Обновлено: 22 мая 2026 года

С 1 января 2023 года в Российской Федерации началось использование трудовых книжек нового образца. Это изменение было утверждено:

• Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250;
• Приказом Минтруда России от 10 октября 2003 года (Инструкция по заполнению трудовых книжек);
• Новыми правилами ведения бумажных трудовых книжек‚ вступившими в силу с 1 сентября 2022 года.

Основные изменения в новых трудовых книжках

Внешние отличия

Новые бланки трудовых книжек имеют:

• Усовершенствованный дизайн с элементами защиты от подделок;
• Увеличенный формат страниц;
• Дополнительные графы для внесения информации;
• Улучшенные поля для печатей и подписей.

Изменения в заполнении

Согласно новой Инструкции по заполнению трудовых книжек:

1. Все записи должны вноситься чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета;
2. Исправления оформляются только путем зачеркивания и внесения правильной информации на следующей строке;
3. Запрещается использовать корректирующие жидкости или ластики;
4. Все записи заверяются подписью работодателя и печатью организации (при наличии).

Правила ведения учета трудовых книжек

Прием на работу

Обязательные действия работодателя:

• Завести трудовую книжку на нового сотрудника в течение 5 рабочих дней со дня приема;
• Сделать первую запись с указанием:
• Наименования организации;
• Дата приема на работу;
• Должность сотрудника;
• Основание приема (приказ‚ распоряжение);
• Подпись ответственного лица и печать организации.
• Ознакомить работника с записью под подпись.

Внесение записей в процессе работы

Все изменения в трудовой книжке оформляются в следующем порядке:

1. На основании приказа или распоряжения руководителя;
2. В соответствующем разделе трудовой книжки;
3. С указанием:
• Номера записи;
• Дата изменения;
• Содержание записи;
• Основание (реквизиты документа);
• Подпись ответственного лица и печать.
4. Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.

Выдача трудовой книжки

При увольнении сотрудника работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку в день увольнения;
• Сделать запись об увольнении с указанием причины;
• Ознакомить работника с записью под подпись;
• При невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения ⎻ отправить работнику уведомление о необходимости ее получения.

Электронные трудовые книжки: перспективы и особенности

Параллельно с бумажными трудовыми книжками с 2020 года внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК).

Основные моменты:

• С 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать информацию о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ;
• Сотрудник может выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде;
• При выборе ЭТК бумажная трудовая книжка сохраняется у работодателя;
• Информация в ЭТК является основным источником для подтверждения трудового стажа.

Ответственность за нарушения правил учета

За нарушение правил ведения‚ учета и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторные нарушения могут привести к приостановке деятельности организации;
• В случае утраты трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат.

Рекомендации по ведению учета трудовых книжек

Организационные мероприятия

• Назначить ответственного сотрудника за ведение трудовых книжек;
• Организовать отдельное помещение для хранения трудовых книжек;
• Вести журнал учета трудовых книжек;
• Проводить регулярные проверки состояния трудовых книжек;
• Обучать сотрудников правилам работы с трудовыми книжками.

Технические аспекты

• Использовать только бланки установленного образца;
• Приобретать бланки у уполномоченных поставщиков;
• Хранить трудовые книжки в условиях‚ обеспечивающих их сохранность;
• Использовать средства защиты информации при работе с электронными трудовыми книжками;
• Создавать резервные копии электронных данных.

Документальное сопровождение

Рекомендуется вести следующие документы:

• Журнал учета трудовых книжек;
• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Приказы о приеме‚ переводе и увольнении сотрудников;
• Акты приема-передачи трудовых книжек;
• Инструкции по ведению трудовых книжек для сотрудников.

Ведение трудовых книжек ⎻ это ответственная процедура‚ требующая тщательного соблюдения установленных правил. С 1 января 2023 года вступили в силу новые
требования к оформлению бумажных трудовых книжек‚ что требует от работодателей особого внимания и подготовки.

Соблюдение всех норм и правил учета трудовых книжек не только защищает права работников‚ но и позволяет избежать административной и
финансовой ответственности для организации. Важно помнить‚ что трудовая книжка ⎻ это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж
гражданина‚ и от правильности ее ведения зависит судьба многих социальных прав и льгот.

Рекомендуется регулярно обновлять знания в области трудового законодательства и совершенствовать систему внутреннего документооборота‚
связанного с учетом трудовых книжек.