Вопрос о том, обязан ли работодатель вести трудовые книжки, остаётся одним из самых актуальных в кадровой практике. С 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), что кардинально изменило правила ведения учёта трудовой деятельности сотрудников. Ниже — подробный разбор законодательных требований, обязанностей работодателей и практических рекомендаций.

Обязан ли работодатель вести трудовые книжки? Законодательная основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66) и Приказу Минтруда России от № 320н, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который:

• проработал у него свыше пяти календарных дней;
• работает у данного работодателя на основной работе.

Это означает, что даже при краткосрочном трудоустройстве (например, на 6 дней) работодатель обязан оформить и вести трудовую книжку — будь то бумажная или электронная.

Бумажная или электронная трудовая книжка: что выбрать в 2026 году?

С 1 января 2026 года в России бумажные трудовые книжки больше не являются обязательными для новых работников. Однако это не означает, что их можно игнорировать — всё зависит от выбора самого сотрудника.

Ситуация при приёме на работу

При приёме на работу сотрудник обязан предъявить:

• бумажную трудовую книжку — если он её сохранил и не переходил на ЭТК;
• сведения о трудовой деятельности — в электронном виде, если он выбрал ЭТК.

Важно! Если работник не предоставляет бумажную трудовую книжку (например, утерял её), работодатель обязан вести учёт только в электронном виде (согласно Письму Минтруда России от ).

Что делать, если работник не имеет трудовой книжки?

Если работник впервые устраивается на работу и не имеет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с даты заключения трудового договора.

В этом случае работодатель:

• зарегистрирует сотрудника в системе ЭТК через портал Госуслуг или через личный кабинет работодателя на сайте Пенсионного фонда РФ;
• внесёт все сведения о приёме, переводах и увольнении в электронном виде;
• не оформляет бумажную трудовую книжку, она не требуется.

Когда работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку?

Бумажная трудовая книжка продолжает вестись в следующих случаях:

• работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки до (в рамках переходного периода);
• работник предоставил бумажную трудовую книжку при приёме на работу и не отказался от неё;
• работник работает по совместительству — в этом случае бумажная книжка ведётся только на основном месте работы, а на втором — только в ЭТК.

Если работник пришёл с бумажной трудовой книжкой — работодатель обязан вносить в неё все записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях, как это было раньше.

Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

В соответствии с Приказом Минтруда № 320н, работодатель обязан:

1. Вести трудовые книжки (бумажные или электронные) на всех сотрудников, проработавших более 5 дней.
2. Организовать учёт и хранение трудовых книжек — в специальном шкафу с огнестойким замком (для бумажных) или в защищённой системе (для ЭТК).
3. Назначить ответственное лицо (приказом) за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
4. Вносить записи в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма, перевода или увольнения.
5. Выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ) — с записью об увольнении и всеми необходимыми сведениями.
6. Выдавать трудовую книжку по заявлению работника — например, для получения пособий, льгот или при оформлении пенсии — в течение 3 рабочих дней.

Что будет, если работодатель не ведёт трудовую книжку?

Нарушение требований по ведению трудовых книжек влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, отсутствие записи о трудовом стаже может привести к:

• отказу в назначении пенсии;
• проблемам при оформлении льгот;
• спорам с сотрудниками в суде.

Практические рекомендации работодателям на 2026 год

Чтобы избежать ошибок и штрафов, рекомендуем:

При приёме на работу

• Запросить у кандидата трудовую книжку или сведения из ЭТК (через Госуслуги или ПФР).
• Если трудовая книжка отсутствует — зарегистрировать ЭТК в течение 3 дней.
• Зарегистрировать в системе ПФР все сведения о приёме, это автоматически формирует электронную запись.

При увольнении

• Если работник имеет бумажную книжку — выдать её в день увольнения с записью.
• Если работник имеет только ЭТК — не выдавать ничего на руки, но направить уведомление о прекращении трудовых отношений в ПФР.

Хранение документов

• Бумажные трудовые книжки — хранить в течение 75 лет после увольнения (по закону об архивном деле).
• Электронные данные — хранить в системе ПФР бессрочно.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Могу ли я отказаться от бумажной трудовой книжки, если она у меня есть?

Да. Работник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любое время. Работодатель обязан направить сведения в ПФР в течение 3 рабочих дней.

Вопрос 2: Нужно ли вести трудовую книжку при работе по гражданско-правовому договору?

Нет. Трудовая книжка ведётся только при заключении трудового договора. По ГПД — не требуется.

Вопрос 3: Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Работник должен написать заявление о восстановлении. Работодатель выдаёт дубликат на основе имеющихся документов (приказы, справки, выписки из архива). Если дубликат невозможен, начинается ведение только ЭТК.

Да, работодатель обязан вести трудовые книжки — но с 2026 года это означает: либо бумажную, либо электронную. Выбор зависит от работника. Если сотрудник не предоставил бумажную книжку — работодатель обязан вести только электронную. Игнорирование этой обязанности влечёт штрафы и риски для сотрудников в будущем (например, при оформлении пенсии).

Система ЭТК — это не просто нововведение, а обязательный стандарт на 2026 год. Все работодатели, независимо от формы собственности и численности, обязаны соблюдать требования законодательства. Правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность, но и гарантия социальной защиты ваших сотрудников.

Совет: Внедрите в вашу кадровую службу автоматизированную систему учёта (например, 1С, СБИС, или веб-интерфейс ПФР), чтобы избежать ошибок и своевременно передавать данные в электронном виде.