Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся в 2020 году, бумажные носители продолжают оставаться важным атрибутом кадрового делопроизводства. С 1 января 2023 года в России введены в оборот трудовые книжки нового образца, а старые бланки постепенно выходят из употребления. В связи с этим у работодателей и бухгалтеров возникает множество вопросов: где приобретать бланки, как их правильно учитывать, нужно ли применять кассовую технику при выдаче и как работать с иностранными специалистами?
Электронные и бумажные трудовые: как работать сейчас
Переход на ЭТК не отменил бумажные трудовые книжки полностью. Работники, которые в 2020 году подали заявление о сохранении бумажного формата, продолжают вести документ в привычном виде. Более того, с 2023 года оформлять такие книжки можно только на бланках нового образца. Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, но параллельно обязаны заполнять и бумажный документ для тех, кто от него не отказался.
Прием на работу сотрудника из Беларуси
Отдельный вопрос возникает при приеме на работу иностранных граждан, в частности из Республики Беларусь. Если в июле текущего года вы приняли такого сотрудника, и до этого в России он нигде не работал, но при этом имеет стаж на родине, действуют следующие правила:
- Трудовой договор заключается на общих основаниях, как с любым другим работником.
- Если у сотрудника есть белорусская трудовая книжка (или справки о стаже из Беларуси), российский работодатель не вносит в нее записи о работе в РФ.
- Для подтверждения стажа работник может предоставить заверенные документы с предыдущего места работы в Беларуси.
- Если сотрудник планирует формировать стаж в России, ему необходимо завести российскую трудовую книжку (нового образца с 2023 года) или выбрать ведение ЭТК.
Где и как купить бланки трудовой книжки
Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. В связи с этим фраза «продам бланк трудовой книжки», которую можно встретить на интернет-площадках, должна восприниматься работодателями с крайней осторожностью. Приобретать бланки можно только у официальных распространителей, имеющих соответствующие лицензии и договоры с Гознаком. Покупка документов с рук чревата штрафами и признанием книжки недействительной.
Учет и хранение
Бланки трудовых книжек требуют строгого бухгалтерского и кадрового учета:
- Приобретение: работодатель закупает бланки за свой счет.
- Хранение: бланки должны храниться в сейфе или запирающемся несгораемом шкафу.
- Учет: ранее Минтруд разъяснял возможность ведения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в электронном виде, однако на практике большинство кадровиков продолжают вести бумажные журналы, чтобы избежать проблем при проверках.
- Возмещение стоимости: согласно закону, работодатель обязан выдать бланк работнику бесплатно при первичном оформлении. В случае утери или порчи по вине работника, с него может быть взыскана стоимость бланка.
Нужно ли применять ККТ при оплате сотрудником бланка?
Один из самых частых вопросов у бухгалтеров: если сотрудник возмещает стоимость утерянного бланка, нужно ли пробивать чек с использованием контрольно-кассовой техники (ККТ)?
Ответ зависит от формата взаимодействия:
- Если работодатель просто удерживает стоимость бланка из зарплаты сотрудника по его заявлению, то применение ККТ не требуется. В этом случае расчеты происходят в рамках трудовых отношений, а не оказания услуг.
- Если сотрудник вносит деньги в кассу организации наличными, и это оформляется как продажа товара, применение онлайн-кассы может потребоваться во избежание претензий со стороны налоговых органов, хотя судебная практика в таких случаях часто встает на сторону работодателя, признавая это компенсацией затрат, а не реализацией.
Надо ли начислять НДС на бланк трудовой книжки?
Вопрос начисления НДС при выдаче (или «продаже») бланка сотруднику также имеет свои нюансы:
- По общему правилу, передача бланка сотруднику с возмещением его стоимости не признается реализацией товаров в целях главы 21 НК РФ. Это рассматривается как компенсация затрат работодателя на приобретение документа строгой отчетности.
- Следовательно, начислять НДС на сумму, удерживаемую с работника, не нужно.
- При этом входной НДС, предъявленный поставщиком при покупке бланков, работодатель вправе принять к вычету в общеустановленном порядке, если бланки приобретались для операций, облагаемых НДС.
Ведение трудовых книжек в 2026 году требует внимательности. Переход на новые бланки и параллельное существование электронного формата создают много правовых дилемм. Главное правило для работодателя, не экономить на покупке бланков у непроверенных лиц, грамотно оформлять удержание стоимости документа и всегда учитывать статус работника (включая граждан Беларуси и других стран ЕАЭС), чтобы его стаж был оформлен без нарушений.