В 2026 году процесс оформления и ведения трудовых книжек в Москве, как и во всей России, окончательно закрепился в гибридном формате. Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ не утратил своей юридической силы для тех сотрудников, кто ранее сделал выбор в его пользу. Работодателям столицы необходимо строго соблюдать баланс между цифровизацией отчетности и правильным ведением бумажных бланков.

Бумажная или электронная: что актуально в 2026 году?

С 1 января 2026 года организации продолжают работать в условиях, сложившихся после масштабного перехода на электронные форматы. Однако важно помнить ключевые принципы:

• Для новых сотрудников: Лицам, впервые поступающим на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе не оформляются. Сведения о их трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде.
• Для действующих работников: Если сотрудник ранее подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной. Записи вносятся дважды: в бумажный бланк и в систему Социального фонда России (СФР).
• Право выбора: Сотрудник, ранее выбравший бумажный формат, в любой момент может передумать и подать заявление о переходе на электронную трудовую. В этом случае бумажная книжка выдается ему на руки, а работодатель продолжает вносить сведения только в электронном виде.

В Москве, где концентрация крупных работодателей высока, кадровые службы должны быть особенно внимательны к синхронизации данных между бумажным и электронным форматами во избежание расхождений при проверках.

Правила заполнения бумажной трудовой книжки

Если в организации работают сотрудники с бумажными трудовыми книжками, заполнение производится согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилам ведения, утвержденным Минтрудом. Основные требования остаются неизменными:

1. Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
2. Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью «приказ»).
3. Все записи должны быть заверены подписью работодателя и печатью организации (при ее наличии).

Особенности записей о приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается должность, специальность или профессия с указанием квалификации. Если характер работы имеет специфику, это также отражается в записи.

Пример записи для вахтового метода:
Если сотрудник выполняет работы вахтовым методом, в трудовой книжке делается соответствующая отметка. Например: «Принят на должность электромеханика для выполнения работ вахтовым методом». Это важно для правильного исчисления стажа и льгот.

Изменение режима работы

Если происходит изменение режима работы сотрудника (например, переход с вахты на стандартную пятидневную рабочую неделю), в трудовую книжку вносится соответствующая запись о переводе или изменении условий трудового договора, если это оформлено как перевод;

Электронная трудовая книжка: оформление и контроль

В 2026 году электронная трудовая книжка является основным источником информации о стаже. Работодатель обязан:

• Своевременно (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа) передавать сведения в СФР при приеме, переводе и увольнении.
• Предоставлять работнику выписку из электронной трудовой по его запросу.
• Контролировать корректность данных через личный кабинет работодателя на портале СФР или через систему «1С» и другие учетные программы, интегрированные с государственным контуром.

Сотрудники в Москве могут проверить свои данные через портал Госуслуги или обратившись в клиентские службы СФР.

Заверение и выдача трудовой книжки

Правила заверения в 2026 году остаются строгими. При увольнении запись заверяется подписью работодателя и печатью (если она используется). Бумажная трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Если работник отказался от бумажной трудовой в пользу электронной, работодатель обязан:

1. Внести последнюю запись об увольнении.
2. Заверить запись.
3. Выдать бумажную книжку работнику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Типичные ошибки при оформлении в 2026 году

Анализируя практику московских предприятий, можно выделить частые ошибки, которых следует избегать:

• Отсутствие синхронизации: Запись внесена в бумажную книжку, но не отправлена в СФР (или наоборот).
• Некорректные формулировки: Использование сокращений или неправильное указание основания для записи (номер и дата приказа).
• Игнорирование права выбора: Отказ в приеме заявления от работника о переходе на электронную трудовую или, наоборот, требование бумажной книжки у впервые устраивающегося на работу.

Оформление трудовой книжки в Москве в 2026 году требует от кадровиков двойной внимательности. Необходимо не только грамотно вести бумажный документооборот для «старой» категории сотрудников, соблюдая все нормы Инструкции и ТК РФ, но и безупречно работать с электронными реестрами. Помните: бумажная трудовая, если она ведется, является официальным документом, и ошибки в ней могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.

Соблюдение актуальных правил, своевременная передача данных в СФР и четкое следование желаниям сотрудников относительно формата их трудовой книжки — залог успешного кадрового делопроизводства в текущем году.