Ситуация, когда работник при трудоустройстве предъявляет две трудовые книжки, встречается не так часто, но требует чёткого понимания норм трудового законодательства и внутренних процедур работодателя. Ниже рассмотрены актуальные положения, разъяснения контролирующих органов и практические рекомендации для кадровых служб.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – регулирует оформление, ведение и хранение трудовых книжек.
- Письмо СФР от № 09‑20/140554 – подтверждает, что при представлении работником двух трудовых книжек страховой стаж может быть учтён по обеим документам, при условии выбора одной из них для дальнейшего ведения.
- Проект приказа Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (выставлен на общественное обсуждение в 2024 г.) – предполагает упрощение требований к оформлению и исключение избыточных сведений.
- Письмо Минтруда от – уточняет, что книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек должны вестись на бумажном носителе.
Что говорит практика?
Согласно разъяснениям СФР и Роструда:
- Работник имеет право предъявить несколько трудовых книжек, если у него есть основания полагать, что в каждой из них отражён часть его страхового стажа.
- При приёме на работу работник выбирает одну книжку, которая будет вестись дальше (основная). Вторая книжка может быть использована только для подтверждения ранее накопленного стажа, но не ведётся дальше.
- Работодатель обязан внести в трудовой договор и в личную карточку сотрудника запись о том, какая книжка выбрана как основная, а также сделать отметку о принятии второй книжки к учёту страхового стажа (обычно в виде приложения к личному делу).
- После подтверждения стажа по второй книжке её следует вернуть работнику или хранить в личном деле в течение срока, установленного внутренними нормативными актами (как правило, 5 лет после увольнения).
Пошаговая инструкция для кадровой службы
Приём документов
- Получить от кандидата обе трудовые книжки.
- Проверить их подлинность (наличие печатей, подписей, серий и номеров).
- Свернуть записи о периодах работы, чтобы убедиться, что они не пересекаются или, если пересекаются, уточнить причины дублирования.
Выбор основной книжки
- Согласовать с работником, какую книжку он хочет вести дальше (обычно ту, где больше записей или где есть текущий место работы).
- Сделать отметку в трудовом договоре: «Основная трудовая книжка – № XXXX, серия YY».
Учёт второй книжки для страхового стажа
- Составить справку о подтверждённом страховом стаже по второй трудовой книжке (указать периоды, организации, должности).
- Внести эту справку в личное дело сотрудника как приложение к трудовой книжке.
- При необходимости передать данные в СФР для учёта в системе обязательного социального страхования.
Хранение и возврат
- Основную трудовую книжку хранить в сейфе отдела кадров в соответствии с внутренними правилами.
- Вторую книжку после оформления справки вернуть сотруднику под расписку либо поместить в личное дело на срок хранения, установленный локальным нормативным актом (обычно 5 лет после увольнения).
Возможные риски и как их избежать
| Риск | Последствия | Меры профилактики |
|---|---|---|
| Неправильный выбор основной книжки | Потеря части трудового стажа, сложности при расчёте пенсии | Согласовать выбор с работником, зафиксировать в письменной форме |
| Неучтённая вторая книжка | Недоучёт страхового стажа, возможные претензии СФР | Оформить справку и приложить к личному делу |
| Нарушение срока хранения второй книжки | Штрафы со стороны трудовой инспекции | Утвердить локальный норматив о сроках хранения и контролировать его исполнение |
| Подделка или недостоверность данных | Уголовная ответственность, увольнение | Проводить проверку подлинности при приёме, запрашивать справки от предыдущих работодателей при сомнениях |
Изменения в законодательстве и перспективы
Проект приказа Минтруда РФ, выставленный на общественное обсуждение в 2024 г., предполагает:
- Унификацию формы трудовой книжки (уменьшение количества обязательных полей).
- Возможность ведения электронного трудового договора с привязкой к электронной трудовой книжке (ЕТК) – это может снизить необходимость в нескольких бумажных книжках.
- Упрощение процедуры подтверждения страхового стажа при наличии нескольких документов – планируется введение единого электронного реестра стажа, доступного работодателям и СФР.
До вступления этих изменений в силу рекомендуется следовать текущим разъяснениям СФР и Роструда, а также внутренним нормативным актам организации.
Наличие двух трудовых книжек у работника не является нарушением закона, но требует внимательного подхода со стороны кадровой службы. Главное – правильно определить основную книжку, оформить подтверждение страхового стажа по второй книжке и обеспечить её надлежащее хранение или возврат. Соблюдение указанных процедур позволит избежать споров с контролирующими органами и гарантирует защиту прав работника на получение полного трудового и страхового стажа.
Статья актуальна на май 2026 г. и основана на информации, доступной из открытых источников и официальных разъяснений контролирующих органов.