Ситуация, когда на предприятии неожиданно обнаруживаются забытые или утерянные трудовые книжки сотрудников — не редкость. Чаще всего это происходит при смене кадрового состава, переезде офиса, ликвидации старых архивов или увольнении работников, которые так и не забрали свои документы. В таких ситуациях работодатель обязан действовать строго по закону, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны бывших сотрудников или контролирующих органов.
Законодательная база и общие правила
Основной документ, регламентирующий работу с трудовыми книжками — Постановление Правительства РФ от N 225 «О трудовых книжках». Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности.
Если работник не забрал документ лично, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Если же сотрудник за документом так и не явился, работодатель несет ответственность за его сохранность.
Что делать, если найдена трудовая книжка действующего сотрудника?
Иногда при инвентаризации кадровых архивов обнаруживается второй экземпляр трудовой книжки на человека, который сейчас работает в компании. Как быть, если у кандидата при приеме на работе оказалось 2 трудовые книжки (например, он завел новую в связи с утерей старой, а позже старая нашлась)?
- Если сотрудник уже перешел на электронную трудовую (ЭТК), то бумажная книжка, найденная в архиве, уже не нужна для текущего учета. Работодатель может просто выдать ее сотруднику на руки под роспись.
- Если сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше, параллельно подавая данные в Социальный фонд России (СФР).
- По мнению ведомства, работодатель может принять найденную трудовую книжку на хранение, но записи продолжать вести в той книжке, по которой изначально шел учет. Найденный документ выдаеться работнику.
Что делать с трудовыми книжками уволенных сотрудников?
Если найдена книжка сотрудника, который уже давно уволен, алгоритм действий следующий:
- Попытка связаться с работником. Необходимо направить ему уведомление по последнему известному адресу проживания.
- Выдача третьему лицу. Исключением является выдача трудовой книжки третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности от работника.
- Случай смерти работника. В такой ситуации трудовая книжка выдается ближайшим родственникам под роспись.
- Длительное хранение. Если работник или его родственники за документом не являются, невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве предприятия до момента их истребования. Срок хранения составляет 75 лет.
Проблемы с записями и ошибками в найденных документах
Нередко найденные документы содержат неточности или ошибки, допущенные в прошлом.
Кто имеет право исправлять записи?
Исправлять записи в трудовой книжке, сделанные некорректно, имеет право только предприятие, которое внесло такую запись. Если такого сотрудника в штате нет, это делает директор организации или ИП. Если же организация, допустившая ошибку, ликвидирована, то исправление вносит текущий работодатель на основании официальных документов (справок, выписок) от ликвидированной компании.
Если компания ликвидирована и получить документы невозможно, можно обратиться в государственный архив. Полученные там данные — законное основание для внесения исправлений.
Отсутствие печати и сложные ситуации
Частая проблема — на ьном листе нет печати. Если запись сделана в 2004 году в другом регионе, найти работодателя и лицо, заверявшее документ, скорее всего, невозможно. В таком случае для подтверждения стажа используются иные документы (архивные справки, свидетельские показания, выписки из приказов).
Специфика электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года бумажная форма документа уже не используется для тех, кто начал трудовую деятельность после 1 января 2021 года, им ничего не нужно делать, чтобы оформить электронную трудовую, их книжки по умолчанию ведутся в электронном виде.
Однако для работодателей сохраняется ряд строгих требований:
- Обязательность подачи сведений в СФР. Электронная трудовая книжка — это обязательные сведения, которые нужно подавать в СФР.
- Штрафы за несоблюдение. Если работодатель не перешёл на электронные трудовые книжки в 2025 году, ему грозит штраф: для ИП и малых предприятий до 5000 рублей.
- Ирреверсивность выбора. Если сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК, изменить своё решение он уже не сможет.
Проверка ЭТК и работа с ошибками
Периодически данные в электронной трудовой книжке работникам нужно проверять самостоятельно, чтобы исключить наличие ошибок или неучтенного стажа, если работодатель не передал о вас сведения в СФР.
Что делать, если вы нашли ошибку в ЭТК? Цель проверки ЭТК — убедиться в полноте данных. Если организации, стаж работы в которой не учтен или учтен неверно, еще существует, необходимо обратиться к ней для корректировки. Работодатель подает в СФР корректирующие мероприятия. Отмененные мероприятия в ЭТК аналогичны зачеркнутой записи в бумажной трудовой книжке.
Если в СТД-Р (сведениях о трудовой деятельности) отсутствует какая-либо информация, убедитесь, что нужные мероприятия приняты, а данные в них верны. Особое внимание уделите мероприятиям о запрете занимать должность (вид деятельности), начале и окончании договора ГПХ.
Заверение записей при увольнении
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей);
- Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе РФ, заверяются оба текста.
Испорченные бланки и вторые трудовые
Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен при заполнении, его необходимо списать. При этом важно помнить о налоговых последствиях: если бланк был испорчен, то надо начислить компенсирующие налоговые обязательства по НДС (нехозяйственное использование).
Можно ли считать вторую трудовую фальшивой? Если вторая трудовая заполнена без нареканий и на законных основаниях: заверена всеми подписями, в ней нет фиктивных записей, то она не считается фальшивой; Однако работодатель обязан вести учет только по одному основному документу, подтверждающему стаж сотрудника.
Нахождение на предприятии чужих трудовых книжек — это сигнал к проведению ревизии кадрового учета. Главное правило: не выбрасывать и не игнорировать документы. Независимо от того, ведет ли компания бумажный учет или перешла на ЭТК, за невостребованными бумажными бланками требуется строгий архивный учет, а данные в электронном формате должны регулярно сверяться и актуализироваться в СФР.