к учету трудовых книжек как БСО․
Что такое бланк строгой отчетности (БСО)
Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г․ «Об утверждении перечня бланков строгой отчетности», бланки строгой отчетности – это документы, которые:
- имеют защитные элементы (номера, серии, водяные знаки и т․п․);
- подлежат обязательному учету на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»;
- требуют ведения специальных журналов учета (книги учета БСО, книги учета движения и т․д․);
- должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы․
Перечень БСО формируется самой организацией в рамках её учетной политики, но в большинстве случаев в него включают:
- трудовые книжки и вкладыши к ним;
- дипломы, аттестаты, сертификаты;
- чековые книжки, путевки, билеты;
- иные документы, подтверждающие получение материальных ценностей или оказание услуг․
Нормативные акты, регулирующие учет трудовых книжек
- Федеральный закон от № 173‑ФЗ «О трудовых книжках» – устанавливает порядок выдачи, заполнения, хранения и учета трудовых книжек․
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» – регламентирует ведение двух форм учета:
- учет чистых бланков трудовых книжек (поступление, списание);
- учет движения трудовых книжек (прием, перевод, увольнение)․
- Постановление Правительства РФ № 225 от – включает трудовые книжки в перечень бланков строгой отчетности․
- Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв․ Приказом Минфина России от № 94н) – определяет забалансовый счет 006 для учета БСО, в т․ч․ трудовых книжек․
Почему трудовая книжка считается БСО
Трудовая книжка обладает всеми признаками, характерными для бланков строгой отчетности:
- Защита от подделки – каждая трудовая книжка имеет уникальный номер и серию, выдается только уполномоченными изготовителями (типографиями, имеющими лицензию на производство БСО)․
- Обязательный учет – организации обязаны вести учет полученных и выданных трудовых книжек на забалансовом счете 006, а также в книгах учета БСО и движения трудовых книжек․
- Формальное оформление – при получении бланка трудовой книжки организация должна пронумеровать его, прошнуровать, заверить подписью руководителя и опломбировать (или заверить сургучной печатью)․ Это прямо предусмотрено п․ 39 Приказа Минтруда № 320н․
- Срок хранения – трудовые книжки хранятся в организации 50 лет после увольнения сотрудника (ст․ 66 ТК РФ), а в архивном деле организации – не менее 75 лет, что также характерно для документов строгой отчетности․
Таким образом, законодательство прямо относит трудовые книжки к бланкам строгой отчетности, а не к обычным кадровым документам․
Практический порядок учета трудовых книжек как БСО
Закупка и прием бланков
Трудовые книжки приобретаются у официальных изготовителей (типографий, имеющих лицензию на производство БСО)․ При получении партии бланков оформляют:
- накладную на поступление;
- запись в журнале учета бланков строгой отчетности (форма 0504045 или аналогичная), где указывают серию, номер, количество, дату поступления и ответственное лицо․
Выдача сотруднику
При приеме на работу сотруднику выдается чистый бланк трудовой книжки․ Оформление включает:
- заполнение реквизитов трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование и т․д․);
- проставление подписи сотрудника и печатного отдела кадров;
- запись в книге учета движения трудовых книжек (выдача, серия, номер, дата, ФИО сотрудника)․
Хранение и архивирование
После увольнения сотрудника трудовая книжка остается у него на руках, а копия (или оригинал, если сотрудник не забрал) хранится в организации:
- в отделе кадров – в течение 50 лет с даты увольнения;
- в архиве организации – не менее 75 лет (в зависимости от внутренних нормативов)․
Все движения (прием, выдача, передача в архив, уничтожение) фиксируются в книгах учета БСО․
Уничтожение бланков
Если трудовая книжка признана недействительной (например, испорчена при оформлении), она подлежит уничтожению с составлением акта о списании․ Акт оформляется в соответствии с внутренними положениями организации и также регистрируется в журнале учета БСО․
Ответы на часто задаваемые вопросы
Нужно ли вести отдельную книгу учета для трудовых книжек?
Да․ По законодательству требуется вести две формы учета:
- Книга учета чистых бланков трудовых книжек (поступление и списание)․
- Книга учета движения трудовых книжек (прием, перевод, увольнение)․
Обе книги относятся к учету БСО и должны оформляться согласно требованиям Постановления № 225 и Приказа Минтруда № 320н․
Можно ли использовать электронные трудовые книжки вместо бумажных?
С 2021 г․ в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажные трудовые книжки по-прежнему являются бланками строгой отчетности и подлежат учету на счете 006, пока организация не перешла полностью на ЭТК․ При переходе на ЭТК бумажные бланки считаются израсходованными и списываются с учета БСО․
Какие штрафы предусмотрены за нарушение учета БСО?
Нарушение порядка учета и хранения бланков строгой отчетности (в т;ч․ трудовых книжек) может повлечь административную ответственность по ст․ 15․11 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 10 000 руб для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 руб для организаций)․
Трудовая книжка unequivocally относится к бланкам строгой отчетности․ Это подтверждается:
- прямым включением трудовых книжек в перечень БСО (Постановление Правительства РФ № 225);
- обязательностью учета на забалансовом счете 006;
- требованием ведения специализированных журналов учета и книг движения;
- необходимостью соблюдения особых правил оформления (номерация, прошнуровка, подпись руководителя, пломбирование)․
Следовательно, каждая организация, которая использует бумажные трудовые книжки, обязана вести учет этих документов как бланков строгой отчетности, соблюдая все установленные нормативными актами требования․ Это обеспечивает законность кадрового документооборота, защищает от подделок и минимизирует риски административных штрафов․