Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В 2026 году ведение трудовых книжек остается критически важным процессом для кадрового делопроизводства, несмотря на активный переход на электронные форматы (ЭТК). Бумажные трудовые книжки по-прежнему хранятся у работодателей для тех сотрудников, кто не отказался от них в пользу электронной версии, а также содержат историю стажа до 2020 года. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии, поэтому использование актуальных шаблонов и соблюдение правил заполнения обязательны.

В данной статье мы рассмотрим актуальные бланки, правила внесения записей и предоставим шаблоны для основных кадровых процедур.

Актуальность бланков в 2026 году

На текущий момент (май 2026 года) в обороте могут находиться бланки разных лет выпуска, однако основным регулирующим документом остается Постановление Правительства РФ № 225. Важно использовать только утвержденные формы:

Трудовая книжка (серия ТК): Основной документ.
Вкладыш (серия ВТ): Используется, когда заканчиваются страницы для записей о работе.
Трудовая книжка образца 2004 года: Все еще действительна, если была выдана ранее и не требует замены.

> Важно: С 2023 года действуют новые правила заполнения, утвержденные Приказом Минтруда. Записи должны вноситься разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых), чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Инструкция по заполнению титульного листа

Титульный лист заполняется при первичном заведении трудовой книжки. Ошибки здесь недопустимы — в случае неверного заполнения бланк считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением акта.

Основные поля для заполнения:

ФИО сотрудника: Пишется полностью, без сокращений.
Дата рождения: В формате ДД.ММ.ГГГГ.
Образование: Указывается на основании документов об образовании (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.).
Профессия/Специальность: Записывается точно так, как указано в дипломе или свидетельстве.
Дата заполнения: Текущая дата заведения книжки.
Подпись владельца: Сотрудник собственноручно ставит подпись.
Подпись ответственного лица: Кадровик или работодатель заверяет запись своей подписью.
Печать организации: Ставится при наличии (если организация использует печать).

Шаблоны записей о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Она базируется на приказе о приеме.

Структура записи:

Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в разделе).
Графа 2: Дата приема (ДД.ММ.ГГГГ).
Графа 3: Наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации. Также здесь указывается структурное подразделение, если это прописано в трудовом договоре.
Графа 4: Дата и номер приказа о приеме.

Пример шаблона (текст для графы 3):

> Принят в отдел маркетинга менеджером по продажам.

Образец заполнения:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|—|—|—|—|
| 15 | | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
Принят в отдел логистики водителем-экспедитором. | Приказ от № 12-к |

Шаблоны записей об увольнении

Запись об увольнении вносится в день увольнения. Основанием служит приказ об увольнении. В графе 3 обязательно указывается основание увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Выдача трудовой книжки на руки и переход на ЭТК

Если сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, ему на руки выдается бумажный оригинал. В этом случае в бумажную трудовую книжку вносится специальная запись.

Шаблон записи при выдаче на руки (переход на ЭТК):
> Сведения о работе в организации [Название организации] с [Дата начала работы] по [Дата выдачи] внесены в электронную трудовую книжку. Трудовая книжка выдана на руки работнику [ФИО работника] в связи с переходом на электронную трудовую книжку.

Основание: Заявление работника о переходе на ЭТК.
Графа 4: Реквизиты приказа или заявления.

Учет и хранение: Акт приема-передачи

Для контроля движения трудовых книжек внутри организации ведутся:
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При передаче трудовых книжек от одного ответственного лица другому (например, при смене кадровика) или при выдаче сотруднику составляется Акт приема-передачи.

Ключевые элементы Акта:

Дата и место составления.
Ссылка на основание (приказ, заявление).
Список передаваемых документов (ФИО владельцев, номера трудовых).
Подписи сторон (передающего и принимающего).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если допущена ошибка?

Зачеркивать, замазывать корректором или подчищать записи в трудовых книжках запрещено.

Если ошибка в датах или фамилии на титульном листе при первичном заполнении — бланк уничтожается, заводится новый.
Если ошибка в разделе «Сведения о работе» — вноситься новая запись с указанием, что предыдущая запись под таким-то номером недействительна, и затем вносится правильный вариант.

Нужна ли печать?

С 2023 года наличие печати у организаций стало правом, а не обязанностью. Если печать есть — она ставится. Если организация отказалась от печати — запись действительна и без нее, при условии наличия подписи уполномоченного лица.

Где скачать актуальные бланки?

Официальные бланки утверждены Постановлением Правительства РФ. Их можно найти на правовых порталах (КонсультантПлюс, Гарант) или на сайте Минтруда. Рекомендуется использовать проверенные сервисы для генерации документов, чтобы исключить ошибки в нумерации и форматах дат.

—
Данная статья носит информационный характер. При заполнении документов руководствуйтесь актуальным законодательством РФ и внутренними нормативными актами вашей организации.

Трудовые книжки в 2026 году: актуальные бланки, правила заполнения и шаблоны