Дата актуализации: 23 мая 2026 г. 10:46:20
Правовая основа
Ведение трудовых книжек в Республике Беларусь регулируется Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках»; На основании этого постановления была разработана Инструкция № 40 – порядок заполнения, выдачи, учета и хранения трудовых книжек, а также их вкладышей и дубликатов.
С момента её утверждения в инструкцию внесено несколько изменений, основные из которых:
- Уточнение сведений о характере выполняемой работы (в т.ч. указание вредных и опасных условий труда);
- Исключение обязанности физического лица‑нанимателя заполнять трудовые книжки своих работников;
- Обязательное заверение подписью и печатью ответственного лица (лица, ответственного за выдачу трудовой книжки);
Основные понятия
2.1 Трудовая книжка
Официальный документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о занятых должностях, условиях труда, а также о повышении квалификации, стажировке и переподготовке.
2.2 Вкладыш
Отдельный лист (или листок в электронном виде), который встраивается в трудовую книжку при каждом изменении статуса работника. При выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша.
2.3 Дубликат
Копия трудовой книжки, выдаваемая в случае утраты, порчи или по требованию работника. Оформляется в том же порядке, что и оригинал, но с пометкой «Дубликат».
Обязанности сторон
- Работодатель (наниматель) – обязан:
- Выдавать трудовую книжку (или её электронный аналог) новому сотруднику в течение 3‑х рабочих дней с момента заключения трудового договора;
- Вносить в книжку все изменения, предусмотренные инструкцией (приём, перевод, повышение квалификации, приостановка работы, увольнение и др.);
- Хранить учётный журнал выдачи и возврата трудовых книжек;
- Обеспечивать подпись и печать ответственного лица при каждой записи.
- Работник – обязан:
- Своевременно предоставлять работодателю необходимые документы (трудовой договор, справки о повышении квалификации, медицинские справки о вредных условиях труда и т.п.);
- Сохранять трудовую книжку в надлежащем виде и возвращать её работодателю при увольнении.
Порядок заполнения трудовой книжки
4.1 Приём на работу
В первый вкладыш вносятся следующие сведения:
- Дата и номер приказа о приёме;
- ФИО работника, дата рождения, гражданство;
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
- Должность, тарифный разряд, условия оплаты труда;
- Указание на характер труда (вредный, опасный, обычный) с ссылкой на нормативный документ.
4.2 Перевод, повышение квалификации, стажировка
Для каждого изменения оформляется отдельный вкладыш. В него вносятся:
- Дата и номер приказа о переводе/повышении;
- Новая должность, разряд, оклад;
- Сведения о пройденных курсах, сертификатах, датах их получения;
- Если работа выполнялась в условиях, отличных от предыдущих, указывается новый характер труда.
4.3 Приостановка работы (отпуск без сохранения заработной платы, командировка и т.п.)
Записывается дата начала и окончания приостановки, причина и ссылка на приказ.
4.4 Увольнение, выход на пенсию, перевод в иной штат
Последний вкладыш содержит:
- Дата увольнения;
- Основание (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по достижении пенсионного возраста);
- Ссылка на приказ об увольнении;
- Подпись и печать ответственного лица.
Оформление вкладышей и дубликатов
- Каждый вкладыш имеет уникальную серию и номер, которые фиксируются в журнале выдачи.
- На обратной стороне вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием даты выдачи.
- При выдаче дубликата в шапке указывается «Дубликат», а в журнале делается отметка о причине выдачи.
Учет и хранение трудовых книжек
Работодатель обязан вести журнал учёта трудовых книжек, в котором фиксируются:
- ФИО работника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата выдачи и возврата;
- Причина возврата (увольнение, перевод, потеря и т.д.).
Журнал может быть как бумажным, так и электронным (при наличии соответствующего программного обеспечения). Хранить его необходимо в течение всего срока действия трудовых отношений и не менее 5 лет после их завершения.
Внесённые изменения в инструкцию (2020‑2025 гг.)
