Важно! Данная статья актуальна на момент завершения переходного периода по электронным трудовым книжкам (ЭТК) — с 1 января 2026 года. Нотариусы, как и все работники, подчиняются общим правилам ведения трудовых книжек (ТК), установленным Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. Однако их профессиональный статус вносит некоторые нюансы.

Общая правовая основа ведения трудовых книжек

Основными документами, регулирующими ведение ТК, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66-69).
• Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от № 656 (до сих пор действует в части, не противоречащей ТК РФ).
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена приказом Минтруда).
• Постановление Правительства РФ от № 1048 (о переходе на ЭТК).

Ключевой принцип:

Работодатель обязан вести трудовую книжку каждого работника, включая нотариусов, если они находятся с ним в трудовых отношениях. Запись должна быть четкой, без исправлений, помарок и сокращений.

Особенности статуса нотариуса: кто является работодателем?

Здесь возникает главный нюанс. Нотариус может быть в двух основных правовых формах:

Нотариус, работающий в нотариальной палате (или у другого нотариуса)

• Это работник по Трудовому кодексу РФ.
• Работодатель — нотариальная палата субъекта РФ или частно-практикующий нотариус, с которым заключен трудовой договор.
• Запись в ТК ведет работодатель (палата или нотариус-работодатель).
• При увольнении работодатель обязан выдать нотариусу его трудовую книжку с внесенными записями.

Нотариус, занимающийся частной практикой (ИП или нотариус, не имеющий работодателя)

• Если нотариус работает сам на себя (зарегистрирован как ИП или просто занимается частной практикой без работников), он не является работником в смысле ТК РФ.
• У него нет работодателя, который бы вел его трудовую книжку.
• Сведения о трудовой деятельности (стаж, периоды работы) в таком случае подтверждаются иными документами: выписками из ЕГРН (если был ИП), справками из нотариальной палаты об осуществлении деятельности, иными документами, подтверждающими стаж.
• Важно! Если такой нотариус потом устроится на работу по трудовому договору, новый работодатель будет вести его ТК, начиная с даты приема на работу. Предыдущий стаж подтверждается документально, но не вносится в новую ТК как запись об увольнении с предыдущего «работодателя».

Этапы реформ и их влияние на нотариусов

Система ведения ТК в России претерпела значительные изменения:

До 31 декабря 2020 года

Все работники, включая нотариусов-работников, должны были подать заявление о выборе формата: бумажная ТК или электронная (ЭТК). Если заявление не подавалось, по умолчанию предполагалось ведение бумажной ТК.

С 1 января 2023 года

Введены трудовые книжки нового образца и вкладыши. Работники могли без ограничений переходить на ЭТК. Нотариусы-работники могли выбрать электронный формат, если их работодатель (нотариальная палата) был готов его внедрить.

С 1 января 2026 года (текущий этап)

Завершается переходный период. Это означает:

• Все новые работники (в т.ч. принимаемые на работу в нотариальные палаты) получают сведения о трудовой деятельности только в электронном виде (ЭТК). Бумажная ТК выдается только по письменному заявлению работника.
• Работодатели (нотариальные палаты, нотариусы, принимающие на работу помощников) обязаны вести учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде через СЗВ-ТД.
• Бумажные трудовые книжки старого образца продолжают действовать. Записи в них продолжают вести, но при увольнении работник может получить выписку из ЭТК (форма СЗВ-ТД) вместо или вместе с бумажной книжкой.

Что должен делать нотариус (в качестве работника)?

1. При приеме на работу (в палату или к другому нотариусу) предъявить свою трудовую книжку (если она есть) или написать заявление о ведении ЭТК.
2. Контролировать правильность записей в своей ТК/ЭТК: дата приема, увольнения, наименование должности, основание увольнения (статья ТК РФ или локальный акт).
3. При увольнении потребовать от работодателя:
   • Заверенную трудовую книжку (если велась бумажная).
   • Или выписку из ЭТК (форма СЗВ-ТД), заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
4. Хранить полученные документы (ТК или выписку) как подтверждение своего трудового стажа.

Книги учета: что ведет нотариус-работодатель?

Если нотариус (частно-практикующий или нотариальная палата) принимает на работу сотрудников (помощников, стажеров), он является работодателем и должен:

• Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков трудовых книжек.
• Минтруд в своем письме (от 5 …) разъяснил, что эти книги можно вести в электронном виде, если это предусмотрено локальными нормативными актами организации. Однако многие нотариальные палаты и нотариусы продолжают вести их на бумаге для простоты и надежности.
• Учитывать каждый бланк ТК (бумажный или электронный) и движение книжек между работниками.

Частые вопросы (ЧЗВ) от нотариусов

Вопрос: Я — частно-практикующий нотариус без работников. Нужна ли мне трудовая книжка?

Ответ: Нет. Вы не являетесь работником, поэтому ТК на вас не заводится. Ваш стаж нотариальной деятельности подтверждается справками из нотариальной палаты и выписками из реестра нотариусов.

Вопрос: Я устроился помощником к нотариусу в 2025 году. Как будет выглядеть запись об увольнении?

Ответ: Скорее всего, вы получите выписку из ЭТК (СЗВ-ТД) с электронной подписью работодателя. В бумажную книжку запись может не вноситься, если вы изначально выбрали электронный формат.

Вопрос: Минтруд исключает избыточные требования. Что изменится для нотариусов?

Ответ: Пока конкретных изменений для нотариусов не анонсировано. В целом, ожидается упрощение процедур: сокращение обязательных сведений в ТК, отмена некоторых старых форм записей. Нотариальным палатам и нотариусам-работодателям следует следить за приказами Минтруда.

Для нотариуса ключевое значение имеет его правовой статус:

• Если он работник — его ТК ведет наниматель (нотариальная палата или нотариус-работодатель) по общим правилам, с учетом перехода на ЭТК с 2026 года.
• Если он сам работодатель — он не ведет свою ТК, но обязан вести учета движения ТК своих сотрудников.

Главный совет: Нотариусу, принимающему на работу или устраивающемуся на работу, всегда уточнять у контрагента (работодателя/работника) формат ведения трудовых сведений (бумажный или электронный) и требовать надлежаще оформленные документы при увольнении.

Примечание: Информация основана на действующем законодательстве РФ на 2026 год. Для получения точных разъяснений по вашему конкретному случаю рекомендуется обратиться в нотариальную палату вашего субъекта РФ или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.