В условиях современного трудового законодательства Российской Федерации вопросы оформления, ведения и хранения трудовых книжек остаются одними из самых важных для кадровых специалистов. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот никуда не исчез, особенно в части архивного хранения и работы с документами, которые работники предпочли сохранить в бумажном виде.
Основным нормативным актом, регулирующим эту сферу, является Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с последующими изменениями, включая поправки 2024-2026 годов). Ниже мы подробно разберем ключевые аспекты организации работы с этим важным документом.
Кто отвечает за ведение и хранение?
Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, обязанность по организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена непосредственно на работодателя;
Для выполнения этих функций работодатель должен:
- Издать приказ (распоряжение) о назначении уполномоченного лица (или лиц), ответственного за работу с трудовыми книжками.
- Обеспечить наличие необходимых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Организовать безопасное хранение документов.
Важно: Если в организации нет кадровой службы, эти функции может выполнять сам руководитель или бухгалтер, но приказ о назначении ответственного обязателен.
Основные правила ведения (заполнения) трудовых книжек
Процесс внесения записей строго регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Нарушение этих правил может привести к признанию стажа работника недействительным при назначении пенсии.
Ключевые требования к записям:
- Отсутствие сокращений. В записях не допускается использование сокращений слов (например, нельзя писать «приказ» как «пр.», а «должность» как «долж.»).
- Сквозная нумерация. В каждом разделе («Сведения о работе», «Сведения о награждении») нумерация записей должна быть сквозной и иметь свой порядковый номер.
- Чернила и почерк. Записи должны производиться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета).
- Своевременность. Записи о приеме на работу вносятся не позднее 5 дней со дня фактического начала работы.
Организация хранения трудовых книжек
Правильное хранение — это не просто складывание книг в шкаф. Это обеспечение их сохранности от утраты, повреждения и несанкционированного доступа.
Требования к месту хранения:
- Трудовые книжки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, исключающих возможность хищения и возгорания.
- Доступ к трудовым книжкам должен быть ограничен только уполномоченными лицами.
- Невостребованные трудовые книжки (не полученные работниками при увольнении) хранятся отдельно от действующих, желательно на разных полках или в отдельных секциях каталожных разделителей, чтобы избежать путаницы.
Согласно законодательству, трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования. В случае смерти работника его ближайшими родственниками, книжка также хранится до момента обращения за ней.
Учет движения трудовых книжек
Работодатель обязан вести строгий учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также учет выдачи трудовых книжек работникам.
Для этого используются:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В нее вносятся сведения обо всех бланках, поступивших в организацию, и о всех выданных работникам трудовых книжках с указанием их серии и номера.
- Книга учета выдачи трудовых книжек работникам. В этой книге работники ставят свою подпись при получении трудовой книжки на руки (при увольнении) или при получении вкладыша.
Примечание: Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью организации.
Выдача трудовой книжки и дубликатов
Выдача трудовой книжки на руки работнику возможна только в двух основных случаях:
- При увольнении (в день увольнения).
- По письменному заявлению работника для оформления пенсии (в этом случае оригинал возвращается после снятия копий или внесения необходимых отметок).
Если трудовая книжка была утеряна работником или пришла в негодность, работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат. В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю на основании документов, имеющихся у работника, а также сведения о работе у данного работодателя.
Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работников и интересов работодателя. Ошибки в записях или утрата документа могут привести к судебным разбирательствам и штрафам со стороны Государственной инспекции труда. Поэтому регулярная проверка состояния документации, правильности заполнения и условий хранения должна быть частью routine любой кадровой службы в 2026 году.
Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть жизненного пути человека и основа его будущей пенсии.