Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 1 января 2023 года в России применяются новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Правильное получение, хранение и учёт этих бланков, строгая обязанность работодателя, нарушение правил может повлечь административную ответственность.

Кто и как может получить бланки: ключевые шаги

Работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) получает бланки напрямую у единственного изготовителя — АО «Гознак». Процесс имеет чёткую процедуру.

Подготовка и подача заявки

• Работодатель должен быть зарегистрирован в качестве пользователя услуг АО «Гознак». Для этого необходимо заключить договор.
• Заявка на изготовление и поставку бланков подаётся через Личный кабинет на официальном сайте Гознака (gznak.ru) в разделе, посвящённом трудовым книжкам.
• В заявке указывается необходимое количество бланков (как стандартных, так и вкладышей для электронных книжек), а также реквизиты для доставки и выставления счёта.

Оплата и производство

• После согласования заявки Гознак выставляет счёт. После поступления оплаты на счёт компании начинаеться процесс изготовления.
• Сроки изготовления зависят от объёма заказа, но в среднем составляют от нескольких дней до 2-3 недель.
• Бланки поставляются курьерской службой или могут быть получены в пункте выдачи, в зависимости от договорённостей.

Получение и приёмка

• При получении партии бланков необходимо проверить:
  • Соответствие количества заказанному.
  • Целостность упаковки и отсутствие повреждений.
  • Наличие всех необходимых реквизитов и защитных признаков (водяные знаки, микротекст и т.д.) на образцах.
• Любые расхождения или брак должны быть немедленно оформлены актом и направлены в Гознак для замены.

Обязанность по учёту: две книги для одного работодателя

Очень важно помнить: получение бланков — это только начало. Минтруд России (согласно письмам и разъяснениям) требует от каждого работодателя вести строгий учёт. Для этого необходимы две отдельные книги на бумажном носителе:

1. Книга учёта движения трудовых книжек. В ней фиксируется каждая выданная работнику трудовая книжка (как бумажная, так и электронная), с указанием её номера, серии (для бумажной), ФИО работника, даты выдачи и подписи получателя. Также отражается факт возврата книжки при увольнении или её уничтожения (в случае утери).
2. Книга учёта бланков трудовых книжек. Эта книга предназначена исключительно для учёта чистых бланков, поступивших от Гознака и ещё не оформленных в книжку. В ней отражается:
   • Номер партии и дата поступления бланков.
   • Количество полученных бланков (по формам: Т-2, Т-2с и т.д.).
   • Номера бланков, которые были использованы для оформления (связь с записью в Книге учёта движения).
   • Остаток неиспользованных бланков на hand.

Инспекторы Роструда проверяют наличие и правильное ведение обеих этих книг. Их отсутствие или неаккуратное ведение является нарушением labour legislation.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель купить бланки у другого работодателя или в обычном магазине канцелярии?

Нет, категорически нельзя. Бланки трудовых книжек — это не обычная канцелярская продукция. Это документ строгой отчётности, изготовление которого монополизировано государством (Гознак). Покупка у неавторизованного продавца, основание для серьёзных санкций со стороны контролирующих органов.

Что делать, если бланк испорчен при оформлении?

Испорченный (некачественный) бланк не уничтожается. Он должен быть списан с оформлением соответствующего акта и оставаться на учёте в Книге учёта бланков как «неиспользованный, но испорченный». Его номер forever считается невыданным. Для оформления берётся новый чистый бланк.

А что с электронными трудовыми книжками (ЭТК)?

С 1 января 2020 года в России действует система ЭТК. Работник может выбрать бумажную книжку или ЭТК. При выборе ЭТК работодатель не выдаёт бумажный бланк. Вместо этого он обязан:

• Оформить вкладыш в электронную трудовую книжку (это тоже бланк строгой отчётности, который изготавливает Гознак).
• Передать информацию о трудовой деятельности в СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России (ПФР).

Учёт таких вкладышей также ведётся в Книге учёта бланков.

Кто несёт ответственность за нарушение правил работы с бланками?

Ответственность несёт работодатель (юридическое лицо или ИП) и его должностные лица (например, главный бухгалтер, кадровик), на которых возложено ведение кадрового делопроизводства. Санкции предусмотрены КоАП РФ (ст. 5.27) и могут включать предупреждение или административный штраф.

Получение бланков трудовых книжек — это формализованная, жёстко регламентированная процедура, основанная на взаимодействии с государственным монополистом, АО «Гознак». Ключ к успеху — это не только знание, как заказать бланк, но и безупречное ведение обязательных книг учёта. Соблюдение этих правил защищает работодателя от проверочных рисков и гарантирует законность кадрового документооборота.

Информация в статье актуальна на момент последних изменений в законодательство РФ (включая постановления и приказы Минтруда и Минфина, вступившие в силу с ). Для получения самой свежей информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайту АО «Гознак» (gznak.ru) и порталу правовой информации (pravo.gov.ru).