Важное уточнение: Под условным названием «Инструкция №40» в практике чаще всего понимается основополагающий документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития России от № 69 (в действующей редакции, последние изменения от ). Данный документ разработан в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно законодательству РФ, ведение трудовых книжек (ТК) обязательно для:

• Всех работников, трудовой договор с которыми заключен на срок более 5 дней.
• Лиц, работающих по совместительству.
• Лиц, направляемых на работу за границу.

Исключения: ТК не ведется для работников, с которыми заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда, оказания услуг), а также для руководителей и главных бухгалтеров организаций (для них ведется личное дело).

Основные правила заполнения по Инструкции №69

Общие сведения о работнике (первая страница)

• ФИО: Указываются полностью, без сокращений, в именительном падеже.
• Дата и место рождения: Число, месяц, год прописью или цифрами (допускается). Место рождения — город/село, область/край/республика.
• Образование: Указывается вид (среднее, высшее, среднее специальное) и год окончания; Если есть несколько дипломов, указывается последнее.
• Специальность: По диплому или присвоенной квалификации.
• Сведения о браке, детях: Не являются обязательными для заполнения, но могут быть внесены по заявлению работника.

Записи о работе (основной раздел)

Каждая запись должна содержать четыре обязательных элемента:

1. Дата заключения/изменения/расторжения трудового договора (день, месяц, год).
2. Наименование организации (с указанием организационно-правовой формы: ООО, АО, ГБОУ и т.д.). При смене наименования — делаеться соответствующая запись.
3. Подразделение (структурное подразделение) (например, Отдел продаж, Производственный цех №2).
4. Основание для записи (номер и дата приказа, договора, иного документа).

Пример корректной записи о приеме на работу:


Общество с ограниченной ответственностью "Вектор"
Отдел маркетинга
Приказ № 45-к от

Записи об увольнении

Указывается точная дата увольнения и основание (статья Трудового кодекса РФ, пункт приказа). Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ. Приказ № 120-к от ».

Записи об отпусках (по желанию работника)

Вносятся только по заявлению работника и при наличии приказа. Указывается вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без содержания) и его продолжительность в днях.

Записи о награждениях и поощрениях

Указывается название награды (например, «Благодарность от директора», «Почетная грамота Министерства»), номер и дата документа-основания.

Особые случаи по Инструкции

Дубликат трудовой книжки

Выдается при утере, порче или заполнении всех страниц. Порядок:

1. Работник подает заявление.
2. Работодатель (последнее место работы) на основании приказа выдает дубликат.
3. В дубликат переносятся все записи из оригинальной ТК (кроме сведений о детях и браке).
4. На первой странице дубликата делается надпись: «Дубликат. Выдан вместо трудовой книжки серии __ № __, выданной __ (наименование организации)».

Вкладыш в трудовую книжку

Используется, если в книжке не хватает страниц. Вкладыш прикрепляется к последней записи и имеет ту же нумерацию, что и страница ТК. На вкладыше делается надпись: «Вкладыш к трудовой книжке серии __ № __». Все последующие записи вносятся на вкладыш.

Трудовая книжка установленного образца

Обязательно использование только бланков установленного образца, изготовленных постановлением Правительства РФ. Бланк имеет защитные элементы (водяные знаки, микрошрифт). Самостоятельное изготовление недопустимо.

Формы учета по трудовым книжкам (обязательные для работодателя)

Каждая организация должна вести два журнала:

• Журнал учета движения чистых бланков трудовых книжек и вкладышей. Учитывает поступление и расход чистых бланков.
• Форма «Учет движения трудовых книжек» (Приложение №3 к Инструкции). Учитывает каждую выданную, полученную, утерянную, изъятую ТК. По этой форме ведется карточка (или электронная запись) на каждую книжку.

Ответственность за нарушение правил ведения

Нарушение правил ведения ТК (невыдача, порча, неправильное заполнение) влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, работник может обратиться в суд с требованием об обязании работодателя правильно оформить ТК или выдать дубликат.

Частые ошибки и как их избежать

1. Сокращения: «ООО» пишется полностью («Общество с ограниченной ответственностью»), «г.» — «город», «р-н» — «район»;
2. Даты: Нельзя писать «10.10.23». Правильно: «» или «десятое октября две тысячи двадцать третьего года».
3. Номера приказов: Указывать полностью, включая буквенные индексы (например, «№ 45-к»).
4. Исправления: Запрещены. Ошибка, перечеркиваем одной линией, рядом ставим правильную запись, дату, подпись и печать.
5. Пропуск записей: Каждое событие (прием, перевод, увольнение, отпуск по заявлению) должно быть отражено.

Правильное ведение трудовых книжек, это не только требование закона, но и защита прав как работника, так и работодателя. Следование Инструкции №69 обеспечивает юридическую чистоту кадрового документооборота, исключает споры при увольнении и выходе на пенсию. Ответственность за аккуратность и точность записей лежит на специалистах отдела кадров и руководителя организации.

Актуальность информации: Материал составлен на основе действующего законодательства РФ с учетом практики применения Правил и Инструкции по состоянию на 2026 год.