С 1 января 2023 года в России введены трудовые книжки нового образца. Однако это не означает, что старые формы полностью утратили свою юридическую силу. В статье разберём, как правильно использовать трудовые книжки старого образца в 2026 году, какие правила действуют для работодателей и сотрудников, и что нужно помнить при оформлении документов.

Действительность трудовых книжек старого образца

Согласно разъяснениям Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, а также нормативным актам, принятым в 2021–2023 годах:

• Трудовые книжки старого образца, выданные до 1 января 2023 года, сохраняют юридическую силу.
• Работодатели могут использовать имеющиеся у них бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца без ограничения срока.
• Обмен ранее выданных трудовых книжек на новые не требуется.

Эти положения подтверждаются нормативными источниками, включая:

• Постановление Правительства РФ от 27 августа 2019 г. № 1098;
• Разъяснения Минтруда России;
• Материалы ГАРАНТ.РУ и КонсультантПлюс.

Когда выдаются трудовые книжки нового образца?

Новая форма трудовой книжки оформляется в следующих случаях:

• При первичном трудоустройстве (если у работника ранее не было трудовой книжки вообще).
• При оформлении дубликата (если оригинал утерян или испорчен).
• По желанию работника (если он хочет заменить старую книжку на новую).

Важно помнить:

Использование трудовой книжки старого образца для выдачи при первичном трудоустройстве или при оформлении дубликата запрещено.

Особенности ведения трудовых книжек старого образца

Правила внесения записей

Записи в трудовую книжку старого образца вносятся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225:

• Все записи делаются ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета;
• Записи должны быть чёткими, без помарок и исправлений;
• В случае ошибки запись признаётся недействительной и дублируется на следующей строке;
• Подпись ответственного лица и печать организации обязательны.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить:

• Сохранность трудовых книжек (хранение в сейфе или специальном шкафу);
• Конфиденциальность (доступ только уполномоченных лиц);
• Своевременное внесение записей (не позднее 7 дней после издания приказа о приёме/увольнении).

Можно ли использовать смешанные формы?

Да, допускается использование трудовых книжек как старого, так и нового образца в одной организации. Однако:

• Все записи должны быть чёткими и непротиворечивыми;
• Рекомендуется избегать смешивания форм в одной книжке (например, не вшивать вкладыш нового образца в старую книжку);
• При оформлении дубликата или первичном трудоустройстве выдаётся новая книжка нового образца.

Практические рекомендации для работодателей

Что делать с неиспользованными бланками старого образца?

Если у работодателя остались неиспользованные бланки трудовых книжек старого образца, купленные до 2023 года:

1. Можно продолжать их использовать до полного израсходования;
2. Не нужно сдавать или уничтожать — они действительны;
3. Рекомендуется хранить их в надёжном месте вместе с действующими документами;
4. При выдаче новой книжки (например, при первичном трудоустройстве) использовать бланки нового образца.

Как перейти на новые бланки?

Переход на новые бланки происходит естественным образом:

• При выдаче новой трудовой книжки (первичное трудоустройство, дубликат);
• При полном расходовании старых бланков;
• По инициативе работодателя (если он хочет унифицировать документооборот).

Ответы на частые вопросы

Вопрос 1: Можно ли оформить трудовую книжку старого образца новому сотруднику в 2026 году?

Нет. При первичном трудоустройстве необходимо оформлять трудовую книжку нового образца (с 2023 года).

Вопрос 2: Что делать, если работник хочет заменить старую трудовую книжку на новую?

Работник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче новой трудовой книжки. Работодатель обязан выдать новую книжку нового образца, если:

• У работника нет трудовой книжки;
• Трудовая книжка пришла в негодность;
• Утрачена;
• Работник выразил желание заменить старую книжку на новую.

Вопрос 3: Сохраняется ли стаж, записанный в старой трудовой книжке?

Да. Все записи, внесённые в трудовую книжку старого образца до 2023 года, сохраняют юридическую силу и учитываются при расчёте стажа.

Вопрос 4: Можно ли использовать вкладыши старого образца?

Да. Вкладыши старого образца, имеющиеся у работодателя, действительны и могут использоватся без ограничения срока.

1. Трудовые книжки старого образца, выданные до 2023 года, остаются действительными.
2. Работодатели могут использовать имеющиеся бланки старого образца до полного расходования.
3. Новые бланки выдаются только при первичном трудоустройстве, потере или порче старой книжки.
4. Обмен ранее выданных трудовых книжек на новые не требуется.
5. Все записи должны вноситься в соответствии с установленными правилами.

Таким образом, трудовые книжки старого образца продолжают использоваться наравне с новыми, и их юридическая сила не утрачена. Главное — соблюдать правила ведения и хранения, а также своевременно обновлять документы при необходимости.