Актуальность вопроса. На 22 мая 2026 года в России продолжается переход от бумажных к электронным формам трудовых книжек. Тем не менее, многие работники и работодатели всё ещё предпочитают иметь документ в традиционном виде, а также используют электронные решения для автоматизации учёта.
Текущий статус бумажных и электронных трудовых книжек
Бумажная форма
• С 1 января 2023 года введена новая форма трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда от № 320н.
• С 2021 года новые сотрудники могут оформить только электронную книжку, однако при необходимости (например, при потере электронного документа) можно запросить бумажный экземпляр.
• Статья 39 ТК РФ предусматривает, что трудовые книжки ведутся для всех работников, работающих более пяти дней.
Электронная форма
• С 1 января 2020 года введена электронная трудовая книжка, которая заполняется на основе сведений, предоставляемых работодателем в Пенсионный фонд.
• По данным КонсультантПлюс, к 2026 году в электронном формате уже используют около 24 млн работников.
• Оформление происходит по форме СТД‑Р или СТД‑СФР, если работник отказался от бумажной записи.
Как оформить электронную трудовые книжку в 2026 году
Порядок подачи сведений
- Сотрудник предоставляет работодателю сведения о трудовой деятельности в виде формы СТД‑Р или СТД‑СФР.
- Работодатель вносит данные в электронную систему Пенсионного фонда.
- Пенсионный фонд формирует запись в электронной книжке, которую сотрудник может просмотреть через личный кабинет на портале Госуслуги или через сервис Электронный трудовой договор.
Как проверить наличие электронной книжки у кандидата
- Требуется предъявить электронный документ или выписку из личного кабинета ПФР.
- Если кандидат впервые заключает трудовой договор, он может предоставить только сведения о трудовой деятельности, а не обязательную бумажную книжку.
Где и как купить бумажную трудовые книжку в 2026 году
• При необходимости приобрести бумажный документ можно обратиться в любой магазин сети Буквоеде (артикул 200012).
• Заказ через онлайн‑магазин позволяет выбрать удобный пункт самовывоза и забрать товар в ближайшем к вам месте.
• Цена и наличие уточняются на сайте; доставка в другие регионы осуществляется по почте.
Практические рекомендации для работодателей и сотрудников
Для работодателей
- Обеспечьте сотрудникам возможность выбора формы (бумажная или электронная) в соответствии с их предпочтениями.
- Регулярно обновляйте базу данных в Пенсионном фонде, чтобы избежать расхождений в сведениях о трудовой деятельности.
- Сохраняйте копии всех заявлений и подтверждений о переходе на электронный формат.
Для сотрудников
- При первом устройстве на работу уточните, какую форму трудовой книжки вам предлагают.
- Если выбираете электронный вариант, сохраняйте подтверждения о внесении записей в личном кабинете.
- В случае потери электронного документа запросите бумажный экземпляр в отделении ПФР или в магазине.
Будущее трудовых книжек в России
• По прогнозам экспертов, к 2028 году более 80 % российских работников будут использовать электронные трудовые книжки.
• Бумажные формы останутся лишь как резервный вариант для тех, кто предпочитает оформить документ вручную или работает в организациях, где требуется физический документ (например, в некоторых госструктурах).
• Важно следить за изменениями в законодательстве: новые приказы Минтруда и постановления Пенсионного фонда могут изменить формы и сроки подачи сведений.
Краткое резюме
Трудовая книжка в 2026 году существует в двух вариантах: бумажный и электронный. Переход на цифровой формат упрощает учёт и контроль трудового стажа, однако многие всё ещё ценят возможность держать документ в руках. Приобрести бумажную форму можно в сети Буквоеде, а электронную – через личный кабинет ПФР. Соблюдение рекомендаций по оформлению и своевременное обновление данных позволяют как работодателям, так и сотрудникам избежать юридических проблем и эффективно управлять своей трудовой историей.