Обновлено: 23 мая 2026 года

Нормативная база: что говорит закон

Хранение трудовых книжек в России регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225, «Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н — «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек» (вступил в силу с 1 сентября 2021 года);
• Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г․ № 132, внёсшее изменения и дополнения в правила;
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66‚ 312․2 и др․)․

Эти документы устанавливают строгие требования к учету‚ хранению и выдаче трудовых книжек‚ а также определяют ответственность работодателя за их сохранность․

Где именно хранятся трудовые книжки в «Пятёрочке»?

В компании «Пятёрочка» (как и в любой другой российской организации) трудовые книжки хранятся:

1. В организации-работодателе — в специально выделенном и оборудованном месте‚ соответствующем требованиям к хранению документов;
2. Под ответственность уполномоченного лица — приказом руководителя назначается ответственный за ведение‚ учет и хранение трудовых книжек;
3. В металлическом сейфе или другом защищенном хранилище, с соблюдением требований безопасности и конфиденциальности;
4. В соответствии с требованиями архивного законодательства — если книжка не выдана сотруднику при увольнении‚ она хранится до востребования․

Что говорит приказ Минтруда № 320н?

Согласно пункту 42 Приказа Минтруда России от № 320н:

• Работодатель обязан назначить ответственное лицо за ведение‚ учет и хранение трудовых книжек;
• Каждая трудовая книжка должна быть зарегистрирована в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Бланки трудовых книжек и вкладышей учитываются как бланки строгой отчетности (БСО);
• Ежемесячно ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию сведения о наличии бланков и вкладышей;
• Трудовые книжки‚ не выданные работникам при увольнении‚ хранятся у работодателя до востребования․

Может ли работник хранить трудовую книжку у себя?

В большинстве случаев, нет․ Согласно статье 66 ТК РФ:

• Трудовая книжка оформляется и хранится у работодателя;
• При увольнении работник получает трудовую книжку на руки;
• Если работодатель — физическое лицо (ИП)‚ то он может не вести трудовые книжки (кроме случаев‚ когда это предусмотрено соглашением сторон)․

Исключение составляет дистанционная работа:

Согласно статье 312․2 ТК РФ‚ если работник и работодатель работают удаленно‚ они могут по соглашению сторон отказаться от оформления трудовой книжки․ В этом случае:

• Трудовая книжка не заводится;
• Сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде через СЗВ-ТД;
• Работник не вправе требовать оформления бумажной трудовой․

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении?

При увольнении работника «Пятёрочка» обязана:

1. В последний рабочий день выдать трудовую книжку на руки;
2. Сделать запись об увольнении с указанием причины и основания;
3. Ознакомить работника с записью под подпись;
4. Если работник не явился за трудовой‚ отправить уведомление о необходимости ее получения;
5. Если трудовая не востребована в течение двух лет‚ она передается в архив организации․

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя‚ он обязан:

• Выдать дубликат трудовой книжки;
• Восстановить записи на основании имеющихся документов;
• Возместить работнику ущерб‚ связанный с утратой;
• Соблюдать установленный порядок восстановления (в соответствии с Приказом Минтруда № 320н)․

Требования к хранению трудовых книжек в «Пятёрочке»

Согласно действующему законодательству‚ в компании должны соблюдаться следующие требования:

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил хранения‚ учета или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной — по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц);
• Материальной — возмещение ущерба работнику в случае утраты или повреждения трудовой;
• Дисциплинарной — замечание‚ выговор или увольнение ответственного лица;
• Уголовной — в случае умышленной порчи или уничтожения документов (ст․ 325 УК РФ)․

Итак‚ трудовые книжки сотрудников компании «Пятёрочка» хранятся:

• У работодателя — в специально оборудованном месте;
• Под ответственность уполномоченного лица‚ назначенного приказом;
• В соответствии с требованиями законодательства — в сейфе‚ с регистрацией в Книге учета;
• До востребования, если книжка не выдана при увольнении;
• С соблюдением архивных норм — при передаче в архив․

Работник не вправе хранить трудовую книжку у себя‚ если он работает в организации․ При дистанционной занятости возможен отказ от бумажной трудовой в пользу электронного формата․

Полезные ссылки

• Постановление Правительства РФ от № 225
• Приказ Минтруда России от № 320н
• Трудовой кодекс РФ
• Роструд — официальный сайт

Если у вас остались вопросы по хранению трудовых книжек в «Пятёрочке»‚ обратитесь в службу поддержки компании или к профильному специалисту по кадрам․

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года․