Обновлено: 23 мая 2026 года

Основные правила хранения трудовых книжек

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, трудовые книжки работников хранятся у их работодателя. Это положение закреплено в следующих нормативных актах:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66) — устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней;
• Постановление Правительства РФ от № 225 — определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России от № 551н — регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек.

Кто является хранителем трудовой книжки?

Трудовая книжка хранится у:

1. Организации-работодателя — юридического лица, с которым у работника заключён трудовой договор;
2. Индивидуального предпринимателя, если трудовой договор заключён с физическим лицом, зарегистрированным в качестве ИП;
3. Филиала или представительства — если трудовой договор заключён с обособленным подразделением организации (при наличии соответствующих полномочий).

Изменения в 2026 году: переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:

• С этого момента все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде;
• Бумажные трудовые книжки, выданные до 2020 года, продолжают храниться у работодателя, но сведения о трудовой деятельности переносятся в электронный формат;
• Работники могут получать информацию о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда России.

Что делать с бумажными трудовыми книжками после 2026 года?

Даже после полного перехода на электронные трудовые книжки, бумажные экземпляры продолжают храниться у работодателя. Однако:

• Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• При необходимости (например, при оформлении пенсии) работник может запросить бумажную копию своей трудовой книжки;
• Утрата или порча бумажной трудовой книжки не является основанием для её восстановления в электронном виде, сведения восстанавливаются на основании данных от работодателя.

Ответственность работодателя за хранение трудовых книжек

Работодатель несёт полную ответственность за сохранность трудовых книжек. В случае:

• Утери трудовой книжки — работодатель обязан выдать дубликат;
• Порчи (например, в результате пожара или стихийного бедствия) — работодатель должен восстановить сведения на основании имеющихся документов;
• Неправомерного изъятия — работодатель может быть привлечён к административной или уголовной ответственности.

Что делать работнику, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, работник имеет право:

1. Обратиться к работодателю с требованием выдать дубликат;
2. В случае отказа или бездействия — обратиться в трудовую инспекцию;
3. При необходимости — в суд с иском о восстановлении трудовой книжки;
4. Получить справку о трудовой деятельности из Пенсионного фонда России для подтверждения стажа.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Может ли работодатель передать трудовую книжку работнику на руки?

Ответ: Нет, работодатель не имеет права передавать трудовую книжку работнику на постоянное хранение. Она должна храниться у работодателя в течение всего срока трудовой деятельности и в течение двух лет после увольнения.

Вопрос 2: Что делать, если работник уволился, а трудовая книжка не выдана?

Ответ: Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы. В случае задержки работник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд.

Вопрос 3: Можно ли хранить трудовую книжку в электронном виде вместо бумажного оригинала?

Ответ: С 2026 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде, но бумажные трудовые книжки, выданные до этого периода, продолжают храниться у работодателя. Работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в электронном виде через портал Госуслуг.

Вопрос 4: Как работник может получить копию своей трудовой книжки?

Ответ: Работник может запросить копию трудовой книжки у работодателя. Работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней.

Хранение трудовых книжек — это ответственность работодателя, которая регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. С 2026 года в России происходит переход на электронные трудовые книжки, но бумажные экземпляры продолжают храниться у работодателя. Работники должны знать свои права и обязанности работодателей, чтобы защитить свои трудовые права.

Важно: Если у вас возникли вопросы по хранению трудовой книжки, обратитесь в трудовую инспекцию или к квалифицированному юристу.