Раздел III нормативного акта регулирует основные требования к ведению, хранению и оформлению трудовых книжек работников․ Ниже изложены ключевые положения, вытекающие из приказов Минтруда России и других правовых актов, действующих на 2026 год․
Общие положения
Постановлением Правительства РФ и приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от № 320н определена форма трудовых книжек, порядок их ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков․ В частности:
- Трудовая книжка ведется работодателем в двух разделах: 1) Сведения о работе; 2) Сведения о награждениях и поощрениях․
- Бланки трудовых книжек и вкладыша хранятся у работодателя как документы строгой отчётности․
- Выдача книжек осуществляется только лицу, ответственному за их ведение, по его заявке․
Форма и структура трудовых книжек
Трудовая книжка состоит из двух разделов, каждый из которых оформлен согласно установленной форме․ При заполнении необходимо соблюдать следующие требования:
- Дата записи – указывается арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырьмя цифрами (например, )․
- Сокращения не допускаются․
- Записи дат производятся только арабскими цифрами, без точки в начале месяца․
- В каждом разделе допускаются только те сведения, которые прямо предусмотрены формой․
Порядок внесения изменений и исправлений
Согласно Правилам, в трудовые книжки вносить исправления не допускается․ При необходимости исправления информации работодатель обязан оформить новое подтверждающее документ и прикрепить его к соответствующей записи․
- Если в книжке допущена ошибка, в ней вместо исправления вносится новая запись с указанием даты и подписью ответственного лица․
- Все изменения фиксируются в журнале учёта трудовых книжек․
Хранение и выдача дубликатов
Хранение бланков трудовых книжек и их вкладышей осуществляется в соответствии с требованиями к документам строгой отчётности․ Выдача дубликата производится только в следующих случаях:
- При увольнении работника․
- При подаче работником заявления о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
- По требованию работника, если оригинальная книжка потеряна, украдена или повреждена․
Для получения дубликата работник подаёт заявление в письменной форме, после чего работодатель оформляет выдачу и фиксирует эту операцию в журнале учёта․
Ведение журнала учёта трудовых книжек
В организации необходимо вести отдельный журнал, в котором фиксируются:
- Номера и серии выданных книжек․
- Дата выдачи и получения․
- Сведения о выдаче дубликата․
- Сведения о возврате книжек при увольнении․
Журнал ведётся на бумажном носителе и хранится в архиве организации в течение установленного срока․
Сроки хранения
Согласно действующим нормам, оригиналы трудовых книжек и их вкладыши хранятся в течение всего срока действия трудовых отношений работника и не менее 5 лет после его увольнения․
Практические рекомендации работодателям
Для соблюдения требований Раздела III рекомендуется:
- Регулярно проверять правильность заполнения дат в книжках (двухзначные месяц и день, четырёхзначный год)․
- Не использовать сокращения и сокращённые формы написания должностей, учебных заведений и т․д․
- Сохранять оригинальные бланки в архиве, а выданные – в личных делах работников․
- Обеспечивать своевременную выдачу дубликата при необходимости, оформляя все действия в журнале учёта․
- Следить за изменениями в нормативных актах, так как Правительство может вносить поправки в форму и порядок ведения трудовых книжек․
Перспективы изменений
В 2026 году Министерство труда планирует внести поправки в Правила, устранив избыточные требования и устаревшие сведения․ Ожидается, что новые нормы упростят процесс ведения книжек и сделают их более гибкими․
Для получения более подробной информации о предстоящих изменениях рекомендуется следить за официальными публикациями Минтруда России и участвовать в публичных слушаниях проектов нормативных актов․