7.1 Уточнение характера работы
С 2020 года в инструкцию добавлен пункт, требующий указывать в трудовой книжке сведения о вредных и опасных условиях труда. При этом указывается нормативный документ, подтверждающий классификацию (например, Санитарные нормы и правила).
7.2 Исключение обязанности физического лица‑нанимателя
Ранее физическое лицо‑работодатель обязано было самостоятельно заполнять трудовые книжки своих работников. С изменениями эта обязанность возложена исключительно на юридическое лицо‑работодателя или на уполномоченное представительство.
7.3 Подпись и печать ответственного лица
Каждая запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью лица, ответственного за выдачу трудовой книжки (обычно руководитель отдела кадров) и печатью организации.
7.4 Электронные трудовые книжки
В 2024‑2025 гг. в рамках пилотного проекта Министерства труда был запущен сервис e‑Трудовая книжка. Он позволяет вести запись в электронном виде, синхронизировать данные с государственным реестром и предоставлять работнику доступ через личный кабинет.
Практические рекомендации (10 типовых ситуаций)
- Приём на работу без наличия бумажной трудовой книжки – оформить электронный эквивалент, распечатать и подписать обе стороны.
- Перевод на должность с повышенным риском – добавить в новый вкладыш указание «вредные условия труда», приложить справку от медкомиссии.
- Стажировка в другой организации – оформить отдельный вкладыш с указанием даты начала и окончания, а также названия принимающей организации.
- Увольнение по собственному желанию – в последнем вкладыше указать основание «по инициативе работника», приложить копию заявления.
- Потеря трудовой книжки – оформить заявление о потере, выдать дубликат, внести запись о выдаче дубликата в журнал.
- Повышение квалификации за счёт работодателя – ввести запись о курсе, дате завершения, сертификате, указать, что обучение оплачено работодателем.
- Отпуск без сохранения заработной платы – оформить отдельный вкладыш с датой начала и окончания отпуска, указать причину.
- Перевод в другую структуру той же организации – оформить новый вкладыш, указать новое подразделение и должность.
- Выход на пенсию – в последний вкладыш внести дату выхода, указать основание (достижение пенсионного возраста) и приложить копию пенсионного удостоверения.
- Переход на электронную трудовую книжку – загрузить все бумажные записи в систему e‑Трудовая книжка, подписать электронно, сохранить копию в архиве.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
9.1 Нужно ли заполнять трудовую книжку, если работник работает по договору подряда?
Нет. Трудовая книжка заполняется только при наличии трудового договора, регулируемого Трудовым кодексом Республики Беларусь.
9.2 Можно ли использовать один вкладыш для нескольких записей?
Нет. Каждый факт (приём, перевод, повышение, увольнение) оформляется отдельным вкладышем.
9.3 Как оформить запись о работе в условиях повышенной опасности?
В соответствующий вкладыш вносятся: дата, название должности, указание «опасные условия труда», ссылка на нормативный документ, подпись ответственного лица.
9.4 Что делать, если работник отказывается подписать запись?
Работодатель фиксирует отказ в журнале, ставит отметку «отказ подписи», и продолжает вести запись в соответствии с инструкцией.
9.5 Как оформить электронную трудовую книжку?
Необходимо:
- Зарегистрировать организацию в системе e‑Трудовая книжка;
- Создать электронный профиль работника;
- Перенести все бумажные записи в электронный формат;
- Подписать каждую запись электронной подписью ответственного лица.
Инструкция № 40 «Ведение трудовых книжек» являеться ключевым документом, регламентирующим порядок фиксирования трудового стажа и профессионального развития работников в Республике Беларусь. Внесённые в неё изменения (2020‑2025 гг.) отражают современные требования к прозрачности, защите прав работников и внедрению цифровых технологий. Соблюдение всех пунктов инструкции позволяет избежать юридических рисков, обеспечить корректный учёт трудового стажа и упростить процесс перехода к электронным формам документооборота.
Помните: правильное и своевременное ведение трудовых книжек – это не только обязанность работодателя, но и гарантия прав работника на пенсионное обеспечение, социальные выплаты и подтверждение профессионального опыта.
Автор статьи: Ваш полезный помощник. Дата публикации: 23 мая 2026 г.