Законодательство о трудовых книжках в России претерпело значительные изменения с принятием Федерального закона от № 439-ФЗ. Несмотря на многочисленные слухи, полной отмены бумажных трудовых книжек с 1 января 2026 года не произошло. Система стала двойственной: у работника может быть как традиционная бумажная книжка, так и её электронный аналог. Данная статья разбирает основные нововведения, актуальные на 2026 год.
Два параллельных формата: бумажный и электронный
С 2020 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (электронную трудовую книжку, ЭТК) в Сведении о трудовой деятельности (СТД) — единой государственной информационной системе. Однако:
- Бумажная трудовая книжка по-прежнему действительна и выдается по первому месту работы.
- Электронная трудовая книжка ведется автоматически в СТД, если работник не заявил о сохранении бумажного варианта.
Ключевой принцип: право выбора за работником
При первом трудоустройстве (или при переходе на нового работодателя после 1 января 2020 года) работодатель обязан:
- Уведомить работника в письменной форме об изменениях.
- Получить от работника письменное заявление с выбором:
- о сохранении бумажной трудовой книжки;
- о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Важно: Если заявление не подано, работодатель формирует ЭТК в СТД по умолчанию. Бумажная книжка при этом не выдается.
Новые правила оформления бумажной книжки в 2026 году
Несмотря на развитие электронного формата, бумажная книжка продолжает использоваться. Изменения касаются в основном техники заполнения:
Обязательность нового бланка
При первом трудоустройстве (и только в этом случае!) работодатель обязан выдать новый бланк трудовой книжки установленного образца. Заполнение производится на основании трудового договора и в строгом соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 225 (Правила ведения трудовых книжек).
Когда выдается новый бланк?
Новый бланк выдается в строго определенных ситуациях:
- По первому месту работы, всегда.
- При утере или порче (негодности) имеющейся бумажной книжки — по заявлению работника.
- При выдаче дубликата (если оригинал утерян или испорчен).
Во всех остальных случаях (например, при переводе в другую организацию, если у работника уже есть заполненная бумажная книжка) новый бланк не выдается. Работодатель вносит запись о приеме в имеющуюся книжку или (при выборе ЭТК) формирует сведения в СТД.
Внесение изменений, исправлений и оформление дубликата
Правила внесения корректировок в бумажную книжку остались прежними и регламентированы тем же Постановлением № 225.
Исправление ошибок
Ошибки в записях (опечатки, неверные даты и т.д.) исправляются следующим образом:
- Ошибочный текст зачеркивается одной жирной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальный текст.
- Рядом вписывается правильный текст.
- Внизу указывается дата исправления и ставится подпись лица, внесшего исправление, с расшифровкой (ФИО).
- Подпись работника (чья запись исправляется) не требуется.
Запрещено: использовать корректирующую жидкость, подчищать, переписывать запись на новый лист.
Оформление дубликата
Дубликат выдается в случае утраты или порчи (негодности) бумажной книжки. Порядок:
- Работник подает заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель на основании имеющихся в организации данных (приказы, личные карточки, выписки из СТД) оформляет дубликат на новом бланке.
- В дубликате делается запись: «Дубликат взамен утерянной (негодной) трудовой книжки № … от …».
- Дубликат не заверяется печатью организации (это требование отменили).
Обязанности работодателя в 2026 году
Работодатель должен четко выполнять следующие действия:
- При приеме на работу:
- Проверить, есть ли у работника бумажная книжка.
- Если книжка есть и работник не выбрал ЭТК — внести запись о приеме в неё.
- Если книжки нет или работник выбрал ЭТК, сформировать сведения в СТД.
- Если это первое место работы — выдать новый бланк (при выборе бумажного формата).
- При увольнении:
- Внести запись об увольнении в бумажную книжку (если она ведется) или в СТД (если ведется ЭТК).
- При увольнении по инициативе работника выдать ему копию трудовой книжки (или выписку из СТД) по его письменному заявлению.
- Хранение: Обеспечить сохранность бланков и данных. При утере/порче бумажной книжки работника — оформить дубликат.
Ответы на ключевые вопросы (FAQ)
В: Отменяют ли бумажные трудовые книжки с 2026 года?
Нет. Бумажный формат остается легальным. Отсутствуют какие-либо сроки, после которых бумажная книжка станет недействительной. Работник вправе сохранить её.
В: Когда работодатель должен выдать новый бланк?
Только в трех случаях: 1) при первом трудоустройстве; 2) при утере книги; 3) при её порче. При смене работы с уже имеющейся книжкой новый бланк не выдают.
В: Что делать, если работник не хочет электронную книжку?
Он должен подать письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Без этого заявления работодатель ведет учет только в электронном виде (СТД).
В: Нужно ли согласовывать с работником внесение записей в книжку?
Нет. Работодатель вносит записи, основываясь на трудовом договоре и приказах. Однако при увольнении по инициативе работника тот должен подписать запись об увольнении. Если работник отказывается — это оформляется актом, а запись все равно вносится;
Основное изменение законодательства — введение параллельной системы ведения трудовых книжек. Ключевое для работника — своевременно и осознанно сделать выбор между бумажным и электронным форматом при первом трудоустройстве после 2020 года. Для работодателя — соблюдать строгие правила оформления бланков, записей и дубликатов. Несоблюдение этих правил может повлечь административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву и изучение актуальных редакций Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 225.