Сегодня 22 мая 2026 года ( 21:51:07) в сфере кадрового делопроизводства продолжают возникать вопросы‚ связанные с оформлением и ведением трудовых книжек. Ниже представлен развернутый обзор текущей нормативной базы‚ типичных ситуаций‚ с которыми сталкиваются работодатели и сотрудники‚ а также рекомендации по их решению.

Нормативная база и последние изменения

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует обязательное ведение трудовых книжек для работников‚ принятых на работу до 1 января 2021 года.
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет порядок подтверждения страхового стажа.
• Письмо СФР от № 09-20/140554 – разъясняет‚ как подтверждать страховой стаж при трудоустройстве‚ если у сотрудника одновременно представлены несколько документов (трудовая книжка‚ справка 2-НДФЛ‚ выписка из ПФР и т.д.).
• Проект Министерства здравоохранения и социального развития РФ (опубликован в начале 2026 года) предлагает отменить обязательное оформление трудовых книжек для вновь принимаемых на работу сотрудников‚ перейдя на электронный формат учета трудовой деятельности в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). На момент написания статьи проект находится на стадии публичного обсуждения.

Типичная ситуация: пустые строки в разделе «Сведения о работе»

Сотрудник при трудоустройстве предоставил трудовую книжку‚ в которой в разделе Сведения о работе осталось несколько пустых строк. На этих строках необходимо внести записи о текущем месте работы. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий:

1. Проверка достоверности предоставленной книжки – убедиться‚ что документ оформлен надлежащим образом (наличие печати организации‚ подписи ответственного лица‚ корректные даты).
2. Определение места для новой записи – найти первую пустую строку после последней заполненной записи. Если пустых строк несколько‚ заполняем их последовательно.
3. Формирование записи – в соответствии с Приказом Минтруда России № 69н от запись включает:
   • Дата приема на работу (день‚ месяц‚ год).
   • Наименование организации (полное‚ без сокращений).
   • Должность‚ профессия или специальность.
   • Вид трудовой деятельности (основная‚ совместительство и т.д.).
   • Приказ о приеме (номер и дата).
4. Внесение записи – производится черной или синей пастой‚ разборчивым почерком. После записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель подразделения) и печать организации.
5. Подтверждение страхового стажа – при необходимости (например‚ для оформления пенсии) предоставляем сотруднику справку о периодах работы‚ выданную бухгалтерией‚ либо направляем запрос в ПФР через личный кабинет работодателя.

Подтверждение страхового стажа при трудоустройстве (письмо СФР от )

В письме СФР от 17 августа 2023 года № 09-20/140554 указано‚ что при simultaneous presentation of multiple documents (трудовая книжка‚ справка 2-НДФЛ‚ выписка из лицевого счета ПФР и др.) страховой стаж подтверждается следующим образом:

• Основным документом считается трудовая книжка‚ если в ней имеются непрерывные записи без пробелов более чем на 3 месяца.
• Если в трудовой книжке есть пробелы‚ страховой стаж подтверждается совокупностью представленных справок‚ которые совместно покрывают весь период трудовой деятельности.
• В случае противоречий между документами приоритет отдается данным‚ указанным в трудовой книжке‚ за исключением случаев‚ когда в книжке присутствуют явные ошибки (опечатки в датах‚ неверные наименования организаций).

Таким образом‚ даже при наличии пустых строк в трудовой книжке‚ страховой стаж может быть подтвержден дополнительными справками‚ что особенно актуально для сотрудников‚ переходящих с одного места работы на другое без перерыва.

Перспективы отмены обязательного оформления трудовых книжек

Министерство здравоохранения и социального развития РФ в начале 2026 года вынесло на общественное обсуждение проект нормативного акта‚ предусматривающего:

• Отмена требования о ведении бумажных трудовых книжек для сотрудников‚ принятых на работу после 1 января 2027 года.
• Переход на электронный учет трудовой деятельности в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ)‚ где каждый работник будет иметь личный электронный трудовой лист‚ доступный ему и работодателю через личный кабинет на портале «Госуслуги».
• Сохранение возможности выдачи бумажной трудовой книжки по заявлению сотрудника (например‚ для использования за рубежом или в случаях‚ когда электронный доступ ограничен).
• Установление переходного периода (2027‑2029 гг.)‚ в течение которого работодатели смогут вести оба вида учета одновременно.

Если проект будет принят‚ это значительно сократит административную нагрузку на кадровые службы‚ уменьшит риски потери или повреждения документов и упростит процесс подтверждения страхового стажа при назначении пенсий и социальных выплат.

Практические рекомендации для работодателей

1. Регулярно обновляйте внутренние инструкции по ведению трудовых книжек‚ учитывая последние разъяснения СФР и изменения в законодательстве.
2. Обучайте кадровых сотрудников правильному заполнению записей‚ использованию правильных дат и оформлению печатей.
3. Ведите журнал учета issued трудовых книжек (номер‚ дата выдачи‚ ФИО сотрудника‚ подпись получателя). Это облегчит контроль и восстановление утерянных экземпляров.
4. При переходе на электронный учет (если ваша организация решит участвовать в пилотном проекте ЕГИСЗ) обеспечьте интеграцию с внутренними HR‑системами и обучите сотрудников работе с личным кабинетом на «Госуслугах».
5. Храните копии всех записей в электронном виде (сканированные страницы трудовой книжки) в соответствии с требованиями к защите персональных данных (ФЗ‑152).

Оформление трудовых книжек остается важным элементом кадрового документооборота‚ несмотря на обсуждаемые инициативы по его отмене. Знание текущих нормативных актов‚ умение правильно заполнять разделы «Сведения о работе» и подтверждать страховой стаж поможет избежать споров с сотрудниками и контролирующими органами. Следите за обновлениями законодательства‚ особенно за проектами Министерства здравоохранения и социального развития‚ чтобы своевременно адаптировать внутренние процессы к новым требованиям.

Если у вас возникли дополнительные вопросы по конкретным случаям оформления трудовых книжек‚ рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться горячей линией ПФР и СФР для получения официальных разъяснений.