Ведение трудовых книжек, одна из ключевых обязанностей кадровой службы в любой организации. Особое внимание при этом уделяется оформлению записей о приеме, переводе и увольнении руководителей департаментов — лиц, занимающих высокие должности, ответственных за стратегическое управление подразделениями. Несмотря на то, что руководители департаментов не всегда являются генеральными директорами, их трудовые отношения с организацией имеют ряд специфических особенностей, которые необходимо учитывать при заполнении трудовой книжки.

Кто является нанимателем для руководителя департамента?

Согласно пункту 44 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69, нанимателем является организация (юридическое лицо), с которой заключен трудовой договор. Это означает, что даже если руководитель департамента подписан приказ о его назначении самим собой (в случае, если он одновременно является генеральным директором и учредителем), запись в трудовую книжку вносится от имени организации, а не отдельного физического лица.

Важно: никто, кроме работника кадровой службы или самого руководителя организации (в случае ИП), не имеет права вносить записи в трудовую книжку. Даже если руководитель департамента не является генеральным директором, запись о его приеме, переводе или увольнении вносится только тем лицом, которое уполномочено на это внутренними локальными актами организации (обычно — кадровиком или секретарем).

Основания для внесения записи

Запись о приеме на работу руководителя департамента вносится на основании:

• Приказа (распоряжения) о назначении на должность — основной документ, на основании которого оформляется трудоустройство;
• Трудового договора — заключается с руководителем департамента в письменной форме, как и с любым другим сотрудником;
• Решения собрания учредителей/совета директоров (если это предусмотрено уставом организации) — особенно актуально для крупных компаний и ООО.

В отличие от обычных сотрудников, для руководителей департаментов часто требуется дополнительный приказ о вступлении в должность (согласно письму Роструда от № 5205-6-0). Этот приказ подтверждает, с какой даты руководитель имеет право действовать от имени организации в рамках своих полномочий.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку?

Запись в трудовую книжку руководителя департамента оформляется в соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Формат записи аналогичен записи для других сотрудников, но имеет свои нюансы.

Запись о приеме на работу

В графах трудовой книжки указывается следующее:

1. Графа 1 (порядковый номер), последовательный номер записи (например, 1).
2. Графа 2 (дата) — дата, с которой руководитель приступил к исполнению обязанностей (не дата подписания приказа, а дата фактического начала работы).
3. Графа 3 (содержание записи), формулировка должна быть точной и соответствовать тексту приказа. Примеры:
   • «Принят на работу на должность руководителя отдела продаж»
   • «Назначен на должность руководителя департамента маркетинга»
   • «Принят на работу в качестве директора по развитию»
4. Графа 4 (основание) — указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу. Например: «Приказ № 15-к от ».
   Важно! Если руководитель был избран на должность решением собрания учредителей, в графу 4 можно внести данные этого решения: «Решение собрания учредителей от ».

Запись о переводе на другую должность

Если руководитель департамента переводится на другую должность в рамках организации (например, с руководителя отдела продаж на руководителя департамента маркетинга), запись оформляется аналогично:

• Графа 3: «Переведен на должность руководителя департамента маркетинга»
• Графа 4: «Приказ № 42-к от »

Если перевод сопровождается изменением места работы (например, из головного офиса в филиал), необходимо указать и это:

• Графа 3: «Переведен на должность руководителя департамента продаж Владимирского филиала»

Особенности при увольнении руководителя департамента

Увольнение руководителя департамента оформляется на основании:

• Приказа об увольнении;
• Решения собрания учредителей (если должность была избрана на конкурсной основе);
• Заявления об уходе по собственному желанию (если руководитель сам инициирует увольнение).

Запись в трудовую книжку оформляется в соответствии с п. 44 Инструкции:

• Графа 3: «Уволен по собственному желанию» / «Уволен по соглашению сторон» / «Уволен по инициативе работодателя» — формулировка должна соответствовать основанию, указанному в приказе.
• Графа 4: «Приказ № 88-к от »

Важно! Запись об увольнении руководителя департамента должна быть заверена подписью нанимателя — то есть руководителя организации (генерального директора) или лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки. Если генеральный директор уволен, то подпись ставит новый руководитель или уполномоченный представитель (например, председатель совета директоров).

Кто вносит записи в трудовую книжку руководителя департамента?

Записи в трудовую книжку руководителя департамента вносятся:

• Кадровым работником — наиболее распространенный и рекомендуемый вариант;
• Самим руководителем организации — если он является индивидуальным предпринимателем;
• Назначенным уполномоченным лицом, по внутреннему распоряжению организации (например, секретарем или заместителем директора по кадрам).

Ни один другой сотрудник, включая самого руководителя департамента, не может вносить записи в свою трудовую книжку. Даже если он подписывает приказ о собственном назначении — запись в трудовую книжку вносит другой сотрудник, уполномоченный на это.

Образец записи в трудовую книжку руководителя департамента

Пример заполнения трудовой книжки при приеме на работу:

Пример при увольнении:

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Запись вносится на основании только трудового договора, без приказа. → Решение: Приказ — обязательный документ для всех записей в трудовую книжку.
• Ошибка 2: Указывается дата подписания приказа, а не дата выхода на работу. → Решение: Всегда указывайте дату фактического начала работы.
• Ошибка 3: Руководитель сам вносит запись в свою трудовую книжку. → Решение: Это нарушение. Запись вносит только уполномоченный сотрудник.
• Ошибка 4: Не указано место работы (филиал, представительство). → Решение: Если руководитель работает в филиале — обязательно указывайте его наименование.

Записи в трудовую книжку руководителей департаментов требуют особого внимания, поскольку они связаны с высокой степенью ответственности и юридическими последствиями. Несмотря на то, что формально процедура схожа с оформлением обычных сотрудников, ключевые отличия заключаются в:

• Необходимости дополнительных документов (решения собрания учредителей, приказы о вступлении в должность);
• Точности формулировок в графе 3 (должность должна точно соответствовать уставу и штатному расписанию);
• Обязательности заверения записи об увольнении подписью нанимателя;
• Запрете на самовнесение записей руководителем в свою трудовую книжку.

Правильно оформленная трудовая книжка руководителя департамента — это не только формальность, но и гарантия соблюдения трудового законодательства, защита прав работника и минимизация рисков при проверках трудовой инспекцией.

Рекомендация: Всегда храните копии приказов, решений и трудовых договоров, на основании которых вносятся записи. Это поможет быстро восстановить документы в случае утери трудовой книжки или при проверке.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.