С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты бумажные трудовые книжки при первичном трудоустройстве больше не оформляются. Весь учёт трудовой деятельности ведётся в электронном виде в системе Пенсионного фонда (СФР).
В этой статье подробно разберём, что делать работодателю и работнику, если нужно оформить трудовую книжку впервые или заменить утерянную/испорченную.
Ключевое изменение с 2026 года
С 2021 года при первичном трудоустройстве оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). По сути, это не физическая книжка, а электронная запись в базе СФР; Работодатель сдаёт в СФР отчёт ЕФС-1, а работник может в любой момент получить выписку из ЭТК (формы СТД-Р или СТД-СФР).
Важно: Обратный переход на бумажный формат не предусмотрен. Однако если у работника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка с предыдущих мест работы, её необходимо принять и проверить (иметь закрывающую запись). В этом случае ведение будет идти в двух форматах: данные из бумажной книжки переносятся в ЭТК, а сама бумажная книжка остаётся у работника.
Когда оформляется новая трудовая книжка?
Работодатель заводит и оформляет новую трудовую книжку (в электронном виде) в двух основных случаях:
- Первичное трудоустройство — когда человек впервые устраивается на работу и у него нет ни бумажной, ни электронной книжки.
- Замена утерянной, испорченной или заполненной книжки, если у работника была бумажная книжка, но она утрачена или повреждена, оформляется новая (электронная).
Ситуация 1: Работник устраивается впервые (студент, выпускник)
Если берёте в штат человека без официального опыта работы, бумажную книжку заводить не нужно. Действуйте по алгоритму:
- Соберите стандартный пакет документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании (если требуется).
- Оформите приём на работу: подпишите трудовой договор, издайте приказ о приёме.
- Передайте данные в СФР: сведения о приёме (ЕФС-1) автоматически создадут для сотрудника электронную трудовую книжку. Никаких дополнительных заявлений от работника на оформление ЭТК не требуется.
Ситуация 2: У работника уже была бумажная трудовая книжка
Если новый сотрудник принёс заполненную бумажную книжку:
- Примите её и проверьте: должны быть все записи, включая закрывающую с предыдущего места работы.
- Данные из бумажной книжки переносятся в электронную (ЭТК) работодателем через личный кабинет на портале СФР или через сервисы бухгалтерских программ.
- Бумажная книжка остаётся у работника. В дальнейшем все новые записи (приём, увольнение, перевод) будут вноситься только в ЭТК;
Если от бумажного документа сотрудник не отказывался ранее, он может вести и ту, и другую (но это неудобно). С 2026 года практика сводится к тому, что бумажная книжка — это лишь архивный документ, а актуальная информация, в ЭТК.
Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК для нового сотрудника (2026)
- Трудоустройство: подписание трудового договора, издание приказа о приёме.
- Подготовка сведений: убедитесь, что у сотрудника есть СНИЛС. Если нет, помогите получить (через МФЦ или на портале Госуслуг).
- Передача данных в СФР: сведения о приёме (форма ЕФС-1) направляются в СФР в установленные сроки (обычно до 15-го числа месяца, следующего за месяцем приёма). Это можно сделать через:
- Личный кабинет на сайте СФР.
- Сервисы электронного документооборота (например, «СБИС», «Контур.Эльба»).
- Создание ЭТК: после приёма данных СФР автоматически создаёт электронную трудовую книжку для сотрудника. Работодатель не извещает об этом сотрудника отдельно.
- Информирование работника: сообщите сотруднику, что его трудовая книжка теперь электронная, и расскажите, как он может её проверить и получить выписку.
Как работник может посмотреть свою ЭТК?
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг:
- Авторизуйтесь на Госуслугах.
- Перейдите в раздел «Пенсия» или «Трудовая книжка».
- Выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажмите «Получить выписку». Оформление обычно занимает несколько минут.
- Через личный кабинет на сайте СФР: аналогичный механизм.
- В МФЦ «Мои документы»: с паспортом и СНИЛС можно получить бумажную выписку.
- Через работодателя: по письменному заявлению работник может получить выписку (формы СТД-Р или СТД-СФР) у своего работодателя. Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли от работника заявление на новую трудовую книжку?
Нет. С 2026 года заявление на оформление ЭТК не требуется. Оформление происходит автоматически на основании отчёта ЕФС-1, сданного работодателем.
А если работник хочет бумажную книжку?
По закону при первичном трудоустройстве бумажная книжка не выдаётся. Работник может в любой момент распечатать выписку из ЭТК и хранить её у себя. Но это не официальный документ, а лишь копия. Официальным подтверждением стажа является именно запись в ЭТК.
Что делать, если утеряна бумажная трудовая книжка?
Если у работника была бумажная книжка и она утеряна, он должен:
- Написать заявление о выдаче дубликата у своего последнего работодателя.
- Работодатель, проверив факт утери, выдаёт дубликат (по форме, утверждённой Минтрудом).
- При этом в ЭТК будет внесена соответствующая запись о выдаче дубликата бумажной книжки.
Если бумажная книжка была утеряна давно и последний работодатель не может её восстановить, вопрос решается через суд.
Как вести записи в ЭТК?
Работодатель вносит записи о приёме, увольнении, переводах, отпусках и т.д. через личный кабинет СФР или интегрированные сервисы. Все записи должны соответствовать требованиям Трудового кодекса и приказов Минтруда №320н и Минфина №55н.
С 2026 года новая трудовая книжка — это всегда электронная. Процесс её оформления максимально упрощён для работодателя: достаточно вовремя сдать отчёт ЕФС-1. Основная задача работодателя — информировать сотрудника о том, что его трудовая книжка теперь в электронном виде, и объяснить, как получить выписку.
Для работника ключевое — иметь при себе актуальный СНИЛС и знать логин/пароль от Госуслуг или СФР, чтобы в любой момент проверить актуальность записей о своём стаже.
Информация в статье актуальна на 23 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.