Дата актуализации информации: 21 мая 2026 г. (по данным из открытых источников).
Нормативная база
Основные положения о трудовых книжках содержатся в:
- Статья 66 ТК РФ – определяет понятие трудовой книжки‚ её форму и порядок ведения;
- Статья 66.1 ТК РФ – регулирует электронную трудовую книжку (ЭТК) и право работника выбрать способ ведения (бумажный или электронный вариант);
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности»;
- Приказ СФР от № 2281 «Об утверждении Порядка подачи сведений о выборе способа ведения трудовой книжки» (п. 40 Порядка).
Выбор способа ведения трудовой книжки
Согласно ст. 66.1 ТК РФ работник имеет право подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки:
- бумажная трудовая книжка (установленного образца);
- электронная трудовая книжка (ведение в информационной системе СФР).
После получения заявления работодатель обязан в течение установленного срока подать в Социальный фонд России (СФР) форму ЕФС‑1.
Срок подачи формы ЕФС‑1
Согласно п. 2 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ и п. 40 Порядка‚ утверждённого приказом СФР № 2281:
- Форма ЕФС‑1 подаётся не позднее 25‑го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки;
- Пример: если заявление подано 12 марта 2026 г.‚ форму ЕФС‑1 необходимо направить в СФР не позже 25 апреля 2026 г.
Как заполнить и сдать форму ЕФС‑1
Форма содержит следующие обязательные реквизиты:
- данные работника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения);
- выбранный способ ведения трудовой книжки (бумажный/электронный);
- дата подачи заявления работником;
- подпись работодателя или уполномоченного лица и дата заполнения.
Форму можно подать:
- через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»;
- в бумажном виде в территориальное отделение СФР;
- через систему «Главбух» (как указано в источниках).
Ответственное лицо за ведение трудовых книжек
В соответствии с внутренними нормативными актами организации и рекомендациями КонсультантПлюс‚ за ведение и хранение трудовых книжек отвечает:
- руководитель кадровой службы (или уполномоченное им лицо);
- в небольших организациях – непосредственно руководитель организации или бухгалтер‚ назначенный приказом.
Все записи в трудовой книжке (как бумажной‚ так и электронной) должны быть сделаны без сокращений и заверены подписью ответственного лица oraz печатью организации (если она используется).
Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году
Изменения‚ вступившие в силу с 1 января 2026 г.‚ касаются следующих аспектов:
Оформление при приёме на работу
- Трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее трёх рабочих дней с дня приёма;
- Первая запись содержит сведения о приёме на работу (должность‚ подразделение‚ дата приёма) и делается в соответствии с образцом‚ утверждённым Минтруда.
Ведение записей о переводах‚ награждениях и увольнениях
- Каждая запись делается в отдельной строке трудовой книжки;
- В графе «Основание» указывается номер и дата приказа (или иного документа)‚ послужившего основанием для внесения записи;
- Запись заверяется подписью ответственного лица и датой внесения.
Хранение трудовых книжек
- Бумажные трудовые книжки хранятся в отдельном сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом;
- Срок хранения – 50 лет после увольнения работника (в соответствии с действующими нормами архивного законодательства);
- Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе СФР; доступ к ним обеспечивается через личный кабинет работника на портале «Госуслуги».
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году
Согласно ст. 66.1 ТК РФ и разъяснениям Инфотекс Интернет Траст:
- Обязанность по ведению ЭТК возложена на Социальный фонд России; работодатель не несёт ответственности за сам процесс ведения‚ но обязан обеспечивать своевременную передачу сведений в СФР;
- Нарушение порядка предоставления сведений в СФР может повлечь административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Работник может в любой момент запросить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- При переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) необходимо оформить соответствующее заявление и подать форму ЕФС‑1 в установленные сроки.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Ведите журнал учета заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки (дата подачи‚ ФИО сотрудника‚ выбранный способ). Это упростит контроль за сроками подачи формы ЕФС‑1.
- Настройте напоминания в корпоративном календаре за 5 дней до истечения 25‑го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.
- Обучайте ответственных сотрудников правилам заполнения бумажных трудовых книжек (без сокращений‚ правильное оформление подписей).
- Периодически сверяйте данные в бумажных книжках с информацией‚ полученной из СФР (выписки из ЭТК)‚ чтобы избежать расхождений.
- Храните копии форм ЕФС‑1 не менее 5 лет в электронном и бумажном виде – это потребуется при проверках государственных инспекций труда.
Ведение трудовых книжек – важная часть кадрового документооборота‚ требующая строгого соблюдения норм ТК РФ‚ Федерального закона № 439‑ФЗ и внутренних приказов организации. В 2026 году ключевыми моментами являются:
- право работника выбрать бумажный или электронный способ ведения трудовой книжки;
- обязанность работодателя своевременно подавать форму ЕФС‑1 в СРФ (не позднее 25‑го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления);
- ответственность за правильное оформление и хранение записей лежит на уполномоченном лице кадровой службы;
- электронная трудовая книжка ведётся СФР‚ а работодатель отвечает только за своевременную передачу сведений.
Соблюдение указанных правил позволит избежать административных рисков‚ обеспечит прозрачность трудовых отношений и упростит взаимодействие с государственными органами.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников‚ актуальной на 21 мая 2026 г.