С 1 января 2020 года в России начался плановый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс кардинально изменил подход к учету трудовой деятельности‚ но не отменил необходимости скрупулезного учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей. Тема «Трудовые книжки учитываются» сегодня актуальна как никогда для каждого работодателя и кадровика.
Ключевые изменения с 2020 года
Главным нововведением стала обязательная электронная отчётность. Работодатели с начала 2020 года обязаны сообщать в Пенсионный фонд России (ПФР) обо всех кадровых изменениях (приём‚ увольнение‚ перевод) с помощью формы СЗВ-ТД. Эта форма служит электронным аналогом записей в трудовой книжке.
Два параллельных документа: бумажный и электронный
Важно понимать: переход на ЭТК не означает полного исчезновения бумажных книжек.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК), основной документ для всех вновь принимаемых на работу с 1 января 2020 года (если работник не подал заявление о выдаче бумажной).
- Бумажная трудовая книжка — сохраняет силу для тех‚ кто уже имел её на 1 января 2020 года. Кроме того‚ с 1 января 2023 года введён новый образец бумажной книжки‚ который выдаётся по желанию работника.
Обязанность работодателя: ведение журналов учета
Независимо от формы (бумажная или электронная)‚ работодатель обязан вести строгий учёт. Это прямо предусмотрено законодательством.
Что именно нужно учитывать?
- Книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней фиксируется каждый факт выдачи‚ приёма‚ временного хранения‚ утери или изъятия трудовой книжки (бумажной) внутри организации.
- Книгу учёта бланков трудовой книжки. Учитываются все полученные и использованные бланки нового образца (с 2023 года).
Важный нюанс: Оба этих журнала должны вестись на бумажном носителе‚ как прямо указано в письме Минтруда России. Это необходимо для оперативного контроля и проверок.
Нормативная база: на что ссылаться
Обязанность по ведению указанных журналов закреплена в ключевых документах:
- Пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждён Постановлением Правительства РФ).
- Приказ Минтруда России от № 320н — устанавливает правила ведения журналов учёта.
- Письма Минтруда (например‚ от ) разъясняют технические детали.
Практические советы для работодателя
Чтобы избежать штрафов от Государственной инспекции труда (Роструда)‚ необходимо:
- Обеспечить ведение двух обязательных бумажных журналов учёта.
- Своевременно формировать и подавать в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД при любом кадровом событии.
- При увольнении работника‚ имеющего бумажную книжку‚ обязательно вносить в неё запись и только после этого принимать её на хранение‚ о чём сделать соответствующую запись в журнале учёта движения.
- Для работников с ЭТК обеспечивать им доступ к своим данным через личный кабинет на портале Госуслуг или в системе ПФР.
Статистика и масштабы явления
Переход на электронный формат уже затронул миллионы россиян. Например‚ по состоянию на 2026 год только в Калининградской области более 142 тысяч человек уже используют электронные трудовые книжки. Это показывает‚ что система работает‚ но параллельно продолжается учёт и выдача бумажных документов.
Что важно помнить работнику?
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка‚ вы вправе:
- Продолжать её использовать.
- По собственному заявлению получить новую книжку установленного образца (с 2023 года) или перевести её записи в электронный формат (ЭТК).
Все ваши записи‚ внесённые работодателем‚ должны быть отражены как в бумажном‚ так и в электронном виде (при наличии ЭТК).
Фраза «трудовые книжки учитываются» означает комплекс мер по документированию и отчётности. Учёт, это не просто формальность‚ а юридически значимое действие‚ защищающее права и работника‚ и работодателя. Соблюдение правил ведения журналов и своевременная сдача отчётности (СЗВ-ТД) — основа безупречного кадрового документооборота в современных условиях сосуществования бумажного и электронного форматов.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и публичных данных о переходе на электронные трудовые книжки в РФ. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайтам Минтруда России‚ ПФР и Роструда.