Тема «новые старые трудовые книжки» на первый взгляд звучит как оксюморон. Однако именно так можно охарактеризовать ситуацию, сложившуюся в России с 1 января 2023 года. С одной стороны, введён обновлённый, новый образец документа. С другой — подавляющее большинство уже выданных и заведённых книжек старого образца не только сохраняют силу, но и могут использоваться бессрочно. Давайте разберёмся, что изменилось, что осталось прежним, и как действовать в 2026 году.

Ключевые даты и нормативные акты

Основополагающим документом стало Постановление Правительства РФ от № 1250, которое утвердило новую форму трудовой книжки и ввело её с 1 января 2023 года. При этом были сохранены важные переходные положения.

Что изменилось с 1 января 2023 года?

Новый образец (форма Т-2) отличается от старого не кардинально, но есть ряд существенных нюансов:

• Исключение графы «Сведения об образовании». В новой книжке нет поля для записи об образовании, специальности и квалификации. Эта информация теперь должна подтверждаться отдельными документами (диплом, сертификат).
• Изменения в формулировках. Уточнены и скорректированы стандартные формулировки записей об увольнении, приёме на работу для большей однозначности.
• Упрощение процедуры. Исключено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые. Теперь работодатель может оформить первую запись без личного присутствия сотрудника (хотя на практике это редко используется).
• Обновлённая инструкция. Минтруд скорректировал правила по ведению и хранению документов.

Что осталось прежним и почему это важно?

Здесь кроется суть «новых старых» книжек. Законодательство чётко разделило два потока:

Для уже имеющихся у работников книжек старого образца:

• Действительны бессрочно. Все трудовые книжки, оформленные по форме, действовавшей до , сохраняют юридическую силу.
• Обмен не требуется. Никакого принудительного или добровольного обмена старых книжек на новые не предусмотрено. Работник вправе продолжать вести свою «старую» книжку.
• Записи продолжают вестись по старому образцу. Если у вас старая книжка, новые записи (о приёме, увольнении, поощрениях) будут вноситься в неё по прежним правилам и в те же графы.

Для бланков и вкладышей у работодателя:

• Бланки старого образца можно использовать без ограничения срока. Если у организации в кадровом отделе ещё остались бланки трудовых книжек или вкладышей к ним старого образца, приобретённые до введения новых правил, их разрешено использовать для оформления новых трудовых книжек (например, при приёме на работу молодого специалиста, у которого ещё нет документа).
• Новые бланки (с 2023 г.), только по новой форме. Все бланки, закупленные после , должны соответствовать новому образцу.

Правила ведения в 2026 году: практические аспекты

В текущем году (2026) ситуация выглядит следующим образом:

1. Приём на работу с бумажной книжкой. Если работник предъявляет старую (до 2023 г.) бумажную трудовую книжку, работодатель обязан принять её и вести дальнейший учёт в этом же документе. Никаких изменений в эту схему не внесено.
2. Оформление дубликата. Это ключевое изменение. Если у работника утрачена трудовая книжка (любого образца), на оформление дубликата с выдаётся только бланк нового образца (форма Т-2). Старые бланки для дубликатов использовать нельзя. Таким образом, «новые старые» книжки не восстанавливаются — утраченный старый документ заменяется на новый.
3. Запрет на заведение новых бумажных книжек. Важно помнить, что с 1 января 2021 года (за два года до введения нового образца!) был введён запрет на обязательное заведение бумажной трудовой книжки для впервые устраивающихся на работу. С этого момента работник вправе потребовать ведение сведений о своей трудовой деятельности в электронной трудовой книжке (ЭТК). Однако если работник хочет, чтобы у него была бумажная книжка, работодатель обязан её завести (но уже по форме, действующей на тот момент — то есть с 2021 по 2022 год по старому образцу, а с 2023 года — по новому).

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и будущее

Новый образец бумажной книжки, это часть большой реформы по цифровизации кадрового учёта.

• Кадровый электронный документооборот (КЭДО). По прогнозам Минтруда, он должен был стать обязательным для работодателей с 2024 года. На практике переход идёт поэтапно.
• ЭТК — приоритет для новых поколений. Для молодёжи, впервые устраивающейся на работу после 2021 года, электронная книга часто становится естественным выбором.
• Сосуществование систем. В обозримом будущем (включая 2026 год) будут параллельно существовать:
  • Бумажные трудовые книжки старого образца (уже имеющиеся).
  • Бумажные трудовые книжки нового образца (оформляемые с 2023 г. и дубликаты).
  • Электронные трудовые книжки.

Краткая памятка для работника и работодателя

Если вы работник:

• У вас есть старая книжка (до 2023 г.)? Храните её бережно и продолжайте использовать. Менять не нужно.
• У вас нет книжки, и вы устраиваетесь впервые? Вы вправе потребовать заведения вам бумажной книжки нового образца или оформления электронной трудовой книжки.
• Утеряли старую книжку? На дубликат вам выдадут новый бланк (форму Т-2).

Если вы работодатель (кадровик):

• У вас есть старые бланки? Можете смело их использовать для оформления новых трудовых книжек по старому образцу.
• Оформляете дубликат? Используйте только новый бланк (Т-2).
• Принимаете на работу человека с книжкой старого образца? Принимайте и ведите учёт в ней по старым правилам.
• Следите за развитием КЭДО и ЭТК, но не забывайте про бумажный носитель — он ещё долго будет в обороте.

Реформа с введением «новых старых» трудовых книжек была призвана не создавать хаос, а обеспечить плавный переход. Её главный принцип — сохранение правового статуса уже существующих документов. Поэтому в 2026 году мы наблюдаем уникальную ситуацию: три вида учёта (старая бумажная, новая бумажная, электронная) мирно сосуществуют, а у каждого работника есть право выбора и гарантии на защиту его трудовой истории, независимо от формы её фиксации.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и комментариев юридических экспертов (ГАРАНТ.РУ, Контур.Экстерн, КонсультантПлюс, Российская газета) по состоянию на май 2026 года.