Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. От правильности ее ведения зависит будущая пенсия сотрудника‚ поэтому к заполнению этого документа предъявляются строгие требования. В 2026 году действуют новые правила‚ о которых необходимо знать каждому кадровику и работодателю.

Нормативная база: на что опираться

Ранее кадровики руководствовались Постановлением Минтруда России от № 69 и Правилами от № 225. Однако в настоящее время актуальным является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек». Именно этот документ определяет действующую инструкцию и правила заполнения в 2026 году. Старые инструкции применяются лишь в части‚ не противоречащей новому приказу.

Общие правила заполнения трудовых книжек

При внесении любых записей в трудовую книжку необходимо соблюдать следующие базовые принципы:

• Формат дат: даты записываются арабскими цифрами (число и год — цифрами‚ месяц — прописью). Например: 25 мая 2026 г.
• Запрет сокращений: все слова должны быть написаны полностью. Недопустимо писать «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение»‚ «пер.» вместо «переведен».
• Язык: записи ведутся на государственном языке Российской Федерации (русском).
• Чернила: используются чернила‚ ручка или перьевая ручка синего‚ фиолетового или черного цвета. Гелевые ручки можно использовать‚ если они не размазываются и не выцветают.
• Без исправлений: зачеркивание неверных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» не допускается. Ошибочные записи признаются недействительными в установленном порядке.

Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется впервые при устройстве работника на работу. Это важнейший этап‚ так как ошибка здесь может сделать документ недействительным.

1. ФИО работника: указывается полностью‚ без сокращений‚ строго по паспорту или иному документу‚ удостоверяющему личность;
2. Дата рождения: число и год пишутся цифрами‚ месяц — прописью.
3. Образование и профессия/специальность: вносятся на основании диплома или аттестата. Если образования нет‚ строка оставляется пустой.
4. Дата заполнения: указывается дата‚ когда вы впервые заполняете титульный лист.
5. Подписи: после внесения сведений работник обязан расписаться‚ подтверждая правильность данных. Затем ставит свою подпись лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек.
6. Печать: проставляется печать организации (при наличии)‚ если организация работает без печати‚ это не является нарушением.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся записи о приеме‚ переводах‚ увольнении и награждениях.

Прием на работу

• Графа 1: порядковый номер записи.
• Графа 2: дата приема на работу.
• Графа 3: сведения о приеме (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»). Если профессия дает право на льготную пенсию‚ нужно указать код профессии по ОКЗ.
• Графа 4: документ‚ на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение‚ дата и номер).

Увольнение

Запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день). В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью‚ часть и пункт Трудового кодекса РФ. Важно: слова «Трудовой кодекс» или «пункт» сокращать нельзя!

Пример: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

После записи об увольнении ставится подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печать организации (при наличии)‚ а работник ставит свою подпись.

Исправление ошибочных записей

Если в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» была допущена ошибка‚ ее нельзя зачеркивать. Порядок действий следующий:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ а затем сразу в этой же графе вносится правильный текст.
4. В графе 4 повторяются реквизиты приказа‚ на основании которого вносилась ошибочная запись (или нового приказа‚ если ошибка была в формулировке).

Если организация‚ допустившая ошибку‚ реорганизована‚ исправление вносит правопреемник. Если ликвидирована, исправление делает текущий работодатель на основании справки от ликвидированной организации или архива.

Выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки выдается в случаях:

• Утраты трудовой книжки работником (он должен подать письменное заявление с просьбой выдать дубликат).
• Повреждения книжки (обгорела‚ порвана‚ испачкана и т.д.).
• Внесения неверной записи об увольнении или переводе‚ которая признана недействительной по решению суда.

В дубликат вносится общий суммарный стаж работы до поступления к данному работодателю‚ подтвержденный документами‚ а затем записи о работе у текущего работодателя.

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить строгий учет и сохранность трудовых книжек:

• Все бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу.
• Ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей.
• При увольнении работника трудовая книжка выдается ему в день увольнения. Если работник за ней не явился‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать документ‚ что освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи.

Соблюдение действующей инструкции заполнения трудовых книжек — это не просто формальность‚ а обязанность работодателя‚ за нарушение которой предусмотрена административная ответственность. Внимательность при внесении записей‚ отказ от запрещенных сокращений и правильное исправление ошибок помогут избежать проблем как с сотрудниками‚ так и с контролирующими органами.