Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки всё ещё широко используются, поэтому знание порядка их оформления, ведения и хранения обязательно для каждого работодателя и кадрового специалиста.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
- Постановление Правительства РФ от г. № 132 – внесло дополнения и изменения в указанные Правила.
- Приказ Минтруда России от г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» – ввёл новую форму трудовой книжки и вкладыша, действующую с 1 января 2023 г.
- Приказ Минтруда России от г. № 588н – внес изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
- Письма и разъяснения Минтруда (например, разъяснения по хранению в сейфе или запирающемся шкафу, порядок выдачи при увольнении и для оформления пенсии).
Все перечисленные нормативные акты действуют в совокупности и учитывают изменения, внесённые в 2025‑2026 гг. в связи с цифровизацией кадрового учёта.
Оформление трудовой книжки при приёме на работу
- Заполнение ьного листа:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения (день, месяц, год);
- образование (по желанию работника);
- profession, specialty (при наличии).
- Внесение сведений о работе:
- дата приёма;
- наименование организации (полное, без сокращений);
- структурное подразделение;
- должность;
- вид трудовой деятельности (постоянная, временная, сезонная и т.п.);
- основание для приёма (трудовой договор, приказ и т.д.).
- Подписи и печати:
- подпись работника (с расшифровкой);
- подпись уполномоченного лица от работодателя (кадровик, руководитель);
- печать организации (если имеется);
- Вкладыш – используется при заполнении всех страниц основной книжки. Форма вкладыша утверждена тем же приказом № 320н и заполняется аналогично основной книжке.
Важно: все записи делаются черными или синими чернилами, без карандаша и корректирующих средств. Ошибки исправляются путём зачёркивания ошибочной записи, указания верной информации сверху и подписи лица, внесшего исправление.
Ведение и хранение трудовых книжек в организации
Где хранить
Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек и разъяснениям Минтруда, трудовые книжки сотрудников должны находиться:
- в сейфе или запирающемся шкафу, расположенном в помещении кадровой службы;
- в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (контроль доступа, журнал выдачи/приёма);
- в сухом помещении, защищённом от прямых солнечных лучей, влаги и температурных перепадов.
Книги учёта
Для учёта бланков и движения трудовых книжек работодатель ведёт две книги:
- Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё – фиксирует получение бланков от поставщика, их выдачу сотрудникам и возврат.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – отражает каждую операцию с конкретной трудовой книжкой (выдача при приёме, возврат при увольнении, передача в архив и т.д.).
Обе книги должны быть пронумерованы, прошиты и храниться вместе с трудовыми книжками. Записи вносятся хронологически, без пробелов и исправлений.
Сроки хранения
- Трудовая книжка хранится у работодателя до момента увольнения сотрудника.
- После увольнения книжка выдаётся работнику под расписку в течение трёх рабочих дней.
- Если работник не востребовал книжку в течение шести месяцев после увольнения, она передаётся в архив организации на срок 75 лет (с учётом требований к документам, содержащим сведения о персональных данных).
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) хранятся в информационной системе работодателя в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных» и нормативными актами Минтруда.
Выдача трудовой книжки
Выдача на руки допускается только в двух случаях:
- при увольнении сотрудника (по заявлению работника или по инициативе работодателя);
- по запросу сотрудника для оформления пенсионных выплат, пособий или иных социальных гарантий (например, при обращении в Пенсионный фонд РФ).
При выдаче делается отметка в книге учёта движения трудовых книжек, ставится подпись получателя и дата выдачи.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2023 года введена обязательная форма электронной трудовой книжки для новых сотрудников, однако бумажный вариант сохраняется для тех, кто изъявил желание вести его одновременно.
- ЭТК формируется в информационной системе работодателя и передаётся в Социальный фонд России через ЕГИСЗ.
- Работник может получить выписку из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение Социального фонда.
- Хранение ЭТК регулируется внутренними нормативными актами организации (политика обработки персональных данных, приказы по информационной безопасности).
При наличии обеих форм (бумажной и электронной) важно обеспечить синхронность данных: любые изменения, внесённые в одну из них, должны быть отражены в другой в течение пяти рабочих дней.
Изменения в 2025‑2026 гг.
- Уточнение требований к сейфу – с г. обязателен сейф класса не ниже II по ГОСТ Р 50862‑2005, оснащённый системой аудиозаписи доступа.
- Электронный документооборот – с г. работодатели обязаны обеспечивать возможность приёма и выдачи выписок из ЭТК через единый портал «Работа в России».
- Упрощённый порядок исправлений – допускается использование специальных корректирующих лент, утверждённых Минтрудом (приказ № 415н от ).
- Ответственность за нарушение – размер штрафа за неправильное хранение или выдачу трудовой книжки увеличен до 200 000 руб. для юридических лиц (ст. 5;27 КоАП РФ).
Практические рекомендации для работодателей
- Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (обычно старший кадровик или руководитель отдела кадров).
- Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводите инвентаризацию трудовых книжек и сверку с книгами учёта.
- Обеспечьте обучение сотрудников кадровой службы правилам заполнения, исправления и хранения трудовых книжек.
- Ведите журнал доступа к сейфу/шкафу, фиксируя дату, время, фамилию лица, взявшего или вернувшего книжку.
- При переходе на электронный формат храните резервные копии данных ЭТК на отдельном сервере с шифрованием и ежедневным бэкапом.
- Сохраняйте все приказы, связанные с приёмом, переводом и увольнением сотрудников – они служат основанием для записей в трудовой книжке.
Правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек – это не только соблюдение законодательных требований, но и гарантия защиты прав работников на подтверждение своего трудового стажа и получение социальных выплат. Следуя актуальным нормативным актам (Постановление № 225, Приказ № 320н, разъяснения Минтруда) и учитывая изменения 2025‑2026 гг., работодатель минимизирует риски штрафов и споров, а сотрудники получают надёжный документ о своей профессиональной деятельности.
Помните: трудовая книжка – документ строгой отчётности, и её обращение требует внимательности, аккуратности и строгого контроля со стороны кадровой службы.