В 2026 году институт трудовых книжек в России окончательно закрепился в гибридном формате, где цифровые данные стали доминирующими, однако бумажный документооборот сохранил свою актуальность для определенных категорий работников и архивных целей. Для бухгалтеров бюджетных учреждений и кадровиков критически важно не только знать правила ведения записей, но и правильно отражать операции в бухгалтерском учете, используя актуальную классификацию операций сектора государственного управления (КОСГУ).
Электронная трудовая книжка: реалии 2026 года
На текущий момент, май 2026 года, электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой единую базу данных, содержащую полную историю карьерного пути гражданина. В ней фиксируются места работы, должности, периоды деятельности и причины увольнения.
Важно помнить ключевые переходные положения, которые действуют и в 2026 году:
- Для работников, впервые поступивших на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки в бумажном виде не оформляются вовсе — только в электронном.
- Для тех, кто имел трудовой стаж до 2021 года, право выбора между бумажной и электронной формой сохранялось. Если в 2020 году работник не подал заявления о переходе на ЭТК, его бумажная книжка продолжает вестись параллельно с электронной.
- Право выбора способа ведения трудовой книжки сохранилось для граждан, которые в 2020 году не работали (были безработными, находились в отпуске по уходу за ребенком, на больничном или были отстранены от работы). Они могут подать письменное заявление работодателю при первом трудоустройстве.
Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка формально остается главным документом, подтверждающим стаж, особенно для тех категорий, кто сохранил ее ведение.
Учет бланков трудовых книжек в бюджетных учреждениях
Бюджетные учреждения обязаны строго соблюдать порядок учета бланков строгой отчетности. Трудовые книжки и вкладыши к ним относятся именно к этой категории документов.
Порядок хранения и учета
Согласно Инструкции к Единому плану счетов № 157н (п. 337), трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Учет ведется в разрезе:
- Лиц, ответственных за хранение и выдачу бланков.
- Мест хранения.
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка, и также подлежит учету как бланк строгой отчетности.
Применение КОСГУ при операциях с трудовыми книжками
Один из самых частых вопросов в бухгалтерии бюджетной сферы: по какой статье КОСГУ отражать операции, связанные с приобретением и выдачей трудовых книжек?
Расходы на приобретение бланков
При закупке бланков трудовых книжек и вкладышей к ним учреждение несет расходы. В соответствии с разъяснениями Минфина и сложившейся практикой 2026 года:
- Расходы на приобретение бланков трудовых книжек относятся на подстатью 347 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ.
- После принятия к учету (на счет 03) и последующей выдачи работнику, стоимость бланка списывается с забалансового учета.
Доходы от возмещения стоимости работником
Ситуация, когда учреждение удерживает с работника стоимость бланка трудовой книжки (если она выдавалась за счет средств учреждения, а не была оплачена самим работником при первичном оформлении в более ранние периоды, либо при выдаче дубликата по вине работника), требует правильной классификации доходов.
Согласно позиции Минтруда и рекомендациям экспертов (в т.ч. материалам ГАРАНТ.РУ), плату за трудовую книжку, взыскиваемую с работника, учреждению следует отражать по статье:
Статья 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.
Это связано с тем, что выдача бланка строгой отчетности рассматривается как оказание услуги по обеспечению документом, необходимым для ведения трудовой деятельности, особенно в контексте возмещения затрат.
Вкладыш в трудовую книжку: особенности учета
Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Его формы утверждены Постановлением Правительства РФ. При учете вкладышей действуют те же правила, что и для основных бланков:
- Приобретение, КОСГУ 347.
- Учет на забалансовом счете 03.
- Выдача и вшивание в трудовую книжку фиксируются в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей.
В 2026 году ведение трудовых книжек требует от специалистов кадровой службы и бухгалтерии бюджетных учреждений двойного внимания: к актуальности вносимых сведений в электронную базу и к строгому соблюдению правил учета бумажных бланков. Правильное применение кодов КОСГУ (347 для расходов и 130 для доходов) позволяет избежать ошибок в бюджетной отчетности и обеспечивает прозрачность финансовых операций учреждения.
Помните, что трудовая книжка — это не просто формальность, а основной документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника на пенсионное обеспечение, поэтому ошибки в ее ведении или учете недопустимы.