Тема трудовых книжек сегодня актуальна как никогда. В связи с масштабной цифровизацией и изменениями в трудовом законодательстве, многих работодателей и сотрудников волнует вопрос: как именно теперь ведутся трудовые книжки и в каких случаях допускается исключительно бумажный или электронный формат? В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях трудовые книжки ведутся только определенным способом, и что говорит об этом актуальное законодательство 2026 года.
Исторический контекст и изменения в законодательстве
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России начался в 2020 году. С тех пор миллионы работников сделали выбор в пользу цифрового формата. Так, по данным на начало 2026 года, почти 73 тысячи жителей Петербурга и Ленинградской области оформили ЭТК, а в Самарской области этот показатель превысил 40 тысяч граждан. В целом по стране свыше 67 процентов работающего населения перешло на электронный учет.
Важным этапом в регулировании стал Приказ Минтруда № 320н от , который ввел новый порядок ведения бумажных трудовых книжек и исключил ряд избыточных требований. Минтруд продолжает совершенствовать правила, делая акцент на удобство электронного документооборота.
Когда трудовые книжки ведутся только в бумажном виде?
Несмотря на повсеместное внедрение ЭТК, существуют категории лиц, для которых трудовые книжки ведутся только в традиционном, бумажном формате. К ним относятся:
- Работники, не подавшие заявление о выборе: Если сотрудник, который начал свою трудовую деятельность до 2020 года, так и не подал работодателю заявление о сохранении бумажной книжки или переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести его трудовую книжку на бумаге.
- Работники, выбравшие бумажный формат: Если сотрудник официально заявил о желании сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель не имеет права отказаться от ее ведения.
- Впервые устраивающиеся на работу после , но не давшие согласие на ЭТК: Для тех, кто впервые устраивается на работу, по умолчанию оформляется электронная трудовая книжка. Однако здесь есть нюанс: если по каким-то причинам сотрудник настаивает на бумажном варианте (хотя по закону для новых сотрудников приоритет отдан ЭТК), этот вопрос требует особого рассмотрения. На практике же для новых сотрудников трудовые книжки ведутся только в электронном виде.
Особенности для иностранных граждан
Интересно, что процесс оцифровки трудовых книжек идет и в соседних государствах. Например, в Украине также внедрены электронные трудовые книжки для совершенствования учета. Там до 10 июня идет активная фаза оцифровки, однако даже после этой даты бумажные документы остаются в силе. Это подтверждает общемировой тренд: бумажный и электронный форматы сосуществуют параллельно.
Когда трудовые книжки ведутся только в электронном виде?
Существует и обратная ситуация, когда ведение бумажного документа прекращается, и трудовой стаж фиксируется исключительно в цифровом пространстве:
- Сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. При выдаче в нее вносится соответствующая запись о подаче заявления. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение, и трудовая книжка ведется только в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР).
- Впервые поступающие на работу. Как уже было отмечено, граждане, впервые заключающие трудовой договор после 1 января 2021 года, автоматически получают электронную трудовую книжку. Для них бумажный вариант не заводится.
Преимущества электронного формата и контроль
С помощью электронной цифровой книжки россияне получают важное преимущество — возможность постоянного контроля. В любой момент работник может проверить:
- Передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России;
- Какая информация о стаже и должностях зафиксирована в системе;
- Корректность начисления стажа.
Это минимизирует риски потери данных, порчи документа, а также исключает ситуации с недобросовестными работодателями, которые могут «забыть» внести запись или задержать отчетность.
Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник, перешедший на ЭТК, потерял выданную ему на руки бумажную книжку, паниковать не стоит. Вся актуальная информация о его трудовой деятельности с момента перехода уже хранится в электронном виде. Однако для подтверждения стажа за периоды до перехода на ЭТК, ему придется восстанавливать бумажный документ через Пенсионный фонд (ныне СФР) или работодателя.