Дата актуализации:  г. 01:28

Содержание

1. Правовая база
2. Способы ведения трудовой книжки
3. Обязанности работодателя
4. Формы отчетности (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД)
5. Порядок подачи отчета в ПФР
6. Заявление сотрудника о способе ведения
7. Электронная трудовая книжка в 1С:ЗУП
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Ведение трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67‑71, где описаны требования к заполнению и хранению трудовой книжки.
• Федеральный закон от № 69‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – вводит возможность вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК).
• Приказ Минтруда России от № 320н – уточняет порядок хранения, передачи и замены бумажных трудовых книжек.
• Регламенты ПФР: формы ЕФС‑1 (отчет о сведениях о трудовой деятельности) и СЗВ‑ТД (сообщение о заработной плате и трудовой деятельности).

Все изменения вступили в силу с 1 января 2020 года, а с 1 сентября 2021 года обязательна передача сведений в ПФР в электронном виде, если работник выбрал ЭТК.

Способы ведения трудовой книжки

Выбор способа ведения фиксируется в заявлении сотрудника и отражается в приказе о приёме на работу. От этого зависит, какие формы отчётов необходимо подавать в ПФР.

Обязанности работодателя

Независимо от выбранного способа, работодатель обязан:

1. Вести единую базу сведений о трудовой деятельности (ЭТК или бумажную книжку).
2. Своевременно (не позднее 25‑го числа месяца, следующего за отчетным) подавать в ПФР форму ЕФС‑1 (для ЭТК) или СЗВ‑ТД (для бумажных книжек).
3. Обеспечить сотруднику возможность ознакомиться с записью о трудовой деятельности (через личный кабинет ПФР или выдачу бумажной книжки).
4. Хранить оригиналы заявлений сотрудников о способе ведения трудовой книжки в течение 5 лет.
5. Вести журнал учета заявлений и приказов о приёме/увольнении, где указывается выбранный способ ведения.

Формы отчетности

Форма ЕФС‑1 «Сведения о трудовой деятельности»

Применяется, если у работника оформлена электронная трудовая книжка. Содержит:

• ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения.
• Даты приема, перевода, увольнения.
• Код организации, место работы, должность.
• Код вида мероприятия (приём, перевод, увольнение, восстановление и т.д.);

Отправка происходит через личный кабинет работодателя в СФР → Трудовые книжки → Отчет → ЕФС‑1. При необходимости можно использовать интеграцию из 1С:ЗУП (модуль «Электронные трудовые книжки»).

Форма СЗВ‑ТД «Сообщение о заработной плате и трудовой деятельности»

Применяется, когда у работника бумажная трудовая книжка. Данные передаются в ПФР в виде XML‑файла, формируемого в бухгалтерской системе (1С, СБИС, Контур.Экстерн).

Содержание формы аналогично ЕФС‑1, но дополнительно включает сведения о начисленной заработной плате, удержаниях и страховых взносах.

Порядок подачи отчёта в ПФР

1. Подготовка заявления сотрудника о способе ведения (бумажная/электронная). Образцы доступны на nalog-nalog.ru.
2. Составление приказа о приёме на работу с указанием способа ведения трудовой книжки и даты подачи заявления.
3. Внести сведения в кадровую систему (1С, СБИС, Контура).
4. Сгенерировать форму ЕФС‑1 (для ЭТК) или СЗВ‑ТД (для бумажной книжки).
5. Перейти в Личный кабинет работодателя ПФР → СФР → Трудовые книжки → Отчет → выбрать нужную форму.
6. Загрузить файл, проверить статус «Принято».
7. Сохранить подтверждение (скриншот/расшифровку) в архиве кадровой документации.

Срок сдачи: не позднее 25‑го числа месяца, следующего за отчетным (например, за май – до 25 июня).

Заявление сотрудника о способе ведения трудовой книжки

Сотрудник может выбрать один из двух вариантов:

• «Вести трудовую книжку в бумажном виде»;
• «Вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК)».

Образец заявления (пунктуация и реквизиты – обязательны):

Заявление
Я, _______________ (ФИО полностью), 
паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________, 
ИНН ___________, СНИЛС ___________,
прошу оформить и вести мою трудовую книжку
в ______________________ (бумажном виде / электронном виде – ЭТК) 
по месту работы: ______________________ (наименование организации, ИНН, ОГРН).

Заявление подписывается сотрудником и хранится в личном деле. При изменении способа (например, переход с бумажной книжки на ЭТК) требуется новое заявление.

Электронная трудовая книжка в 1С:ЗУП

Для автоматизации процесса большинство компаний используют 1С:ЗУП. Ниже – основные шаги настройки:

1. Обновить конфигурацию до версии 3.1.14;208 или более новой – в ней добавлена возможность указывать в приказе о приёме на работу способ ведения трудовой книжки и дату подачи заявления.
2. В разделе «Кадры → Приказы» создать новый приказ, указав поле «Способ ведения ТК» (значения: «бумажный», «ЭТК»).
3. В модуле «Электронные трудовые книжки» включить интеграцию с ПФР (ввести логин/пароль в личный кабинет организации).
4. После сохранения приказа система автоматически сформирует файл ЕФС‑1 и предложит отправить его в ПФР.
5. Для контроля используйте отчет «Отчет по способу ведения трудовой книжки», где отображаются все сотрудники, их выбранный способ и статус отправки ЕФС‑1.

Если в организации используется СБИС, аналогичные действия выполняются в модуле «Трудовые книжки → Отчет → ЕФС‑1».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если трудовая книжка у сотрудника утеряна?

При наличии ЭТК восстановление не требуется – все сведения находятся в базе ПФР. Нужно лишь подтвердить у сотрудника, что он желает продолжать вести ЭТК, и при необходимости оформить новое заявление.

Можно ли изменить способ ведения после начала работы?

Да. Сотрудник подаёт новое заявление, а работодатель оформляет приказ о переводе способа ведения. После этого необходимо отправить корректирующий ЕФС‑1 в ПФР.

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную сдачу отчётов?

Согласно статье 75 ТК РФ, за несвоевременную передачу сведений в ПФР предусмотрена административная ответственность – штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц.

Нужно ли вести отдельный журнал заявлений о способе ведения?

Да. Журнал обязателен в соответствии с Приказом Минтруда № 320н и служит подтверждением факта согласия работника.

Как проверить, что сведения в ПФР актуальны?

В личном кабинете организации в разделе «СФР → Трудовые книжки → Сведения о сотрудниках» можно просмотреть статус каждой записи («Принято», «Отклонено», «Требуется корректировка»).

Отчет по способу ведения трудовой книжки – ключевой элемент кадровой отчётности, который обеспечивает:

• Соблюдение требований ТК РФ и федеральных законов;
• Защиту прав работников (доступ к полной истории трудовой деятельности);
• Упрощение работы кадровой службы за счёт автоматизации (1С, СБИС, Контур.Экстерн);
• Снижение риска потери данных при переходе между работодателями.

Для успешного выполнения обязанностей работодателю необходимо:

1. Получать и фиксировать заявление сотрудника о способе ведения ТК;
2. Отражать выбранный способ в приказе о приёме/переводе;
3. Своевременно формировать и отправлять формы ЕФС‑1 или СЗВ‑ТД в ПФР;
4. Контролировать статус отправки через личный кабинет ПФР и вести архивную документацию.

Только при полном соблюдении этих процедур кадровый отдел сможет гарантировать законность оформления трудовых отношений и избежать штрафных санкций.

Автор: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.