Нормативная база

Основным источником регулирования ведения трудовых книжек является Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 66:

Работодатель (за исключением работодателей‑физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведётся).

Из данной нормы следует, что обязанность по ведению и хранению трудовых книжек лежит на работодателе, однако вопрос о том, кто оплачивает сам бланк, регулируется иными нормативными актами и внутренними положениями организации.

Кто оплачивает бланк трудовой книжки?

Согласно разъяснениям Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь (применимо и к российской практике по аналогии):

• Работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.
• Если трудовая книжка утрачена по вине работника (например, утеряна, повреждена), расходы на её восстановление (покупка нового бланка и оформление дубликата) ложатся на сотрудника.
• При утрате по вине работодателя (например, при пожаре, затоплении, неправильном хранении) оплата бланка осуществляется за счёт средств организации.

Таким образом, оплата бланка трудовой книжки «за счёт» работника допустима только в случае, когда вина за утрату или необходимость выдачи дубликата лежит на нём.

Дубликат трудовой книжки: порядок оформления и оплата

Когда работнику требуется дубликат (например, при утере оригинала), процедура выглядит следующим образом:

1. Заявление работника. Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, указывая причину (утрата, порча и т.д.).
2. Проверка вины. Кадровая служба устанавливает, кто виноват в утрате. Если вина работника подтверждена – переходим к пункту 4.
3. Оплата бланка. Работник оплачивает стоимость бланка (и, при необходимости, вкладыша) в размере фактических затрат работодателя на их приобретение. Сумма указывается в кассовом ордере или платёжном документе.
4. Изготовление дубликата. На основании приказа о приёме на работу, копии трудового договора и других подтверждающих документов заполняется новый бланк. Вносится запись о выдаче дубликата с указанием даты и основания.
5. Выдача документа. Дубликат выдаётся работнику под расписку. При желании сотрудника забрать документ лично – согласие на почтовую отправку не требуется; работник может отказаться от услуги почты и получить книжку в отделе кадров.

Важно: требование от работника отдельного заявления о согласии на почтовую отправку является законным только если работник сам выбирает такой способ получения. Если работник предпочитает личный визит, он вправе отказаться от почтовой отправки и не подписывать соответствующее согласие.

Бухгалтерский учёт операций с трудовыми книжками

Отражение операций по приобретению и выдаче трудовых книжек в бухгалтерии осуществляется следующими проводками (согласно рекомендациям «Современный предприниматель» и методическим указаниям 8‑2012 GB.BY):

• Приобретение бланков:

  Дт 60 – Кт 51
  (оплата поставщику за бланки трудовых книжек)
  

• При получении бланков на склад:

  Дт 10 – Кт 60
  (принятие к учёту материальных запасов)
  

• Выдача бланка работнику (оплата за счёт работника):

  Дт 73 (расчёты с персоналом) – Кт 70 (расчёты по оплате труда)
  (удержание суммы за бланк из заработной платы)
  

• Выдача бланка за счёт организации (например, при утрате по вине нанимателя):

  Дт 91.2 (другие расходы) – Кт 10
  (списание стоимости бланка на расходы)
  

При выдаче вкладыша к трудовой книжке аналогично учитывается стоимость самого вкладыша.

Практические рекомендации для работодателей

• Внутренний нормативный акт. Утвердите положение о порядке оплаты бланков трудовых книжек, где чётко пропишите случаи, когда расходы ложатся на работника, а когда – на организацию.
• Документальное подтверждение. Сохраняйте платежные документы, подтверждающие затраты на приобретение бланков; они понадобятся при расчёте с работником и при проверке налоговыми органами.
• Информирование сотрудников. При приёме на работу выдавайте информационную листовку о порядке оплаты трудовых книжек и о возможности получения дубликата лично;
• Хранение оригиналов. Организуйте надёжное хранение трудовых книжек (сейф, металлический шкаф с ограниченным доступом) для минимизации рисков утраты по вине нанимателя.
• Электронный дубликат. При возможности рассмотрите переход на электронные трудовые книжки (ЕТК), что исключает необходимость оплаты бумажных бланков и упрощает процесс выдачи дубликатов.

Оплата бланка трудовой книжки «за счёт» работника допустима только в случае, когда вина за утрату или необходимость выдачи дубликата лежит на сотруднике. В остальных ситуациях расходы несет работодатель. Правильное оформление дубликата включает подачу заявления, установление вины, оплату бланка (если требуется), заполнение нового бланка и выдачу документа под расписку. Бухгалтерский учёт таких операций регламентируется стандартными проводками по счетам 60, 10, 70, 73 и 91.2. Соблюдение внутренних нормативных актов и чёткое информирование сотрудников помогут избежать споров и обеспечат прозрачность процедуры ведения трудовых книжек.

Следуя изложенным рекомендациям, организация сможет корректно распределять расходы, соблюдать требования трудового законодательства и поддерживать доверительные отношения с персоналом.