В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации работодатель обязан оформлять и вести трудовые книжки (или их электронные аналоги) для тех работников, которые проработали у него более определённого срока, если данная работа является для сотрудника основной. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок ведения, сроки внесения записей и ответственность за нарушение требований.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, статья 66 – определяет, что работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, при условии, что работа у данного работодателя является для работника основной.
- Трудовой кодекс РФ, статья 66.1 – вводит обязанность работодателей с 2020 года представлять данные о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде (электронная трудовая книжка).
- Постановления и инструкции Минтруда России о правилах ведения, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Федеральный закон от № 436‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения реализации права на трудовую деятельность и социальную защиту» – закрепляет электронный формат трудовой книжки.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Обязанность возникает у:
- юридических лиц;
- индивидуальных предпринимателей, которые несут ответственность за хранение, выдачу, учёт и достоверность вносимых данных в трудовые книжки.
Если работа у данного работодателя является для сотрудника основной, а срок её выполнения превышает пять календарных дней, работодатель должен завести трудовую книжку (бумажную или электронную) и вносить в неё все записи о приёме, переводах, повышении квалификации, награждениях и увольнении.
Сроки внесения записей в трудовую книжку
Согласно пункту II «Ведение трудовых книжек» КонсультантПлюс:
- Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведённом работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.
- При увольнении запись об увольнении должна быть внесена в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Особенности ведения при основной работе
Если работа у данного работодателя является для сотрудника второстепенной (например, совместительство, внешнее совмещение), обязанность вести трудовую книжку может не возникать, даже если срок работы превышает пять дней. В таких случаях трудовая книжка ведётся у основного места работы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года работодатели обязаны:
- Оформлять электронную трудовую книжку для сотрудников, которые выбрали такой формат или ещё не определились с выбором.
- Ежемесячно передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ через систему СФР (Социальный фонд России).
- Обеспечить возможность получения выписки из ЭТК по запросу сотрудника.
Если сотрудник предпочитает бумажный формат, работодатель обязан вести и хранить бумажную трудовую книжку, а также выдавать её при увольнении.
Ответственность за нарушение требований
Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек может повлечь:
- административные штрафы для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
- дисквалификацию должностных лиц;
- обязанность возместить ущерб работнику (например, выдать дубликат трудовой книжки, компенсировать задержку выплаты пособий).
Особенно строго суд оценивает случаи, когда работодатель не выдаёт трудовую книжку в день увольнения (см. решение БУХ.1С, 2024‑06‑14).
Практическое руководство для работодателя
- Определить, является ли работа у данного работника основной.
- Проверить срок работы: если более пяти календарных дней – завести трудовую книжку.
- Выбрать формат (бумажный или электронный) в соответствии с заявлением сотрудника.
- При приёме на работу издать приказ о приёме и внести запись в трудовую книжку не позднее недели.
- При любых изменениях (перевод, повышение квалификации, награждение) издавать соответствующий приказ и вносить запись в трудовую книжку в течение недели.
- При увольнении – в день последнего рабочего дня внести запись об увольнении и выдать трудовую книжку сотруднику вместе с окончательным расчётом.
- Вести учёт и хранение трудовых книжек (бумажных – в металлическом шкафу, электронных – в защищённой информационной системе).
- Обеспечить своевременную передачу данных в Пенсионный фонд РФ (для электронных трудовых книжек).
Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важная гарантия защиты прав работника на учёт стажа, получение пенсии и социальных выплат. Работодатель, соблюдающий требования статей 66 и 66.1 ТК РФ, избегает административных рисков и демонстрирует ответственное отношение к кадровому документообороту. Независимо от выбранного формата (бумажного или электронного), ключевыми остаются своевременность внесения записей, точность соответствия приказам и обеспечение доступа сотрудника к своему трудовому документу.