Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на глобальный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), действующий с 1 января 2020 года, обязанность по ведению бумажных бланков за работниками, не перешедшими на ЭТК, сохраняется. Более того, по состоянию на 2026 год организации по-прежнему обязаны иметь запас чистых бланков и вкладышей. В этой статье мы подробно разберем, как организации правильно приобрести, учесть и хранить трудовые книжки.
Зачем организации покупать трудовые книжки?
Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, впервые устраивающихся на работу и не имеющих стажа, — это прямая обязанность работодателя. Даже несмотря на то, что с 1 января 2021 года новые бумажные трудовые при первом трудоустройстве не оформляют (для них ведется только ЭТК), запас бланков необходим для:
- Работников, которые ранее выбрали бумажный формат и не подали заявление о переходе на ЭТК.
- Выдачи дубликатов взамен утерянных или испорченных.
- Оформления вкладышей, если место в бумажной книжке закончилось.
Где и как приобрести бланки?
Приобретать трудовые книжки и вкладыши в них организация должна только через официальных распространителей. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель имеет право:
- Заключить договор с официальным распространителем (например, с региональным объединением книготорговых предприятий или напрямую с типографией, имеющей соответствующую лицензию).
- Приобрести бланки через специализированные магазины канцтоваров, которые являются официальными дилерами распространителей.
Покупка бланков с рук или у неуполномоченных лиц строго запрещена, так как это повышает риск приобретения поддельных документов.
Может ли работник сам купить трудовую книжку?
Этот вопрос возникает у кадровиков довольно часто. Ответ однозначен: нет, кадровая служба не должна принимать бланк, купленный самим работником.
Даже если обязанность по приобретению кто-то пытается возложить на сотрудника, отдел кадров не имеет права принимать такой бланк для последующего ведения в организации. Работодатель обязан самостоятельно закупить чистые бланки, внести в них записи, а затем удержать стоимость бланка из зарплаты работника (по его заявлению). Это гарантирует подлинность документа и правильность его оформления.
Бухгалтерский и налоговый учет
Приобретение трудовых книжек требует грамотного отражения в учете организации. Затраты на покупку бланков списываются за счет средств работодателя с последующим возмещением этих сумм работником.
Списание затрат и возмещение стоимости работником
Сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат организации на его приобретение. Работодатель не имеет права зарабатывать на выдаче трудовых книжек. В дальнейшем расходы, понесенные организацией на приобретение бланков, возмещают работники, для которых они приобретались.
НДС при покупке трудовых книжек
Можно ли принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам и вкладышам? Да, можно. Поскольку операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС, организация вправе принять входящий НДС к вычету на основании счетов-фактур от поставщика (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Документальное оформление и учет
Любое движение бланков строгой отчетности должно быть задокументировано. Для этого используются специальные регистры:
Книга учета движения трудовых книжек
Кадровая служба организации обязана вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге обязательно указываются сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием бланков. В частности, фиксируются:
- Серии и номера каждого приобретенного и выданного бланка;
- Информация о стоимости бланка (сколько он стоил при покупке и сколько должен возместить работник);
- Дата приема или выдачи документа.
Правила хранения трудовых книжек в 2026 году
Правила хранения бумажных бланков остаются неизменными и строгими. Трудовые книжки и вкладыши надо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые позволяют обеспечить их полную сохранность и исключить доступ посторонних лиц.
При увольнении или переходе на удаленную работу сотрудник должен предоставить работодателю трудовую книжку для внесения записей. Если сотрудник работает дистанционно, переслать документ можно заказным письмом по почте.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и снижение издержек
Нельзя не отметить, что введение ЭТК значительно снизило издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже работы теперь формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР (СФР).
Использование данных электронной трудовой книжки позволяет сотрудникам дистанционно оформлять пенсии по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения, а также получать государственные услуги в упрощенном порядке.
Для автоматизации процессов кадрового делопроизводства и перехода на ЭТК организации могут внедрять КЭДО (компоненты электронного документооборота), например, с помощью сервисов вроде Астрал iКЭДО, которые помогают обеспечить работников необходимыми техническими средствами, включая электронные подписи.
Краткие итоги
Приобретение трудовых книжек организацией — это не просто покупка канцелярии, а строгая кадровая и бухгалтерская процедура. Помните главное:
- Покупайте бланки только у официальных распространителей.
- Не принимайте книжки, купленные самими работниками.
- Обязательно ведите Книгу учета движения с указанием серий, номеров и стоимости.
- Берите к вычету НДС, а стоимость бланка взыскивайте с работника в размере ваших фактических затрат.
- Храните заполненные и чистые бланки в сейфах или металлических шкафах.
Соблюдение этих правил позволит организации избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантировать работникам сохранность их стажа.