С 1 января 2023 года в России вводятся трудовые книжки нового образца. Правительство утвердило новую форму документа и его вкладыша. Чтобы избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу, работодатели должны соблюдать определённый порядок получения и выдачи бланков.

Кто отвечает за обеспечение бланками

Обеспечением трудовой книжки занимаются:

• HR‑отделы крупных компаний;
• Отделы кадров в небольших организациях;
• Аутсорсинговые службы по персоналу;
• Личные кабинеты руководителей в случае отсутствия специализированного отдела.

Основные обязанности

1. Закупать официальные бланки, соответствующие требованиям Минтруда.
2. Сохранять их в защищённом месте (например, в закрытом шкафу).
3. Контролировать выдачу и регистрацию каждой книжки.
4. Вести учёт выданных и возвращённых экземпляров.

Где и как закупать бланки

Официальные бланки трудовой книжки можно приобрести у:

• Службы государственных закупок (если компания участвует в тендерах).
• Специализированных поставщиков, имеющих лицензии на выпуск трудовых документов.
• Онлайн‑платформ, одобренных Министерством труда.

При закупке необходимо проверять:

• Соответствие формы ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
• Наличие печати и подписи уполномоченного органа.
• Упаковку с указанием сроков годности.

Процедура выдачи работникам

После получения бланков следует выполнить следующие шаги:

1. Регистрация – в журнале фиксируется номер, дата выдачи и ФИО сотрудника.
2. Подпись – сотрудник подписывает акт приёма‑передачи.
3. Ввод в электронную базу – данные заносятся в HR‑систему.
4. Контрольный срок – через 30 дней проверяется, что книжка соответствует требованиям.

Примеры оформления

Для каждого сотрудника оформляется акт выдачи в виде:

Акт выдачи трудовой книжки № ___
ФИО: ___________________________
Подпись сотрудника: _____________
Подпись руководителя: ___________

Сроки и ответственность

Несоблюдение порядка выдачи может привести к административным штрафам:

• От 10 000 до 50 000 рублей за выдачу без оформления.
• От 50 000 до 200 000 рублей за выдачу несоответствующего бланка.

Рекомендуемые сроки:

• Закупка бланков – не реже одного раза в квартал.
• Обновление (при необходимости) – не позднее 31 декабря текущего года.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать старые формы? – Нет, с обязательна новая форма.
2. Кто отвечает за хранение бланков после увольнения сотрудника? – При увольнении книжка должна быть возвращена в кадровый отдел и архивирована.
3. Как оформить книжку для временного работника? – Выдача производится по тем же правилам, но срок действия ограничен датой окончания контракта.

Соблюдение описанного порядка обеспечения позволяет:

• Избежать штрафов и юридических рисков.
• Сохранить документальную целостность компании.
• Обеспечить прозрачность и доверие со стороны сотрудников.

Для более детального ознакомления с нормативными актами рекомендуется обратиться к официальным источникам Министерства труда и социальной защиты РФ.