Дата публикации: 14:49:37
Нормативная база
Заполнение трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Положения Приказа Минтруда России № 225 «О трудовых книжках»;
- Постановления Правительства РФ и Минтруда, в частности от № 225 (утратившее силу) и от № 69 (утратившее силу).
С г. вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек, предусматривающий изменения в форме ьного листа, порядок внесения сведений и требования к дубликатам.
Общие принципы оформления
При оформлении записи в трудовой книжке следует соблюдать следующие правила:
- Точность данных. Внесенные сведения должны быть полными и соответствовать оригиналам документов (приказа, решения учредительного органа и т.п.).
- Сокращения запрещены. Сокращения типа «пр.» вместо «приказ» недопустимы (ст. 1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
- Структура записи. В графе «Основания для внесения записи» указываются дата и номер документа, по которому произошло событие.
- Подписи. На ьном листе дубликата указываются две подписи: работника и ответственного за ведение книжки.
Форма ьного листа
ьный лист нового бланка заполняется так:
- Дата заполнения – цифрами (число и год), а месяц – прописью.
- Данные работника: ФИО, должность, подразделение, дата рождения, место рождения.
- Сведения об организации: наименование, ИНН, ОГРН.
- Подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Порядок внесения записей
Записи в трудовые книжки вносятся в следующих случаях:
- Приём на работу;
- Перевод, изменение должности, совместительство;
- Увольнение (прекращение трудового договора);
- Иные события, требующие фиксации в трудовом документе.
Приём на работу
В графе «Основания для внесения записи» указываются:
- Дата приказа о приёме;
- Номер приказа;
- Ссылка на решение учредительного органа, если оно предусматривает назначение на должность (например, директор).
Увольнение
При оформлении увольнения в графе «Сведения об увольнении» указываются:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (по статье ТК РФ, по соглашению сторон и т.д.);
- Номер и дата приказа об увольнении.
Частые ошибки и как их избежать
На практике часто допускаются следующие ошибки:
- Неправильные сокращения. Вместо «приказ» пишут «пр.», что запрещено.
- Отсутствие полного названия организации. В трудовых книжках необходимо указывать полное официальное название.
- Омиссивное указание даты. Дата должна быть полной (день, месяц, год).
- Неправильное оформление дубликата. На ьном листе дубликата указываются дата и подписи, как и в оригинальном бланке.
Обновления с 2023 по 2026 год
С г. вступили в силу новые правила:
- Новый бланк бумажной трудовой книжки (введён с 2023 года).
- Изменения в порядке выдачи дубликатов – теперь требуется указание даты заполнения и подписи обеих сторон.
- Требования к хранению – трудовые книжки должны храниться в защищённом месте, доступном только уполномоченным лицам.
- В 2026 году вводятся дополнительные проверки при аудите: проверяется соответствие всех записей оригиналам документов.
Примеры заполнения
Ниже приведены типичные примеры записей.
Приём на работу
Основания для внесения записи: Приказ № 156 от «О приёме Ивана Ивана Иванова на должность менеджера отдела продаж».
Перевод
Основания для внесения записи: Приказ № 234 от «О переводе Ивана Ивана Иванова с должности менеджера отдела продаж в отдел маркетинга».
Увольнение
Сведения об увольнении: Уволен по соглашению сторон, дата увольнения – , Приказ № 312 от .
Соблюдение вышеописанных правил позволяет избежать большинства ошибок при ведении трудовых книжек, обеспечить их соответствие требованиям законодательства и упростить процесс аудита. Регулярное обновление знаний о новых нормативных актах и внимание к деталям (правильное оформление ьного листа, полные даты, отсутствие сокращений) – залог корректного документооборота и защиты прав работников.
Источники: Приказ Минтруда России № 320н от ; Приказ Минтруда России № 225; Постановления Правительства РФ 2003 г.; Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс).